Содержание статьи:
- Документ, подтверждающий заключение сделки
- Документы для подтверждения продаж или оказания услуг
- Товарная накладная
- Акт выполненных работ
- Счёт-фактура
- Универсальный передаточный документ (УПД)
- Статус 1
- Статус 2
- В каком формате составлять документы — в бумажном или электронном?
- Что будет, если не составить документы в срок?
Документ, подтверждающий заключение сделки
Договор – это стандартный документ, который подтверждает заключение сделки. Его подписывают, чтобы зафиксировать все детали на бумаге. Это позволяет наглядно увидеть:
- название заказанных товаров или услуг;
- объём партии или услуг;
- стоимость позиции товара или разовой услуги;
- итоговую стоимость всей партии или заказа;
- сроки поставки или оказания услуг;
- сроки оплаты поставки или оказания услуг;
- адрес доставки;
- реквизиты поставщика;
- обязанности и ответственность сторон.
Договор можно оформить в свободной форме, это не обязательный документ. Однако индивидуальные предприниматели и руководители ООО обычно его заключают. Наличие договора сводит к минимуму все спорные вопросы. А если конфликтная ситуация всё же возникла, можно обратиться к договору и понять, кто прав.
Документы для подтверждения продаж или оказания услуг
В зависимости от характера сделки используются разные документы. При продаже товаров составляется товарная накладная, при оказании услуг — акт об оказанных услугах, а если речь идёт о выполненных работах, то оформляется акт о выполненных работах. Кроме того, для всех видов сделок, если продавец работает на общей системе налогообложения (ОСНО), дополнительно требуется счёт-фактура.
В некоторых случаях вместо двух документов — первичного и счёта-фактуры — можно использовать один документ — УПД (универсальный передаточный документ).
Важно, чтобы все первичные документы содержали обязательные реквизиты. Если хотя бы один из документов оформлен неправильно, то расходы по нему нельзя будет учесть в налоговом учёте.
Детальный порядок заполнения счёта-фактуры описан в приложении № 1 к постановлению № 1137. Основные требования к этому документу изложены в пунктах 5 и 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ. Если счёт-фактура оформлен с нарушением требований, то получить вычет по нему не удастся.
Товарная накладная
Если предприниматель занимается продажей товаров, он оформляет на них товарную накладную. Этот документ необходим продавцу для отгрузки товара, а покупателю — для его получения. В будущем товарная накладная будет использоваться в бухгалтерии и налоговой отчётности.
Формирует товарную накладную поставщик. Он передаёт её покупателю во время отгрузки товара. Товарная накладная составляется по форме ТОРГ-12 и содержит информацию о товаре:
- наименование;
- единица измерения;
- количество товара;
- вид упаковки;
- масса (брутто и нетто);
- цена;
- сумма (с учётом НДС и без учёта).
Если товар принимают по доверенности, данные доверенности также вносятся в накладную. Кроме того, в товарной накладной указываются лица, которые разрешили отпускать груз, осуществили отгрузку и приняли товар. Документ составляется в двух экземплярах.
Акт выполненных работ
Подписанный акт служит подтверждением того, что работы были выполнены и у заказчика нет претензий к исполнителю.
Акт выполненных работ может быть составлен в произвольной форме, поэтому предприниматель может подготовить свой собственный образец или воспользоваться готовым шаблоном.
В акте выполненных работ необходимо указать следующую информацию, которая является обязательной для первичных документов:
- название документа;
- дата составления;
- наименование исполнителя и заказчика;
- виды и объёмы выполненных работ;
- стоимость работ с указанием, входит ли в неё НДС;
- валюта и единица измерения;
- ФИО, должности и подписи лиц, подписывающих акт с обеих сторон.
Также в акте должны быть подписи заказчика и исполнителя.
Счёт-фактура
Если продавец работает на общей системе налогообложения (ОСНО), то при продаже товара он обязан выставить покупателю счёт-фактуру. Этот документ позволяет покупателю принять к вычету НДС, предъявленный продавцом.
В счёте-фактуре указываются следующие данные:
- ФИО ИП или наименование компании продавца, адрес, ИНН/КПП продавца;
- ФИО ИП или наименование компании покупателя, адрес, ИНН/КПП покупателя;
- данные грузоотправителя и грузополучателя;
- валюта сделки;
- наименование товара;
- код вида товара;
- единица измерения;
- количество или объём;
- цена за единицу товара;
- стоимость товара;
- сумма акциза;
- налоговая ставка;
- сумма налога, которую предъявляют покупателю;
- страна происхождения;
- общая сумма с учётом суммы НДС и без неё.
Если продавец — ИП, то он подписывает счёт-фактуру сам. В организации счёт-фактуру подписывают руководитель и главный бухгалтер ООО или другие сотрудники, уполномоченные компанией.
Счёт-фактура — это формализованный документ, для которого разработан специальный формат. Поэтому создавать счёт-фактуру самостоятельно не нужно.
Универсальный передаточный документ (УПД)
При продаже товара обычно заполняют товарную накладную и счёт-фактуру. Но чтобы упростить работу бухгалтерам, налоговая служба разработала универсальный документ — УПД (универсальный передаточный документ). В нём есть поля и для первичного документа, и для счёта-фактуры. Это значит, что вместо двух документов предпринимателю достаточно заполнить один.
У УПД есть два статуса: первый можно использовать и для первичного документа, и для счёта-фактуры, а второй — только для замены первичного документа. От того, какой статус выбран, зависит, какие поля нужно заполнить.
Статус 1
Все поля в разделе «Счёт-фактура» должны быть заполнены:
- номер документа и дата;
- информация о продавце;
- данные о грузоотправителе и грузополучателе;
- номер платёжного поручения;
- информация о покупателе;
- валюта (наименование и код);
- идентификатор государственного контракта (заполняется, только если есть).
Кроме того, в этом разделе нужно указать информацию о сделке:
- код товара, работ или услуг;
- название товара;
- код вида товара;
- единицы измерения;
- количество товаров или объём услуг;
- цена за единицу измерения;
- стоимость без налога;
- сумма акциза (если есть);
- налоговая ставка;
- сумма налога, которую предъявляют покупателю;
- стоимость товаров с налогом;
- страна происхождения товара;
- регистрационный номер таможенной декларации.
Статус 2
Необходимо заполнить следующие поля:
- номер документа и дата;
- имя и фамилия продавца и получателя;
- валюта сделки;
- номер платёжного документа;
- код товара, работ или услуг;
- наименование товара;
- код вида товара;
- единица измерения;
- количество или объём;
- стоимость с учётом налога.
В каком формате составлять документы — в бумажном или электронном?
Документы можно обменивать как в бумажном виде, так и через сервисы электронного документооборота. Однако стоит учесть, что бумажные документы подписываются одинаково, а электронные — разными подписями.
Для договора, акта выполненных работ или товарной накладной достаточно НЭП — неквалифицированной электронной подписи. Её можно легко получить.
Однако существуют формализованные документы, для которых требуется КЭП — квалифицированная электронная подпись. К таким документам относятся, например, счёт-фактуры или УПД. Получить КЭП сложнее: необходимо посетить удостоверяющий центр, получить там токен и настроить плагин для работы с подписями.
Что будет, если не составить документы в срок?
Для подтверждения каждой хозяйственной операции необходимо оформлять соответствующие документы. Если не сделать это вовремя, покупатель не сможет учесть покупку в своём учёте и применить вычет по НДС.
Кроме того, налоговые органы (ФНС) могут оштрафовать организацию за отсутствие первичного документа. За разовое нарушение штраф составляет 10 000 рублей, а за повторное — уже 30 000 рублей. Если из-за отсутствия документов налоговая база оказалась занижена, то ФНС штрафует на 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.