Как провести оплату услуг самозанятого наличными

Оплату услуг самозанятому можно произвести двумя способами: наличными и безналичным переводом. Если с наличным расчётом всё понятно, то с безналичным могут возникнуть сложности. Ошибки при оплате самозанятому безналом могут привести к штрафам и блокировке счёта. Как избежать проблем?

Чтобы обезопасить себя, важно зафиксировать оплату в бухгалтерии и получить чек. Это позволит доказать, что:

• вы оплатили услуги, и самозанятый не сможет потребовать оплату повторно;
• вы произвели оплату именно самозанятому, а не другому физическому лицу (на случай проверки со стороны налоговой).

ООО и оплата услуг самозанятому: что может пойти не так

А теперь давайте поговорим о втором способе оплаты услуг самозанятого — безналичном. Этот способ немного сложнее.

Для проведения безналичной оплаты вам понадобятся номер карты и полные реквизиты получателя: имя, номер лицевого счёта, наименование банка, БИК, корреспондентский счёт, код подразделения банка и адрес. Если вы переводите деньги с расчётного счёта компании, то оплатить счёт по номеру карты не получится.

Банк может посчитать такой перевод подозрительным и временно заблокировать ваш счёт. Это одна из главных проблем безналичных переводов. Причина — оплата физическому лицу без уплаты налогов и взносов. Чтобы снять блокировку, вам нужно будет предоставить банку договор с самозанятым.

Но есть способ избежать проблем заранее. Вы можете отправить копию договора вместе с платёжным поручением (о том, как составить поручение, мы расскажем ниже). Однако договор поможет только в том случае, если в нём будут прописаны все необходимые пункты.

Чтобы избежать проблем с банком и налоговой, в договор важно включить:

• способ расчётов (наличными или на банковскую карту);
• сроки оплаты, например «в течение 5 рабочих дней после принятия работы»;
• условия предоплаты и постоплаты;
• самое главное — прописать в договоре, что исполнитель применяет налог на профессиональный доход (НПД).

Это нужно на случай проверки Федеральной налоговой службы (ФНС): без этого упоминания вы вряд ли сможете доказать, что работаете с самозанятым, а не с обычным физическим лицом.

Как перевести деньги на карту самозанятого

Здесь есть некоторые сложности. У индивидуальных предпринимателей (ИП) и обществ с ограниченной ответственностью (ООО) есть расчётный счёт, с которого можно осуществлять выплаты «с обоснованием». А у самозанятых граждан, если они не зарегистрированы как индивидуальные предприниматели на основе налога на профессиональный доход (НПД), есть только лицевой счёт или обычная банковская карта.

Может ли ИП или ООО перевести деньги самозанятому только по номеру карты? Ответ — нет, потому что:

• Платёж не пройдёт через бухгалтерию.

Для перевода необходимо узнать у самозанятого полные реквизиты: имя получателя платежа, номер расчётного счёта, наименование банка, БИК (банковский идентификационный код), корреспондентский счёт, код подразделения банка и его адрес.

Эти реквизиты самозанятый может найти в интернете или получить в банке.

• Банк может заблокировать счёт.

Оплата поступает физическому лицу, а не ИП или ООО, а вы при этом не платите налоги и взносы. Это может показаться подозрительным, и банк временно заблокирует счёт. Чтобы снять блокировку, достаточно предоставить банку договор с самозанятым.

Зафиксируйте способ и порядок оплаты самозанятому в договоре

Если банк заблокирует счёт, вам понадобится договор с самозанятым. В этом договоре нужно указать:

• как вы будете рассчитываться: наличными или на банковскую карту;
• сроки оплаты, например, в течение 5 дней после того, как работа будет принята;
• условия предоплаты и постоплаты.

Самое важное — это зафиксировать, что исполнитель применяет специальный налоговый режим для самозанятых. Это объяснит, почему вы не платите за него налоги и взносы.

В разделе с контактами и реквизитами укажите ФИО, ИНН, адрес самозанятого, а также полные реквизиты его банковской карты.

Получите счёт на оплату

Во-первых, это значительно облегчит жизнь бухгалтеру: ему не придётся самостоятельно искать реквизиты. А во-вторых, наличие счёта будет служить одним из доказательств того, что вы перевели деньги именно самозанятому, а не физическому лицу.

Согласно законодательству, самозанятый не обязан выставлять счёт. Однако такая возможность у него есть.

Для этого можно воспользоваться приложением «Мой налог». Последовательность действий следующая:

1. Нажмите на кнопку «Новая продажа».
2. Укажите стоимость, тип товара или услуги, номер и дату подписания договора.
3. В поле «Юридическому лицу или ИП» выберите соответствующий пункт.
4. Заполните поля с ИНН и названием компании.
5. Нажмите на кнопку «Выдать счёт» и сохраните файл в формате PDF.

Также можно воспользоваться личным кабинетом налогоплательщика НПД. Для этого нужно:

1. Зайти в раздел «Выручка».
2. Нажать на кнопку «Добавить продажу».
3. В разделе «Новая продажа» нажать на кнопку «Выдать счёт».

Отправьте платёжное поручение в банк

Затем вам необходимо отправить в банк платёжное поручение и копию договора. Эти документы будут подтверждать, что вы осуществляете перевод денежных средств самозанятому лицу. Образец заполнения платёжного поручения вы можете найти здесь.

Как заполнить платёжное поручение: выбор кодов

• В поле «Вид оплаты» выберите код «01».
• В поле «Назначение платежа» укажите код «1».
• В поле «Очерёдность платежа» выберите код «5».

Что прописать в назначении платежа

При заполнении поля «Назначение платежа» следует быть максимально точным и подробным. Например, можно указать: «Оплата по договору подряда №23 от 01.12.2023 за услуги по разработке фирменного стиля».

Важно не использовать слова, которые обычно встречаются в трудовых договорах, такие как «зарплата» и «премия». Эти термины применимы только к отношениям между работодателем и штатными сотрудниками.

Если вы всё же укажете в назначении платежа слова, типичные для трудового договора, это может привести к неприятным последствиям:

• Банк может заблокировать ваш счёт.
• Налоговая служба может заподозрить подмену трудовых отношений и решить, что вы работаете с физическим лицом, а не с самозанятым. Если вы не сможете доказать обратное, вас оштрафуют и потребуют оплатить все налоги и взносы, которые должны были быть уплачены ранее.

Как оформить платежное поручение

Для безналичной оплаты услуг самозанятого через банк необходимо оформить платёжное поручение. Этот документ подтвердит, что вы переводите деньги самозанятому и не должны платить налоги и страховые взносы. Обычно платёжку направляют в банк вместе с копией договора.

При заполнении платёжного поручения обратите внимание на следующие моменты:

1. Уточните у исполнителя его полные ФИО, номер лицевого счёта и реквизиты банка: название, ИНН/КПП, БИК, номер корреспондентского счёта. К этому моменту у вас уже должна быть информация об исполнителе (из договора и счёта на оплату).
2. В поле «Вид оплаты» укажите код «01».
3. В поле «Назначение платежа» введите код «1», который означает выплату самозанятым по договорам ГПХ.
4. В поле «Очерёдность платежа» укажите код «5» для выплат по договорам.

Перед подписью остаётся поле «Назначение платежа», где нужно подробно описать цель перевода. Например, «Оплата по договору подряда № 51 от 10.03.2023 за услуги по дизайну корпоративного сайта».

Попросите у фрилансера чек

Чек официально заменяет акт. Он служит одним из доказательств того, что:

• вы оплатили товары или услуги;
• вы оплатили их самозанятому, а не физическому лицу.

По закону самозанятый должен отправлять чеки без упоминаний вас. Однако иногда фрилансеры забывают это делать или намеренно не отправляют чеки. В результате возникают проблемы с налоговой.

Если фрилансер не отправляет чеки даже после ваших напоминаний, вы можете пожаловаться на него на сайте ФНС. Важно не затягивать с этим, чтобы избежать штрафов. Помните, что закон в большей степени защищает исполнителей: если что-то идёт не так, в первую очередь ответственность несёт заказчик, а не самозанятый.

Однако это ещё не всё. Исполнитель может намеренно аннулировать чек в приложении «Мой налог». По закону это можно сделать в любой момент: через неделю после оплаты, через месяц или даже через год. Чем это грозит вам? Как обычно, штрафами и пенями. Подробнее об этом читайте в статье.

Вывод: проверяйте чеки даже после оплаты. Для этого регулярно сканируйте QR-коды на чеках. Если чек будет аннулирован, вы это увидите.

О чём ещё важно помнить

Перед каждой выплатой проверяйте статус самозанятого.

Почему это важно:

• фрилансер может прекратить работу в качестве самозанятого, снявшись с учёта;
• его могут лишить статуса из-за превышения годового дохода (2,4 миллиона в год на данный момент) или по другим причинам;
• в обоих случаях вам придётся заплатить штраф, 13% НДФЛ, а также страховые и пенсионные взносы.

Даже если фрилансер не сообщил о смене статуса намеренно, ответственность, скорее всего, ляжет на вас (закон больше ориентирован на защиту исполнителей).

Как упростить процесс оплаты самозанятому

При желании бухгалтерия может справиться с работой самостоятельно. Однако это требует больших усилий: необходимо регулярно осуществлять платежи, заполнять платёжные документы, проверять чеки и уточнять статус самозанятых клиентов. И чем больше самозанятых клиентов, тем больше работы.

Чтобы облегчить работу бухгалтерии, мы предлагаем следующие решения:

• автоматическая оплата;
• формирование чеков и счетов;
• электронный документооборот;
• проверка статуса самозанятого;
• консультации.