В Трудовом кодексе и других законах прописаны правила предоставления основного и дополнительного отпусков. Их продолжительность нельзя сокращать.

Право на отпуск имеют все работники по трудовому договору: совместители, удалёнщики, сезонные и временные сотрудники, иностранцы и руководители компании. Исключение — единственный учредитель, который руководит организацией, но не оформлен в штат на должность директора. В статье «Единственный учредитель — директор: как его оформить и сдавать отчёты» рассказывается, как принять его на работу.

У индивидуальных предпринимателей нет ежегодного отпуска, потому что они не считаются наёмными работниками и сами с собой трудовой договор не заключают.

По общему правилу, основной отпуск составляет 28 календарных дней. Однако есть категории работников, у которых основной отпуск должен быть длиннее:

• несовершеннолетние до 18 лет получают 31 календарный день отпуска;
• инвалиды независимо от группы инвалидности получают 30 календарных дней отпуска.

Также нестандартная продолжительность отпуска у педагогов, спасателей, кандидатов и докторов наук.

Снижать установленное количество дней отпуска нельзя, даже если это согласовано с работниками и закреплено приказом и другими внутренними документами.

Дополнительный отпуск

В некоторых регионах все работники имеют право на дополнительный отпуск:

• в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к ним, предоставляется от 8 до 24 календарных дней дополнительного отпуска, в зависимости от региона;
• в других районах, где установлены районный коэффициент и процентная надбавка к заработной плате, дополнительный отпуск составляет 8 календарных дней.

Кроме того, дополнительные дни отдыха предоставляются отдельным категориям работников:

• по статье 117 Трудового кодекса РФ, работникам, условия труда которых относятся ко 2, 3 или 4 степени вредности или опасности, предоставляется минимум 7 календарных дней дополнительного отпуска;
• по статье 119 Трудового кодекса РФ, сотрудникам с ненормированным рабочим днём полагается 3 дополнительных календарных дня отдыха. При этом работодатели могут увеличивать продолжительность этого отпуска, но не имеют права её уменьшать.

Отпуск вне очереди

Если сотрудник хочет взять отпуск не по графику, то работодатель может ему отказать. Однако есть категории работников, которые могут брать отпуск в удобное для них время:

• несовершеннолетние;
• женщины во время беременности или непосредственно после отпуска по беременности и родам или по уходу за ребёнком;
• мужья женщин, находящихся в отпуске по беременности и родам;
• родители детей-инвалидов;
• работники, имеющие трёх и более детей в возрасте до 18 лет, при условии, что младшему ребёнку нет 14 лет;
• супруги военнослужащих, если отпуск совпадает с отпуском военнослужащего;
• внешние совместители — им предоставляется отпуск во время отпуска на основном месте работы;
• люди, перенёсшие лучевую болезнь в результате аварии на Чернобыльской АЭС или получившие вследствие этого инвалидность;
• инвалиды войны и ветераны боевых действий;
• герои Советского Союза или России;
• полные кавалеры ордена Славы;
• почётные доноры;
• сотрудники, ранее отозванные из отпуска;
• мобилизованные, вернувшиеся на работу, в течение первых шести месяцев.

Когда положен отпуск новому работнику

Согласно статье 122 Трудового кодекса, право на оплачиваемый ежегодный отпуск возникает у сотрудника после того, как он отработает у вас непрерывно в течение шести месяцев. При этом непрерывная работа не означает, что в течение этих шести месяцев сотрудник не может взять больничный или отпуск за свой счёт.

В стаж для расчёта отпуска засчитывается:

• фактически отработанное время;
• выходные и праздничные дни;
• периоды временной нетрудоспособности;
• время отсутствия в связи с вызовом в военкомат;
• отпуск без сохранения заработной платы на срок не более 14 календарных дней;
• другие периоды, когда сотрудник отсутствовал, но за ним сохранялось рабочее место.

В отпускной стаж не включаются прогулы, а также периоды отстранения от работы, предусмотренные статьёй 76 Трудового кодекса. Например, если сотрудник явился на работу в состоянии алкогольного опьянения, не прошёл обязательный медицинский осмотр или по медицинскому заключению не может выполнять свои обязанности.

Отработав шесть месяцев, новый сотрудник может попросить первый отпуск. При этом он может выбрать, взять ли полный отпуск (минимум 28 дней) или только его часть. Согласно статье 125 Трудового кодекса, по согласованию с работодателем отпуск можно брать частями, одна из которых должна быть не менее 14 календарных дней.

Отказать в предоставлении отпуска можно только в том случае, если без работника нарушатся рабочие процессы. В этом случае сотрудник может согласиться перенести свой отпуск на другое время.

Когда можно взять следующий отпуск

По договорённости, новый сотрудник может взять отпуск до истечения шестимесячного срока работы. Однако есть категории работников, которые имеют право на отпуск раньше этого срока, если они напишут заявление:

• несовершеннолетние до 18 лет;
• женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него;
• усыновители ребёнка до трёх месяцев;
• мужчины, если их жёны находятся в отпуске по беременности и родам;
• совместители, если у них отпуск на основном месте работы;
• один из родителей или опекун, попечитель, приёмный родитель, воспитывающий несовершеннолетнего ребёнка с инвалидностью до 18 лет.

Этот список льготных категорий большой, он указан в Трудовом кодексе и в различных законах, таких как «О донорстве крови и её компонентов», «О ветеранах» и других.

Отпуск за следующий рабочий год сотрудник будет брать согласно графику, который составляет работодатель.

Расчет отпускных

Общий алгоритм расчёта отпускных:

1. Определите расчётный период — это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Например, если ваш отпуск запланирован на июнь 2024, то расчётный период будет с 1 июня 2023 по 31 мая 2024.
2. Рассчитайте доход работника за этот период. Учитывайте только оплату труда: зарплату, премии, доплаты и надбавки. Не включайте в расчёт суммы, которые были выплачены как средний заработок: отпускные, командировочные и больничные.
3. Определите средний дневной заработок. Для этого доходы за полностью отработанный расчётный период разделите на 12 месяцев и на 29,3 (среднее количество дней в месяце). Если сотрудник в какие-то месяцы не отработал все дни, например, находился на больничном, в отпуске или командировке, это также учитывается при расчёте.
4. Рассчитайте отпускные, умножив средний дневной заработок на количество дней отпуска.

В соответствии со статьёй 140 Трудового кодекса Российской Федерации, все выплаты, полагающиеся работнику при увольнении, должны быть произведены в его последний рабочий день. В случае, если работник находится в отпуске, этот день будет предшествовать первому дню отпуска.

Если отпуск оформлен с последующим увольнением

В этот день необходимо выплатить работнику отпускные, заработную плату и другие причитающиеся ему суммы. Также следует предоставить все необходимые справки, связанные с его трудовой деятельностью. Перечень таких документов можно найти в статье «Какие документы оформлять при увольнении работника в 2024 году».

Отпускные можно выплатить и ранее установленного срока, но не позднее. В случае нарушения срока выплаты отпускных, организация может быть оштрафована трудовой инспекцией в соответствии со статьёй 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации:

• для организации — от 30 000 до 50 000 рублей;
• для должностного лица организации — от 10 000 до 20 000 рублей;
• для индивидуального предпринимателя — от 1 000 до 5 000 рублей.

Кроме того, за просрочку выплаты отпускных придётся выплатить сотруднику компенсацию, которая рассчитывается по формуле:

• Компенсация = Сумма отпускных, невыплаченная в срок, за минусом НДФЛ x 1/150 ключевой ставки Центрального банка, действующей в период просрочки x Количество дней просрочки.

Отпуск без сохранения заработной платы

Есть несколько категорий граждан, которым работодатель не может отказать в предоставлении отпуска без сохранения заработной платы:

• работающие пенсионеры;
• ветераны боевых действий;
• сотрудники, у которых произошли важные события в жизни, такие как свадьба, рождение ребёнка или смерть близкого родственника;
• работники с инвалидностью;
• родители и супруги военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел, пожарных, таможенных работников, сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, судебных приставов, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении службы, или вследствие заболевания, связанного с прохождением службы;
• герои социалистического труда и герои труда России;
• герои Советского Союза и России;
• полные кавалеры ордена Славы или ордена Трудовой Славы;
• абитуриенты;
• студенты во время сессии, государственных экзаменов и защиты диплома.

Иногда работодатель не может отказать в отпуске без сохранения заработной платы, если это предусмотрено коллективным договором. Например, родителю-одиночке, воспитывающему ребёнка до 14 лет, родителям ребёнка-инвалида до 18 лет, родителям двух и более детей до 14 лет, а также сотрудникам, которые ухаживают за больным родственником.

В остальных случаях предоставление отпуска без сохранения заработной платы является правом, а не обязанностью работодателя.

Учебный отпуск

Отпуск предоставляется работникам, которые получают основное общее, среднее профессиональное или высшее образование.

Право на оплачиваемый отпуск имеют студенты государственных образовательных учреждений, которые получают образование соответствующего уровня заочно или очно-заочно. Это относится к студентам вузов, аспирантам, ординаторам, студентам техникумов и колледжей, а также к школьникам. Те, кто обучается в вузе или техникуме по очной форме, имеют право на неоплачиваемый отпуск.

Оплата отпуска происходит следующим образом: за три дня до начала отпуска необходимо перечислить средний заработок за каждый день отпуска, включая праздничные дни.

Длительность отпуска зависит от его цели.

Считаются ли дни для повышения квалификации отпуском

Работодатель может отправить сотрудника на повышение квалификации или прохождение независимой оценки квалификации с отрывом от работы.

Многие считают это отпуском, так как в это время человек не ходит на работу, но получает оплату. Однако это не отпуск в привычном понимании. За сотрудником на время сохраняют его рабочее место и средний заработок.

Как оплачивается: выплата рассчитывается исходя из среднего заработка, а также добавляются командировочные расходы, если обучение или профессиональный экзамен проходят в другом городе.

Специальных правил для срока оплаты не существует, поэтому средний заработок за дни повышения квалификации или независимой оценки можно выплатить вместе с зарплатой за месяц.

Длительность указана в договоре между работодателем и образовательным учреждением или организацией, проводящей независимую оценку.