Проверка статуса самозанятого

Если ваш контрагент скажет, что платит налог на профессиональный доход, но потом снимется с учёта и будет присылать вам поддельные чеки, вам придётся заплатить налоги за него как за обычного физического лица. Поэтому в ваших интересах убедиться, что ваш контрагент действительно зарегистрирован как самозанятый. Лучше всего делать это при каждой сделке.

Проверить статус самозанятого можно бесплатно на сайте налоговой. Для этого вам понадобится только ИНН контрагента.

Ещё один способ — посмотреть чек, который обязан выдавать самозанятый после выполнения каждой работы или услуги. На чеке указаны данные, в том числе статус — плательщик налога на профессиональный доход.

Заключение договора

ИП и самозанятые – это физические лица, но у них разные системы налогообложения, порядок работы и так далее. В связи с этим договор с самозанятым будет отличаться от договора с индивидуальным предпринимателем. Это будет типовой договор гражданско-правового характера (ГПХ), но с некоторыми особенностями.

В договоре необходимо указать статус контрагента: не просто физическое лицо, а самозанятый. Это подтвердит, что исполнитель сам уплачивает налог, сдаёт отчётность и не платит страховые взносы.

Важно также прописать условие, что если исполнитель перестанет быть самозанятым, он должен будет уведомить об этом работодателя в определённый срок. Можно предусмотреть и штрафные санкции, например, компенсацию НДФЛ, если самозанятый не уведомит вас о смене своего статуса.

Как оплачивать услуги самозанятого

Оплачивайте услуги самозанятого тем способом, который удобен вам обоим. Самозанятые могут получать оплату наличными, на карту или в электронные кошельки. Если самозанятый зарегистрирован как индивидуальный предприниматель, вы можете перевести деньги на его расчётный счёт.

Важно, чтобы самозанятый отправлял вам чек из приложения «Мой налог» после каждой оплаты. Этот документ подтверждает ваши расходы. Самозанятый может отправить вам чек в электронном виде или распечатать его на бумаге.

Если вам нужен счёт на оплату, самозанятый может составить его в приложении «Мой налог».

Подтверждение выполненных работ или услуг

Акт выполненных работ подтверждает, что самозанятый выполнил свою работу. Оплату за эту работу вы подтвердили чеком. По закону самозанятый должен выдать чек сразу после получения оплаты за свою работу, если оплата была наличными или электронными средствами платежа. В других случаях чек нужно выдать до 9 числа следующего месяца. С этих поступлений самозанятый платит налог. Подтверждением этих операций являются чеки.

Компании и индивидуальные предприниматели, которые платят самозанятому за работу, учитывают эти операции в бухгалтерии как расходы. Но только если эти операции связаны с бизнесом. Например, для упрощённой системы налогообложения «Доходы минус расходы» есть закрытый перечень расходов. Он прописан в статье 346.16 Налогового кодекса РФ.

Затраты на написание текста или разработку сайта можно отнести к расходам. А вот если самозанятый установил в вашей квартире новую кухню, то это не получится.

Вы получите от самозанятого чеки в электронной форме, которые он формирует в приложении «Мой налог». Для отчётности их распечатывать не нужно.

Когда операций много, собирать чеки может быть сложно. Но это в ваших интересах. Без подтверждения расчётов с самозанятым нельзя уменьшить налоговую базу на сумму этих расходов.

Налоги за самозанятого

Если вы нанимаете на работу физическое лицо, то вы обязаны платить за него налог на доходы физических лиц (НДФЛ) и страховые взносы. При работе с самозанятыми этого делать не нужно, поскольку они самостоятельно платят налог, а от страховых взносов освобождены.

Однако есть исключение: если самозанятый ранее уже работал с вами по трудовому договору и уволился менее двух лет назад, то договор считается заключённым с физическим лицом, а не с самозанятым. В этом случае вы обязаны платить страховые взносы и удерживать НДФЛ. Это делается, чтобы работодатели не злоупотребляли возможностью переводить сотрудников в самозанятые с целью экономии на налогах и страховых взносах.

Чтобы не платить НДФЛ и страховые взносы за самозанятого физического лица, у вас должны быть чеки на каждую оплату. Без чеков налоговая инспекция может доначислить налоги и взносы, а также потребовать включить самозанятого в отчёты, которые обязаны сдавать работодатели: РСВ, ЕФС-1, 6-НДФЛ.

Если же ваш контрагент — самозанятый индивидуальный предприниматель, то отсутствие чека не повлечёт обязанности платить НДФЛ и страховые взносы, поскольку ИП в любом случае платит налоги и взносы за себя самостоятельно.

Как не привлечь внимание налоговой

Налоговая служба тщательно проверяет, чтобы организации и предприниматели не подменяли трудовые отношения договорами с самозанятыми, чтобы снизить налоговую нагрузку. Чтобы избежать внимания налоговых органов, соблюдайте следующие правила:

1. В договорах с самозанятыми избегайте формулировок, характерных для трудовых договоров. Помните, что самозанятый — это ваш партнёр, а не подчинённый, поэтому в договоре не должно быть упоминаний о графике работы, правилах внутреннего трудового распорядка, зарплате, отпусках и премиях. Однако чётко укажите, какие услуги предоставляет вам самозанятый.

2. Оплата самозанятому должна быть связана с результатами его работы. Из документов должно быть ясно, за что именно вы платите и как формируется цена. Одинаковые ежемесячные суммы без подробного описания — это повод для налоговой проверки. Убедитесь, что в чеках самозанятый указывает все детали и позиции. Если есть акт выполненных работ, формулировки в чеке должны соответствовать формулировкам в акте.

3. Обратите внимание, что налоговая инспекция может обратить внимание на случаи, когда у самозанятого есть только один заказчик. Это не является нарушением, но также может вызвать дополнительную проверку.

Передача информации в налоговую

С 1 марта 2024 года у налоговых инспекций появились новые обязанности. Они должны передавать информацию о работодателях, сотрудничающих с самозанятыми, в региональные межведомственные комиссии по противодействию нелегальной занятости и территориальные отделения Роструда.

Чтобы передать данные о компании, должны быть соблюдены следующие условия:
* количество контрагентов на НПД должно быть больше 10;
* среднемесячный доход каждого из них должен превышать 20 000 рублей;
* средняя продолжительность сотрудничества должна быть больше 3 месяцев.

Если вы соответствуете одному из этих условий, это не означает, что налоговая инспекция обязательно решит, что вы подменяете трудовые отношения, и начислит дополнительные налоги и взносы. Инспекторы будут изучать факты в совокупности. Если вы работаете добросовестно и не оформляете сотрудников как самозанятых, штрафов не будет. Однако лучше не провоцировать контролёров и не привлекать к себе ненужное внимание, а сразу правильно оформлять отношения с самозанятыми.

В чём экономия при сотрудничестве с самозанятыми и ИП

У работодателей есть обязательные платежи по выплатам штатным сотрудникам, которые необходимо рассчитать, перечислить в бюджет и отчитаться по ним.

Например, на сумму зарплаты необходимо начислить страховые взносы:
* по единому тарифу в ИФНС в размере 30% или 15% в зависимости от дохода работника;
* на страхование от несчастных случаев в СФР в размере от 0,2 до 8,5% в зависимости от вида деятельности.

Эти расходы обязательны для всех работодателей и могут составлять до 38,5% от зарплаты. Если есть льготы по страховым взносам, например, для IT-компаний, то процент будет меньше. Подробнее об этом можно прочитать в статье «Как считать и платить: зарплата сотрудников и страховые взносы».

Кроме того, работодатели выступают налоговыми агентами для штатных работников: из начисленной зарплаты они удерживают и перечисляют в налоговую НДФЛ по ставке 13%. О том, какой процент удерживать в зависимости от дохода, можно узнать в статье «Как платить НДФЛ за сотрудников: инструкция и главные изменения».

Эти отчисления не относятся напрямую к затратам работодателя, так как они идут за счёт работника — на руки он получает сумму за минусом НДФЛ.

Преимущества и недостатки

**Преимущества работы с самозанятыми и индивидуальными предпринимателями:**

* Не нужно оплачивать отпуска, больничные и время простоя.
* Подрядчик сам организует рабочее место.
* В любой момент можно прекратить сотрудничество и заключить договор с другим специалистом, в то время как штатного сотрудника без веской причины уволить нельзя.

**Основной минус:** налоговая или трудовая инспекция могут заподозрить скрытые трудовые отношения, когда вместо трудового договора был заключён договор оказания услуг с целью экономии. Однако на самом деле сотрудник выполняет обязанности наравне со штатными специалистами.

Когда это законно, а когда нет

Предприниматель или организация могут обратиться к стороннему специалисту вместо того, чтобы нанимать его в штат. Однако это возможно только в случае, если специалист действительно является сторонним, а не сотрудником, который зарегистрировался как ИП или самозанятый.

Если у вас есть сотрудники, которые не заняты полный рабочий день, и нет необходимости в их постоянном присутствии на рабочем месте, то их функции можно передать частным специалистам на аутсорсинг.

Привлечение индивидуальных предпринимателей и самозанятых удобно для выполнения проектных работ, таких как:

* ремонт автомобиля, помещения, оборудования и других объектов;
* составление отчётов;
* создание сайта;
* проведение исследований;
* привлечение новых клиентов;
* доставка грузов или пассажиров;
* написание статей и так далее.

Однако нельзя оформить такие отношения с секретарём, продавцом, кассиром, кладовщиком или сотрудником цеха, поскольку они выполняют постоянную трудовую функцию и должны всегда находиться на рабочем месте.

Подрядчики

Нанятый специалист — это подрядчик, который получает оплату за результат своей работы, а не за то, что он регулярно выполняет свои обязанности и находится на рабочем месте. В этом случае заключается не трудовой, а гражданско-правовой договор, где обе стороны равны.

Если вы решили сэкономить и убедили сотрудника зарегистрироваться как индивидуального предпринимателя или самозанятого, но при этом он продолжает работать в вашем офисе по графику и подчиняется внутреннему распорядку, это незаконно. Таких сотрудников необходимо оформлять по трудовому договору и выполнять все соответствующие обязательства.

Например, законно не иметь штатного бухгалтера, а заказывать обработку документов и подготовку отчётности у частного специалиста или фирмы. Однако если бухгалтер формально работает как индивидуальный предприниматель или самозанятый, но при этом проводит полный рабочий день в вашем офисе, подчиняется руководству, отвечает на звонки и выполняет поручения, то это уже незаконно. Фактически он выполняет те же обязанности, что и штатный бухгалтер.

Ещё несколько лет назад такая схема уклонения от уплаты НДФЛ и взносов была очень популярна, но теперь контролёры строго следят за этим и наказывают нарушителей.

Выявить скрытые трудовые отношения можно несколькими способами:

* При плановой или внеплановой проверке трудовой инспекции;
* При налоговой проверке;
* По жалобе самого сотрудника в трудовую инспекцию или в суд.

В чём риски работы с самозанятыми

С 1 марта 2024 года налоговая служба будет передавать в Роструд и региональные комиссии по противодействию нелегальной занятости сведения о работодателях, которые:

* сотрудничают более чем с 10 самозанятыми физическими лицами или индивидуальными предпринимателями;
* платят таким исполнителям в среднем более 20 000 рублей в месяц;
* сотрудничают с ними в среднем более трёх месяцев.

Эти ситуации сами по себе не означают, что работодатель нарушает закон. Однако если есть и другие признаки трудовых отношений, то это может быть основанием для проверки.

В регионах создаются комиссии по борьбе с нелегальной занятостью. Они занимаются вопросами подмены трудовых договоров гражданско-правовыми и отслеживают незаконное сотрудничество с самозанятыми. Комиссии не могут проверять и штрафовать работодателей самостоятельно, они анализируют информацию и передают её в контролирующие органы.

Если работодателя уличат в подмене трудовых отношений гражданско-правовыми, его оштрафуют по статье 5.27 КоАП. Размер штрафа зависит от статуса работодателя:

* для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 рублей;
* для индивидуальных предпринимателей — от 5 000 до 10 000 рублей;
* для организаций — от 50 до 100 тысяч рублей.

Как оформить отношения с подрядчиком без рисков

Когда вы нанимаете стороннего профессионала, важно понимать, что в договоре речь должна идти о достижении конкретного результата, а не о постоянном выполнении определённых задач.

В договоре необходимо указать дату начала и окончания работ, а также подтвердить результат актом выполненных работ.

В договоре не должно быть:

* регулярных фиксированных выплат за отработанное время без учёта результата;
* признаков подчинения исполнителя заказчику и должностных обязанностей (вы и исполнитель — равные стороны договора);
* гарантий, которые есть у штатных сотрудников по трудовому законодательству (отпусков, выходных, пособий, минимальной зарплаты);
* дисциплинарной ответственности (никаких замечаний и выговоров);
* испытательного срока;
* доплат за сверхурочную работу и работу в выходные и праздничные дни.

Споры с контролерами

При рассмотрении ситуации контролёрами и в суде будут учитываться все обстоятельства.

В спорах с контролёрами и в суде против вас могут сыграть следующие факты:

* Вы — единственный клиент индивидуального предпринимателя или самозанятого;
* небольшое количество сотрудников при большом объёме работ, выполненных сторонними специалистами;
* исполнитель ранее был вашим штатным сотрудником;
* у исполнителя отсутствуют расходы на ведение бизнеса — аренду помещения, оборудование и материалы оплачивает клиент;
* нет подтверждающих документов и доказательств реального оказания услуг и выполнения работ;
* вы долгое время пользуетесь услугами одних и тех же исполнителей.

Увольнение персонала

Если вы решите уволить часть сотрудников и привлечь сторонних исполнителей, то при налоговой проверке у вас могут возникнуть проблемы. Налоговики могут заподозрить, что вы пытаетесь уклониться от уплаты налогов и взносов.

Чтобы объяснить свои действия, вы можете привести следующие аргументы:

1. Услуги сторонних исполнителей обходятся вам дешевле, чем содержание штатного сотрудника. Вы хотите увеличить прибыль и снизить затраты.
2. У сторонних исполнителей больше опыта и профессионализма. Штатному специалисту такого уровня пришлось бы платить больше, чем вы можете себе позволить.
3. У исполнителей есть необходимые ресурсы для выполнения работы (оборудование, программное обеспечение), которых нет у вас.
4. Вы хотите сосредоточиться на основном бизнесе и передаёте непрофильную работу на аутсорсинг.
5. Исполнители по договору оказания услуг гарантируют качество своей работы и несут ответственность. В случае ошибки штатного специалиста, штрафы будет платить организация, а аутсорсер покроет свои ошибки самостоятельно.

Особенности работы с самозанятыми

Если вы нанимаете самозанятого, обязательно требуйте от него чек из приложения «Мой налог» после каждой оплаты. Даже если у вас есть акт выполненных работ, чек всё равно нужен, чтобы вы могли учесть эти деньги в расходах.

Согласно статье 6 закона № 422-ФЗ, если вы хотите сотрудничать с самозанятым, который раньше был вашим штатным сотрудником, должно пройти не менее двух лет с момента его увольнения.

Если окажется, что ваш партнёр не имеет статуса самозанятого, вам придётся начислить на выплаченные вознаграждения НДФЛ и взносы. Чтобы избежать таких ситуаций, всегда проверяйте регистрацию контрагента в сервисе ФНС.

Чтобы не столкнуться с проблемами, включите в договор с самозанятым условие, согласно которому он обязуется сразу сообщить вам, если утратит право применять НПД (то есть лишится статуса самозанятого).