Кассовая дисциплина — это правила работы с наличными деньгами. Она помогает контролировать оборот наличных средств в компании и обеспечивает прозрачность операций перед налоговой службой.

Если продавец получил оплату за товар наличными, он не может просто положить деньги в кассу. Вместо этого он должен выдать покупателю чек, используя онлайн-кассу, или заполнить бланк строгой отчётности.

Существуют различные типы онлайн-касс: стационарные и переносные. Даже если продавец занимается передвижным бизнесом, он всё равно может принимать оплату наличными через онлайн-кассу.

В конце рабочего дня все деньги компании поступают в операционную кассу. По сути, это средства предприятия, которые могут быть аккумулированы на одном счёте, храниться в сейфе или у индивидуального предпринимателя.

Через операционную кассу учитываются все операции с наличными деньгами, включая поступление денег от покупателей, траты на ремонт офиса и выдачу зарплаты сотрудникам.

Что надо знать о работе с ККТ?

Контрольно-кассовая техника, или онлайн-кассы, – это устройства, которые помогают продавцам выдавать чеки и передавать данные в Федеральную налоговую службу (ФНС).

Как работают онлайн-кассы? Процесс очень прост: когда предприниматель продаёт товар, он проводит операцию через онлайн-кассу.

Устройство записывает информацию об операции на фискальный накопитель — это память кассового аппарата. Одновременно информация отправляется оператору фискальных данных — компании, которая передаёт данные в ФНС в режиме реального времени. То есть налоговая служба узнаёт о продаже товара сразу же после её совершения.

Кассовые аппараты используются:

• при приёме платежей от физических лиц;
• при приёме платежей наличными или банковской картой до 100 000 рублей от индивидуальных предпринимателей и юридических лиц.

Если сумма по договору между индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом больше 100 000 рублей, то она переводится на расчётный счёт.

Какие документы нужны для кассовой дисциплины?

Каждый платёж сопровождается кассовыми документами, которые оформляет бухгалтер. Для фиксации денежных поступлений и расходов ИП и ООО обычно используют три документа:

1. Приходный кассовый ордер (ПКО). Этот документ оформляют при поступлении наличных в кассу. В нём указывают сумму, валюту, данные плательщика, причину поступления и другие важные детали, которые обосновывают приход денежных средств.
2. Расходный кассовый ордер (РКО). Этот документ используют при выдаче наличных. В РКО прописывают сумму, валюту, назначение платежа, данные получателя и остальные важные параметры.
3. Кассовая книга. Её применяют для всех кассовых операций — как приходов, так и расходов. В кассовую книгу вносят данные из ПКО и РКО. Это помогает вести бухгалтерский учёт и контролировать денежные потоки в компании.

Иногда нужно оформлять и другие документы, например, платёжную ведомость при выплате зарплаты. Если в компании кассиры передают деньги из кассы друг другу, это отражают в книге учёта принятых денежных средств.

Ведение документов позволяет отследить каждый рубль и полностью понять, что происходит в компании. Однако для индивидуальных предпринимателей (ИП) есть послабления: в отличие от юридических лиц, они могут:

• не устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе;
• не оформлять кассовые ордера;
• не вести кассовую книгу.

При этом ИП могут тратить наличку из кассы на личные нужды. То же самое касается расчётного счёта: ИП могут свободно тратить с него деньги.

Как регулируется кассовая дисциплина?

Кассовую дисциплину регулируют Федеральные Законы, указания Центрального Банка Российской Федерации и другие документы. Среди них:

• правила ведения кассовых операций для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц;
• правила наличных расчётов;
• правила применения онлайн-касс;
• правила применения контрольно-кассовой техники при наличных и безналичных расчётах.

В этих документах детально описаны все нюансы для различных ситуаций. Если вам непонятно, как действовать в конкретном случае, вы всегда можете обратиться к этим правилам.

Как принимать наличные?

Когда кассир получает от покупателя наличные деньги, он должен выполнить несколько действий:

• проверить купюры на подлинность;
• положить их в кассовый аппарат;
• выдать покупателю чек или БСО (бланк строгой отчётности);
• в конце смены составить отчёт о закрытии смены.

Затем необходимо составить приходный кассовый ордер. Обычно это делает главный бухгалтер, но иногда обязанность по составлению ордера возлагается на бухгалтера-кассира — специалиста, который совмещает две должности. Такому сотруднику официально предоставляются соответствующие полномочия, и с ним заключается договор о материальной ответственности.

Важно отметить, что наличные деньги в кассах юридических лиц должны храниться только до определённой суммы. Лимит определяет сам предприниматель. Если сумма превышает максимальную, деньги необходимо сдать в банк. Если не установить лимит, придётся сдавать наличные в банк каждый день, иначе налоговая инспекция может оштрафовать.

Как выдать чек при приёме наличных?

Порядок выдачи чека при приёме наличных средств зависит от модели и производителя онлайн-кассы.

Например, при работе с кассами Эвотор продавец действует следующим образом:

1. Добавляет товары в чек в разделе «Продажа». Для этого он может сканировать штрихкод или выбирать товар из списка вручную. Если товаров много или на точке высокая проходимость, удобнее использовать сканер.
2. Выбирает способ оплаты: наличные или банковская карта.
3. При оплате наличными указывает, сколько денег получил от клиента. Если требуется, касса рассчитывает сумму сдачи и печатает чек.
4. Отдаёт чек клиенту.

Этот процесс обязателен для всех, кто по закону обязан использовать контрольно-кассовую машину (ККМ).

Кто может не использовать контрольно-кассовой техники

Некоторые индивидуальные предприниматели освобождены от обязательного применения контрольно-кассовой техники. Перечень таких видов деятельности указан в Федеральном законе № 54-ФЗ.

Не обязаны использовать онлайн-кассы:

• няни и сиделки;
• те, кто пилит дрова;
• те, кто носит багаж;
• продавцы газет и журналов;
• те, кто продаёт билеты и абонементы в театры с лотков.

Также не обязаны использовать онлайн-кассы:

• самозанятые;
• предприниматели, применяющие патентную систему налогообложения, которые занимаются определёнными видами деятельности;
• предприниматели, работающие в труднодоступных населённых пунктах, где нет интернета;
• сотрудники, занятые в сфере религиозных обрядов и церемоний.

Предприниматели, освобождённые от обязательного применения контрольно-кассовой техники, могут выдавать клиентам бланки строгой отчётности. Подробнее о том, что такое БСО, можно узнать на нашем сайте.

Как выдавать наличные?

Выдача наличных денег из кассы юридического лица возможна только для определённых целей:

• выплата заработной платы;
• выдача денег под отчёт;
• расчёты с контрагентами;
• расчёты с покупателями.

При каждой операции с деньгами из кассы необходимо оформлять соответствующие документы. Это могут быть:

• расходный кассовый ордер;
• платёжная ведомость;
• заявление на выдачу денег;
• другие документы.

Подписывать эти документы должен руководитель компании, главный бухгалтер или другой сотрудник, который уполномочен на это отдельным приказом.

Как проводят проверку кассовой дисциплины?

ФНС контролирует соблюдение кассовой дисциплины. В ходе проверок они анализируют:

• отчёты фискальной памяти контрольно-кассовой техники (ККТ);
• кассовые документы;
• документы на ККТ;
• авансовые отчёты;
• другие документы в зависимости от обстоятельств.

Если сотрудники налоговой службы обнаружат нарушения, такие как невыдача чеков или превышение лимита остатка кассы, они могут оштрафовать предпринимателя.

Штрафы и ответственность за нарушение кассовой дисциплины

За нарушения правил кассовой дисциплины предусмотрена ответственность. При первом нарушении могут ограничиться предупреждением, но за повторное нарушение уже оштрафуют. Все подробности описаны в статье 15 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации (КоАП РФ).

К ответственности за нарушения кассовой дисциплины привлекает Федеральная налоговая служба (ФНС). Вот какие штрафы могут быть выписаны:

• Для индивидуальных предпринимателей (ИП) — от 4 000 до 5 000 рублей;
• Для юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.

Предприниматели могут получить штраф за следующие нарушения кассовой дисциплины:

• Не вели кассовую книгу. Для ИП это не обязательно, но для юридических лиц предусмотрен штраф;
• Вносили или выдавали наличные без оформления первичных кассовых документов (ПКО и РКО). Это считается нарушением только для юридических лиц;
• Превысили лимит расчёта наличными по одному договору. Если компания получила от другой организации или ИП сумму больше 100 000 рублей по одному договору, это нарушение. Налоговая может оштрафовать за это. Если сумма наличными поступила от физического лица, штрафа не будет;
• Срок давности за нарушения кассовой дисциплины — два месяца. После истечения этого срока привлекать к ответственности не будут.

Отдельно стоят нарушения при работе с контрольно-кассовой техникой (ККТ). Для них установлена своя система штрафов. Самые распространённые нарушения:

• Отсутствие онлайн-кассы;
• Незарегистрированная ККТ;
• Непробитый чек;
• Чек с ошибкой.

Срок давности за нарушения при работе с ККТ — 1 год. После истечения срока давности привлечения к ответственности не будет.

Основные правила кассовой дисциплины

Давайте подытожим. Вот пять основных правил кассовой дисциплины, которые важно соблюдать:

1. Оформляйте документы при поступлении и выдаче наличных.
2. Устанавливайте лимит остатка наличности в кассе и не превышайте его.
3. Соблюдайте лимит в 100 000 рублей наличными по одному договору с индивидуальными предпринимателями и юридическими лицами.
4. Используйте наличные только для разрешённых целей, таких как выплата зарплаты или выдача денег в подотчёт в интересах компании.
5. Если это обязательно, используйте онлайн-кассу и выдавайте чеки и БСО.

Большинство этих правил применимы к юридическим лицам, но индивидуальные предприниматели также могут их соблюдать, чтобы вести учёт прозрачно.