Содержание статьи:
- Зачем нужны накладные?
- Какие накладные существуют?
- Что будет, если не выписать накладную?
- Как оформить накладную?
- Для чего служит товарная накладная
- В чем заключается разница между товарной накладной и другими передаточными документами
- Возможно ли оформить накладную и счет-фактуру в одном документе?
- Каково предназначение счета-фактуры и в чем ее отличие от товарной накладной
Зачем нужны накладные?
Накладная – это документ, который подтверждает, что продавец или перевозчик получили деньги за товар, а покупатель их потратил. Этот документ может быть полезен не только для бухгалтерии и налоговой службы, но и в судебных разбирательствах.
Согласно закону «О бухгалтерском учёте», все хозяйственные операции должны быть подтверждены первичным документом, и в этом случае накладная является подходящим вариантом. Она не только подтверждает факт передачи товара покупателю, но и служит доказательством для налоговой службы о правильном расчёте базы для налогообложения.
Кроме того, использование накладных удобно. Они позволяют быстро определить количество переданного и полученного товара, а также сумму, которую нужно заплатить или получить.
Какие накладные существуют?
Существует четыре вида накладных, о которых полезно знать:
- Товарная накладная. Этот документ составляет продавец при передаче заказа покупателю. В нём содержится вся необходимая информация для приёмки товара: описание товаров, их количество, вес, цена и другие характеристики. Также в накладной указываются названия организации-отправителя и получателя, дата и подписи с печатями.
- Транспортная накладная**. Этот документ подтверждает факт транспортировки груза от продавца к покупателю. В транспортной накладной указывается стоимость перевозки и дополнительные услуги, такие как разгрузка и подъём на этаж. Однако информации о самих товарах в этом документе нет.
- Товарно-транспортная накладная**. Это комбинация товарной и транспортной накладных. Она обязательна при продаже, покупке или перевозке этилового спирта, алкоголя и спиртосодержащих товаров. В остальных случаях можно обойтись без этого документа.
- Расходная накладная**. Этот документ нужно оформлять, если вы хотите вернуть заказ поставщику. Например, если в партии не хватает нескольких штук или она бракованная. Также расходная накладная помогает отслеживать перемещение товаров внутри компании, например, когда их перевозят со склада на склад или со склада в розничный магазин.
Что будет, если не выписать накладную?
- Риски для продавца
Если покупатель не получил документ о доставке и не расписался в нём, он может заявить, что ничего не получал. В суде будет сложно доказать, что заказ действительно был отправлен, и есть риск остаться без денег.
- Риски для покупателя
Без накладной нельзя получить вычет по НДС. Кроме того, налоговая может признать сделку фиктивной, так как без документа нельзя подтвердить расходы. Как налоговая об этом узнает? Например, во время выездной проверки.
Как оформить накладную?
Накладная оформляется, когда товар принимает индивидуальный предприниматель или юридическое лицо, например, ООО, АО или ПАО. Физическим лицам это не требуется, достаточно кассового или товарного чека. Однако, если физическое лицо просит составить накладную, можно пойти ему навстречу. Это не будет нарушением закона.
Для накладных существуют универсальные шаблоны, которые упрощают взаимодействие между продавцами и покупателями.
- Товарная накладная — шаблон формы ТОРГ-12. Её нужно составить в двух экземплярах: один остаётся у продавца, другой — у покупателя. Вы также можете оформить её в электронном виде.
- Транспортная накладная — оформляется по образцу в трёх экземплярах: для отправителя, перевозчика и получателя. С 1 января 2022 года её можно оформить в электронном виде, но только в одном экземпляре. Важно отметить, что если вы оформляете транспортные накладные, к ним должны прилагаться товарные накладные.
- Товарно-транспортная накладная — обычно выписывается в четырёх экземплярах по образцу формы № 1-Т. Зачем столько экземпляров? В таких сделках часто продавец, отправитель, получатель груза и покупатель являются разными людьми.
- Расходная накладная — выписывается по шаблону в двух экземплярах. Один экземпляр остаётся у отправителя, другой — у получателя.
Для чего служит товарная накладная
Товарная накладная по форме ТОРГ-12 — это первичный документ, который используется для учёта передачи товаров или продукции от продавца к покупателю.
Форма и правила заполнения товарной накладной были утверждены постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Однако в соответствии с законом «О бухгалтерском учёте» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, компании имеют право:
— создавать свои собственные бланки первичных документов, сохраняя при этом необходимые реквизиты;
— добавлять в унифицированные формы дополнительные поля, если это необходимо для их работы.
Одновременно с выпиской товарной накладной в бухгалтерском учёте формируются проводки по реализации:
— Дт 62.1 Кт 90.1 — отражается факт реализации продукции или товаров покупателю;
— Дт 90.2 Кт 41, 43 — списывается себестоимость реализованных товаров или продукции.
Покупатель на основании товарной накладной отразит поступление материальных ценностей проводкой: Дт 10, 15, 41… Кт 60.1.
В чем заключается разница между товарной накладной и другими передаточными документами
Когда оформляется товарная накладная, мы уже разобрались. Но помимо неё в процессе реализации могут потребоваться и другие документы:
* накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15);
* акт выполненных работ или об оказании услуг;
* акт о приёме-передаче основных средств (форма № ОС-1) и другие.
Из названий понятно, что выбор конкретного документа зависит от того, какое имущество передаётся: материалы, работы или услуги, основные средства, нематериальные активы и так далее.
Все эти документы имеют общие характеристики. В них должны быть указаны реквизиты передающей и принимающей стороны, наименование и при необходимости характеристика передаваемого актива, его количество, цена и стоимость, дата передачи актива и другая информация. Документы должны быть подписаны уполномоченными лицами с каждой стороны сделки и скреплены печатями (при наличии).
Возможно ли оформить накладную и счет-фактуру в одном документе?
Товарная накладная используется для учёта товарно-материальных ценностей, а счёт-фактура — для учёта НДС. Можно ли объединить эти документы в один?
Да, можно. Такой документ существует с 2013 года, когда ФНС выпустила письмо от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Его цель — упростить документооборот для хозяйствующих субъектов. В письме приведён новый бланк с реквизитами обоих документов, который называется УПД (универсальный передаточный документ).
УПД заменяет:
* комплект из счёта-фактуры и передаточного документа;
* передаточный документ.
Закон не обязывает использовать УПД, это добровольное решение. Если организация решит, что при отгрузках будет оформляться именно УПД, такое решение лучше прописать в учётной политике.
Каково предназначение счета-фактуры и в чем ее отличие от товарной накладной
Счёт-фактура — это первичный документ, который используется для учёта налога на добавленную стоимость (НДС). Когда продавец совершает операции, облагаемые этим налогом, он обязан выписать счёт-фактуру, чтобы показать начисление НДС: это отражается проводкой Дт 90.3 Кт 68/НДС.
Покупатель, который является плательщиком НДС, может принять сумму НДС к вычету на основании полученного счёта-фактуры. Это позволяет уменьшить сумму налога, которую он должен уплатить в бюджет. Входящий НДС отражается у покупателя проводкой Дт 19 Кт 60.1, а заявление налога к вычету — проводкой Дт 68/НДС Кт 19. Однако для этого документ должен соответствовать всем требованиям налогового законодательства.
Форма счёта-фактуры и правила его заполнения приведены в постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. С 01.07.2021 действует обновлённый бланк счёта-фактуры, который был изменён постановлением Правительства РФ от 02.04.2021 № 534. Это изменение связано с внедрением системы прослеживаемости товаров. Все налогоплательщики обязаны использовать новый бланк, даже если товары не включены в эту систему.