На сегодняшний в российском документообороте достаточно распространенным является такое явление как письмо-запрос. Такой документ составляют в тех случаях, когда одно лицо желает получить определенные сведения от другого лица.
Назначение и содержание
Главная задача такого документа состоит в том, чтобы получить актуальную, достоверную информацию от того или иного лица. Как правило, письмо составляет одно юридическое лицо в адрес другого.
Письмо-запрос может быть оформлен:
—индивидуальными предпринимателями;
— частными гражданами;
— представителями органов власти;
— общественными деятелями;
— компаниями и организациями.
Действующее законодательство не устанавливает единого порядка составления такого документа, письмо-запрос оформляется в свободной форме.
Однако есть ряд обязательных аспектов:
— Наименование отправителя.
— Наименование получателя (адресата).
— Номер и дата регистрации документа (в журнале исходящей корреспонденции).
— Основная часть;
— Печать, подпись и дата.
Как правило, запрос составляется на фирменном бланке организации. Присутствуют отметки о реквизитах компании или ИП. Предпочтительно использовать печатный вариант оформления, хотя иногда письмо пишется и от руки.
Отправить письмо можно различными способами:
— По электронной почте;
— Почтой России;
— Факсом;
— Курьерской службой.
Если принципиально важно получить документальное подтверждение отправки письма, лучше передать его физически – по почте или с курьером. Тогда можно получить уведомление о вручении, которое послужит доказательством факта и даты доставки.
Виды запросов
На сегодняшний день в рамках правил деловой этики существует несколько видов писем-запросов. Чаще всего выделяются: запрос о предоставлении информации, запрос о подтверждении информации и запрос о предоставлении документов.
Сроки ответа
Вне зависимости от того, какой конкретно вид отправки и тип запроса используется, сроки ответа на запрос определяются традициями деловой этики. Поскольку в законодательстве подобный вопрос никак не оговорен, компании и организации сами вправе решать, какое время им понадобится для ответа. Как показывает практика, чаще всего срок составляет 10-15 рабочих дней.
Однако необходимо понимать, что в некоторых случаях сроки ответа регулируются на уровне законодательства или внутренних регламентов компании. Например, государственные органы и банковские организации, как правило, должны предоставить ответы на запросы и обращения граждан в течение 30 суток.