В бизнесе каждая хозяйственная операция должна подтверждаться первичными документами. Например, при продаже товаров или оказании услуг необходимо заполнить:

• счёт-фактуру;
• первичный учётный документ, такой как накладная или акт.

Чтобы облегчить работу бухгалтерам и сократить время на заполнение документов, Федеральная налоговая служба разработала универсальный передаточный документ (УПД). Когда продавец передаёт товар покупателю, он может оформить один УПД вместо нескольких разных документов.

В этой статье мы подробно рассмотрим, что такое УПД, для чего он нужен, в каких сделках его можно использовать и кто обязан его выписывать.

Что такое УПД?

Универсальный передаточный документ (УПД) — это форма, которая заменяет счёт-фактуру и первичный документ бухгалтерского учёта.

Когда ИП или ООО заключают сделки, они оформляют документы. Если предприниматели работают по общей системе налогообложения (ОСНО), они платят НДС. Чтобы получить вычет по НДС в налоговой, нужен счёт-фактура, но его можно заменить УПД со статусом 1.

УПД также используют для отражения отгрузки и приёмки товара, доходов продавца и расходов покупателя.

УПД можно применять в разных сферах, но в бизнесе его часто используют:

• в операциях купли-продажи, например, когда магазин закупает у поставщика или производителя партию товара;
• при оказании услуг, например, когда клининговая служба регулярно приезжает на уборку офиса;
• по договорам подряда, например, когда в салоне красоты ремонт делают подрядчики.

Подписание документов

При продаже товаров или услуг предприниматели используют следующие документы:

• счёт-фактуру;
• первичный учётный документ, например накладную или акт.

Чтобы облегчить работу бухгалтеров, Федеральная налоговая служба разработала универсальный передаточный документ (УПД). Бухгалтер сам выбирает, использовать один УПД или счёт-фактуру с первичным документом. Некоторые предприниматели продолжают использовать ТОРГ-12 — это первичный документ, который применяется для оформления отгрузки материальных ценностей.

Однако многие предприниматели предпочитают перейти на УПД. Это позволяет сократить время на заполнение документов, так как содержание накладной и счёта-фактуры во многом совпадает.

Как заполнять УПД?

Единой формы УПД не существует, однако ФНС разработала рекомендованный образец, который компании могут использовать в качестве основы для создания своего документа. При необходимости можно дополнить его важными уточнениями, главное — чтобы в форме УПД были указаны все необходимые реквизиты.

Универсальный передаточный документ имеет два статуса:

1. УПД используется в качестве первичного документа и счёта-фактуры.
2. УПД используется только как первичный документ, а счёт-фактура составляется отдельно.

Выбор статуса определяет, какие данные необходимо заполнить в документе.

Статус 1

В этом разделе необходимо заполнить все поля:

• номер документа и дата;
• информация о продавце;
• данные о грузоотправителе и грузополучателе;
• номер платёжного поручения (при наличии);
• информация о покупателе;
• валюта — наименование и код;
• идентификатор государственного контракта (в случае его наличия).

Кроме того, в этом разделе следует указать информацию о сделке:

• код товара, работ или услуг;
• название товара;
• код вида товара;
• единицы измерения;
• количество товаров или объём услуг;
• цена за 1 единицу измерения;
• стоимость без налога;
• сумма акциза (при наличии);
• налоговая ставка;
• сумма налога, которую предъявляют покупателю;
• стоимость товаров с налогом;
• страна происхождения товара;
• регистрационный номер таможенной декларации.

Статус 2

Необходимо заполнить только некоторые поля. Обязательно нужно указать:

• номер документа и дату;
• наименование продавца и получателя;
• валюту сделки;
• номер платёжного поручения;
• код товара, работ или услуг;
• наименование товара;
• код вида товара;
• единицу измерения;
• количество или объём;
• стоимость с учётом налога.

Кто подписывает УПД?

Универсальный передаточный документ – это документ, который подписывают обе стороны сделки: продавец и покупатель. Подписи могут ставить:

• индивидуальный предприниматель (ИП);
• руководитель ООО;
• главный бухгалтер;
• другое уполномоченное лицо (в этом случае необходима доверенность или приказ).

Продавец оставляет подписи в следующих строках:

• «Товар (груз) передал»;
• «Услуги, результаты работ, права сдал».

Он также указывает свою должность и фамилию, имя, отчество, а также ставит подпись в строке «Ответственный за правильное оформление факта хозяйственной жизни».

Покупатель тоже оставляет подписи в соответствующих строках, но уже в других:

• «Товар (груз) получил»;
• «Услуги, результаты работ, права принял».

Он также указывает свою должность и фамилию, имя, отчество, а также ставит подпись в строке «Ответственный за правильное оформление факта хозяйственной жизни».

Как начать работать с УПД?

Чтобы начать работать с универсальными передаточными документами (УПД), индивидуальному предпринимателю или руководителю ООО необходимо:

1. Определить, с какими контрагентами и по каким сделкам вы хотите использовать УПД. Переход на УПД может быть частичным: например, один отдел будет использовать УПД, а другой продолжит выставлять счета-фактуры, если это необходимо.
2. Разработать форму УПД. Вы можете взять за основу образец, предоставленный компанией «Точка», или создать форму через сервис «Документооборот» с помощью конструктора документа. При необходимости вы можете добавить дополнительные поля.
3. Определить, кто будет подписывать документ: ИП, руководитель ООО, главный бухгалтер или доверенное лицо. Часто УПД подписывают те же лица, которые отвечают за подписание счетов-фактур и первичных документов.
4. Письменно уведомить контрагентов о переходе на УПД и заключить дополнительное соглашение о его использовании. Также вы можете предусмотреть использование УПД в договоре изначально.
5. Издать приказ о применении УПД в компании. Приказ можно составить в свободной форме, но он должен содержать обязательную информацию.

Что указать в приказе?

В приказе о применении универсальной передаточной документации (УПД) необходимо отразить следующие важные моменты:

1. Дату, когда форму УПД вводят в систему учёта.
2. Порядок регистрации и нумерации документов.
3. Перечень подразделений и направлений компании, которые должны использовать УПД.
4. Порядок использования УПД в работе и правила хранения.

К приказу обычно оформляют приложения, в которых содержатся соответствующие документы. В приложениях могут быть сам приказ, перечень контрагентов и инструкция по работе с УПД для сотрудников.

Если на этапе согласования с контрагентами кто-то из них отказался работать с УПД, то необходимо составить перечень таких контрагентов. С этими контрагентами продолжают работать в привычном формате, например, выставляют им счета-фактуры и оформляют накладные.

УПД надо заполнять на бумаге или в электронном формате?

Универсальные передаточные документы (УПД) можно заполнять как в бумажном, так и в электронном виде. Бумажные версии можно передать лично, по почте или с помощью курьерской доставки. Даже если вы решите использовать бумажный формат для оформления УПД, это позволит существенно сократить время на заполнение документов.

Работа с электронными УПД (УПД в электронном формате) делает процесс ещё более удобным. Однако стоит отметить, что электронный УПД — это не просто бумажный документ с электронной подписью. Он имеет другую структуру и представляет собой XML-файл, содержащий данные из документа, переведённые в универсальный код.

Для подписания электронного УПД необходимо использовать КЭП — квалифицированную электронную подпись. Это связано с тем, что электронные УПД передаются в налоговую службу для подтверждения списания НДС, поэтому к ним предъявляются более строгие требования по сравнению с обычными актами.

Квалифицированная электронная подпись

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) обладает такой же юридической силой, как и собственноручная подпись. Она хранится на специальном устройстве — токене, который представляет собой флешку с криптографической подписью.

Чтобы получить КЭП, необходимо обратиться в удостоверяющий центр, где вам выдадут токен. После этого нужно настроить специальный плагин для работы с электронными подписями.

Процесс получения КЭП может занять некоторое время, но не всегда требуется именно квалифицированная подпись. Большинство документов можно подписать неквалифицированной электронной подписью (НЭП), которую оформить гораздо проще. С помощью НЭП можно подписывать следующие документы:

• договоры;
• соглашения;
• акты оказанных услуг;
• акты приёма-передачи;
• товарные накладные;
• счета;
• спецификации и другие документы.

Для подписания документов неквалифицированной электронной подписью можно воспользоваться сервисом «Документооборот».