В России наблюдается рост числа предпринимателей, которые переходят на электронный документооборот (ЭДО). Это неудивительно, ведь у ЭДО есть множество преимуществ. Например, можно быстро выставлять счета и подписывать документы онлайн, работать с ЭДО можно из любой точки мира, без необходимости тратить деньги на печать и отправку бумажных документов по почте.

Форма документа — это его внутреннее устройство и наполнение. Она включает в себя порядок и размещение информации, обязательные для заполнения разделы и реквизиты. Форма может быть единой, утверждённой законом, или создаваться внутри организации. Например, Постановление Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 года № 1137 чётко определяет форму счёта-фактуры.

В электронном документообороте существуют два вида документов: формализованные и неформализованные. В этой статье мы расскажем, что такое ЭДО и чем отличаются формализованные и неформализованные электронные документы. Также мы дадим им краткую характеристику и перечислим их виды.

Что такое электронный документооборот и как он работает

ЭДО — это обмен электронными документами. Однако отправка файлов на электронную почту не является электронным документооборотом.

Документ в ЭДО передаётся через специальную систему электронного документооборота. Для обеспечения надёжной защиты информации и безопасной передачи данных используется средство криптографической защиты информации (СКЗИ).

При подписании документов используются различные типы электронных подписей:

* Простая электронная подпись (ПЭП) — это базовая подпись с минимальным уровнем безопасности. Например, код для входа в личный кабинет, отправленный в виде SMS.
* Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — обладает более высоким уровнем безопасности по сравнению с простой подписью и подходит для подписания большинства документов. Юридическая сила такой подписи аналогична подписи, выполненной от руки на бумаге.
* Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — наиболее защищённый тип подписи. Используется для подписания документов, связанных с уплатой НДС. Как и НЭП, КЭП заменяет подпись на бумаге и имеет юридическую силу.

Процесс электронного документооборота

Процесс электронного документооборота может немного различаться в зависимости от используемой системы электронного документооборота (ЭДО), но его суть остаётся одинаковой.

Вот как происходит обмен электронными документами, подписанными НЭП:

1. Участник ЭДО подготавливает документы к отправке: сканирует их или создаёт онлайн с помощью конструктора.
2. ЭДО выдаёт НЭП для участника и его контрагента при первом подписании. НЭП является многоразовой, поэтому её можно будет использовать для подписания других документов в ЭДО.
3. Участник ЭДО соглашается с условиями соглашения о признании УНЭП, ставит галочку в соответствующем поле и подписывает документы электронной подписью.
4. Документы отправляются контрагенту.
5. Контрагент получает документы, изучает их и подписывает.

После этого у обеих сторон остаются исходный документ, документ с факсимиле и протокол подписания.

Формализованные документы

Документы, разработанные Федеральной налоговой службой (ФНС), имеют чёткую структуру и форму. Они передаются в формате XML и содержат блоки и поля, которые остаются неизменными. Благодаря этому их удобно использовать для обмена между различными операторами, так как ключевая информация сохраняется в любом случае.

В формализованных документах подпись накладывается на файл в формате XML. Такие документы необходимы для правильной и быстрой автоматической обработки ФНС. Чаще всего они используются для учёта уплаты НДС. Для этого применяются два документа:

1. **Счёт-фактура**. На основании этого документа покупатель может принять к вычету НДС, предъявленный продавцом. Кроме того, информация из счёта-фактуры используется при расчёте налогов или составлении декларации по НДС.
2. **Универсальный передаточный документ (УПД)**. Это форма, которая объединяет счёт-фактуру и первичный документ для бухгалтерского учёта. В бланке можно выбрать только один статус, например, если продавец работает без НДС, он может использовать бланк только в качестве акта.

Форматы других документов для формализации

ФНС также разработала электронные форматы для других документов, которые требуют формализации. К ним относятся:

* акт выполненных работ или оказанных услуг;
* электронная транспортная накладная;
* универсальный корректировочный документ (УКД);
* исправленный УПД;
* исправленный УКД;
* корректировочный счёт-фактура;
* исправленный счёт-фактура;
* исправление корректировки счёта-фактуры.

Полный список документов, для которых доступны электронные форматы, можно найти на сайте ФНС. Важно отметить, что не все операторы могут работать со всеми этими документами.

Использование формализованных документов в налоговой отчётности делает процесс учёта более прозрачным. Это позволяет убедиться, что налог на добавленную стоимость рассчитан правильно, а также проверить учёт затрат для расчёта налога на прибыль. Все эти документы должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Неформализованные документы

Это документы, которые не имеют строгой структуры и не разделены на конкретные поля и блоки. Они могут быть разного вида и содержать различные пункты и характеристики в зависимости от ситуации.

Также существуют документы, которые организация создаёт самостоятельно, например, информационные письма, уведомительные сообщения и другие нестандартные документы.

Неформализованные электронные документы подписываются в различных форматах, таких как PDF, Word, Excel, JPG и других. Они передаются в таком виде другому участнику документооборота или оператору электронного документооборота.

К неформализованным документам относятся:

* договоры;
* соглашения;
* дополнительные приложения;
* технические задания;
* спецификации;
* уведомления;
* счета;
* акты оказанных услуг;
* акты приёма-передачи;
* отчёты агента;
* товарные накладные;
* служебные задания;
* отчёты.

Неформализованные документы могут быть подписаны двумя видами электронных подписей: квалифицированной электронной подписью (КЭП) и неквалифицированной электронной подписью (НЭП).

Полуформализованные документы в электронном документообороте

Документ считается полуформализованным, если в сервисе электронного документооборота (ЭДО) к нему добавлена дополнительная информация, такая как тип, номер, дата и другие параметры. К таким документам относятся:

— акт приёмки-сдачи работ или услуг;
— товарно-транспортная накладная (ТОРГ-12);
— акт сверки;
— договор;
— счёт;
— внутренняя накладная (ТОРГ 13) и другие.

Чем грозит использование неактуальных форматов

Если компания подаст документы в налоговую службу в неправильном формате, контролирующий орган может расценить это как непредставление документов. В таком случае возможны следующие санкции:

* Если компания обязана предоставить отчёт в электронном виде, но не сделала этого, её счета могут быть заблокированы (подпункты 1.1 и 2 пункта 3 статьи 76 Налогового кодекса РФ).

* Если налоговая служба запросит документы, а компания не предоставит их в срок, ей грозит штраф согласно пункту 1 статьи 126 Налогового кодекса РФ. Размер штрафа составляет 200 рублей за каждый непредоставленный документ.

* В случае отказа контрагента предоставить документацию, штраф, предусмотренный пунктом 2 статьи 126 Налогового кодекса, составит 10 000 рублей.

* Необоснованный отказ предоставить информацию о конкретной сделке влечёт штраф в размере 5 000 рублей согласно пункту 1 статьи 129.1 Налогового кодекса, а повторный отказ в течение одного года — штраф 20 000 рублей (пункт 2 статьи 129.1 Налогового кодекса).

Законодательные требования

В соответствии с пунктами 2.1–2.3 Приказа Минфина России от 25 апреля 2011 года № 174, формализованные документы должны быть снабжены специальными идентификаторами.

Оператор выдаёт будущему участнику обмена такой идентификатор при регистрации и передаёт в налоговую инспекцию информацию о нём. То есть сведения о конкретном участнике информационного обмена закрепляются за этим идентификатором.

Когда участник электронного документооборота отправляет необходимые отчётные документы, каждый из них будет сопровождаться таким идентификатором. На его основе информацию из документа автоматически сверят с данными в базе налоговой инспекции. Если всё совпадает, документ примут.

Это значительно ускоряет процесс обработки документов в органах и повышает его точность и прозрачность. Другого механизма получения идентификационного кода не предусмотрено, что является одной из причин обязательного использования услуг лицензированных провайдеров электронного документооборота при обмене формализованными документами.

Ещё одним необходимым инструментом формализации электронного документооборота является сопровождающий документ оператора об отправке и получении документа. Как мы уже говорили, оператор занимается квитированием, и в налоговую инспекцию отправляется весь пакет документов, включая квитанцию оператора.

Благодаря этим «квитанциям» процесс обмена имеет чётко зафиксированную историю, и если всё было сделано вовремя, его своевременность может быть легко подтверждена. Подтверждение оператора также может быть принято судом в качестве доказательства отправки документов.

Это касается и неформализованных документов, отправленных через оператора и подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).