Содержание статьи:
- Когда ИП опасно нанимать работников без оформления
- Когда предприниматели сами себя «выдают»
- Как накажут за «неофициалов»
- Как оформить сотрудника на работу к ИП
- Какие обязанности у ИП с сотрудниками
- В чем особенности договоров ГПХ
- Отличия трудового договора от договора ГПХ:
- Сколько налогов платить с зарплаты
- Как оформить сотрудника на временную работу
Когда ИП опасно нанимать работников без оформления
Предприниматель, как и организация, может официально выступать работодателем. Более того, если работники фактически есть, ИП обязан их оформить. О наличии сотрудников налоговая догадается, например, по следующим признакам:
- Физически нереально осуществлять деятельность без работников.
Например, у вас два круглосуточных магазина или кафе. Сам ИП не сможет работать одновременно в обоих — нужен хотя бы один работник. Налоговая «увидит» все ваши магазины из заявления на патент или по сведениям о регистрации онлайн-касс. Также отследит, что на всех кассах числится один кассир, он же сам ИП.
- Миллионные суммы доходов и трудозатратный вид деятельности.
Наличие доходов говорит о том, что деятельность ведется, а ваш ОКВЭД — о том, что должны быть работники. Например, строительные работы, которые одному человеку выполнить не под силу. В этом случае налоговая может организовать выездную проверку строительного объекта.
Когда предприниматели сами себя «выдают»
- Кассир в чеках ККТ — не сам ИП.
Все данные чеков онлайн-касс доступны налоговой, в том числе ФИО кассира. Если ИП не сдает зарплатные отчеты, но в чеках указан кассир — это повод для проверки.
- Подписи «работников» в документах.
Например, в накладных от поставщиков за грузополучателя расписывается ваш неоформленный работник. Или на него оформляются доверенности на получение материальных ценностей. Если налоговая запросит ваши документы, подтверждающие закупки товаров, вместе с ними увидит и вашего работника.
- Справки для неофициальных работников.
Чаще всего выдают справки для банка на получение кредита или, например, для оформления визы. Для мелких займов такая справка может и пройдет, но для получения ипотеки в ней нет смысла: банки сверяют доходы работника со сведениями из налоговой.
- Выплата зарплаты работникам через расчетный счет или карту ИП.
Если наличные выплаты инспекторы не могут отследить, то все движения по счету как на ладони. Исправные выплаты одним и тем же людям примерно одинаковых сумм говорят сами за себя.
«Выдать» вас как работодателя могут и сотрудники. Жалобы в Трудинспекцию — не редкость. В этом случае вероятность проверки сначала ГИТ, а потом и налоговой очень велика. Большинство всех внеплановых проверок ГИТ — именно по причине жалоб сотрудников.
Как накажут за «неофициалов»
За отсутствие оформленных трудовых отношений грозит:
- Административный штраф 5 000 — 10 000 рублей (до 40 000 рублей за повторное нарушение).
- Налоговая ответственность:
штраф 40% неуплаченных взносов за весь период, 20% неуплаченного НДФЛ;
пени за каждый день просрочки;
уплата НДФЛ, страховых взносов (в общей сложности 43% зарплаты) за весь период неофициальной работы.
- Уголовная ответственность, если неуплаченные взносы и НДФЛ превысили 2,7 млн рублей:
- штраф от 100 000 рублей или реальный «срок» от 1 года.
Как видите, безопаснее (и дешевле) не нарушать закон и оформить работников официально. Для этого ИП может заключить трудовой договор или договор подряда (договор гражданско-правового характера, ГПХ).
Как оформить сотрудника на работу к ИП
Соберите документы с сотрудника:
- Паспортные данные, СНИЛС, ИНН (можно самим найти через сервис ФНС) — для оформления кадровых документов и отчетов
- Документ об отношении к военной службе (военный билет, приписное свидетельство) — для ведения воинского учета.
- Трудовая книжка (если есть) и/или форма СТД-Р с предыдущей работы — для расчета трудового стажа.
- Документы об образовании.
- Справка о среднем заработке (№ 182н) с предыдущей работы — для расчета пособий.
- Свидетельства о рождении детей, справка 2-НДФЛ с предыдущей работы, заявление от сотрудника в свободной форме — для предоставления налогового вычета на детей.
- Другие справки и документы, если этого требует должность. Например, если у вас частный детсад, воспитателям понадобится медицинская книжка и справка об отсутствии судимости.
- Ознакомьте сотрудника под подпись с трудовой инструкцией и локальными нормативными актами (положением о трудовом распорядке, оплате труда, о премировании, о командировках и т. д.).
- Заключите трудовой договор с работником в письменной форме в течение 3 дней с момента, когда он приступил к работе. Один экземпляр отдайте работнику, второй оставьте себе.
- Издайте приказ о приеме.
- Заключите договор о материальной ответственности, если должность и обязанности предполагают такую ответственность. Например, если принимаете на работу кассира.
- Сделайте запись о приеме в бумажной трудовой книжке, если работник не перешел на электронную. Если принимаете на работу по совместительству, запись в книжке — по желанию работника.
- Отправьте сведения в ПФР (СЗВ-ТД) не позднее следующего рабочего дня за днем приема.
- Отправьте сведения в ФСС.
Поблажки для небольших ИП. Если у вас не более 15 работников и доход не превышает 120 млн. рублей за год, вы можете заключать трудовые договоры по типовой форме и не использовать локальные нормативные акты.
Какие обязанности у ИП с сотрудниками
Принимая работников по трудовым договорам, ИП обязан:
- Оформить трудовой договор с работником в письменной форме в течение 3 дней с момента, когда он приступил к работе. Издать приказ о приеме на работу.Для ИП, у которых не более 15 работников и доход не превышает 120 млн. рублей за год, объем кадровой документации снижен. Они могут заключать трудовые договоры по типовой форме и не использовать локальные нормативные акты.
- Встать на учет как работодатель в ФСС. Срок подачи заявления — 30 дней с момента заключения первого трудового договора.
- Вести трудовую книжку. С 2020 года трудовая книжка ведется не только в бумажном, но и в электронном виде (отчет СЗВ-ТД в Пенсионный фонд).
- Проводить специальную оценку условий труда. Первый раз — в течение года с момента приема на работу сотрудника.
- Выплачивать зарплату 2 раза в месяц в даты, прописанные в трудовом договоре. Например: 25 числа — зарплата за первую половину месяца (аванс), 10 числа следующего месяца — зарплата.Если «просрочить» выплату зарплаты, придется платить компенсацию за задержку.
- Соблюдать зарплатный минимум. Зарплата за полностью отработанный месяц при 40-часовой рабочей неделе (по 8 часов 5 дней в неделю) не должна быть ниже МРОТ. Кроме МРОТ сверяйте зарплату со средней по отрасли в вашем регионе. Если зарплата работников меньше, налоговая может вызвать «на ковер» для дачи пояснений.Если устроить работника не на полную ставку, то все минимальные значения будут ниже. Например, МРОТ для работника на 0,5 ставки в 2022 году будет не 15 279 рублей, а 7 639,50.
- Выплачивать отпускные работникам по среднему заработку. Каждый работник должен отгулять 28 дней в течение года. Предоставить дни отпуска — ваша обязанность как работодателя, даже если работники «не просят».
- Передавать сведения в ФСС для выплаты работникам больничных, пособий по беременности и родам, по уходу за ребенком. Пособие за первые 3 дня болезни должен оплатить работодатель за счет своих средств. Остальные дни болезни, а также все пособия, связанные с рождением и уходом за детьми, выплачивает ФСС напрямую работнику.
В чем особенности договоров ГПХ
Отношения с работниками регулирует Трудовой кодекс, а с исполнителями по договорам подряда — Гражданский кодекс. Поэтому по договорам подряда ИП не обязан:
- Оформлять кадровые документы и вести трудовую книжку.
- Вставать на учет в ФСС, если в договоре ГПХ не прописана уплата взносов в ФСС.
- Проводить спецоценку условий труда.
- Соблюдать сроки и минимум для заработной платы. По договору ГПХ выплачивается не зарплата, а вознаграждение в любом размере и в любые сроки, прописанные в договоре.
- Выплачивать отпускные и больничные. Это гарантии действуют только для работников.
- Платить взносы в ФСС 2,9% и 0,2%.
Договор ГПХ намного привлекательнее для работодателя. Но Трудинспекция тоже знает об этом, поэтому если ваш договор подряда на деле окажется трудовым, инспекторы легко это вычислят, переквалифицируют в трудовой и привлекут к ответственности.
Отличия трудового договора от договора ГПХ:
- Работы по договору ГПХ носят нерегулярный характер, важен не процесс работы, а ее результат. Например, кассира нельзя устроить по договору ГПХ, а рабочих для отделочных работ на конкретном строительном объекте — можно.
- По договору ГПХ исполнитель не подчиняется режиму работы и внутреннему трудовому распорядку заказчика. Никаких штрафов за опоздания и долгие перекуры и тем более «за отсутствие на рабочем месте».
Сколько налогов платить с зарплаты
- НДФЛ — 13 % с заработной платы и с вознаграждения по договору ГПХ.
Срок уплаты — каждый раз при выплате зарплаты (не позднее следующего дня). По отпускным и больничным уплата до конца месяца.
- Страховые взносы в налоговую — 30% с заработной платы. С вознаграждения по договору ГПХ сумма взносов — 27,1% (взносы на социальное страхование уплачиваются, только если предусмотрены договором ГПХ).
С 2021 года для ИП — субъектов малого и среднего предпринимательства действуют льготные ставки взносов с выплат, превышающих МРОТ. Узнать, включены ли вы в реестр МСП можно на сайте налоговой.
Как оформить сотрудника на полставки
Пропишите в трудовом договоре условие о неполном рабочем времени и режим работы. Например, если принимаете работника на 0,5 ставки, можно указать такой режим:
- Продолжительность рабочей недели: пятидневная, с двумя выходными (суббота, воскресенье);
- Продолжительность рабочего дня 4 часа: с 9.00 до 13.00.
Пропишите оклад исходя из ставки. Например, если полный оклад 20 тысяч рублей, то для работника на 0,5 ставки он будет равен 10 тысяч.
- В приказе о приеме укажите ставку и оклад.
- В табеле учета рабочего времени отмечайте количество отработанных часов в день соответственно ставке. Для работника на полставки каждый рабочий день нужно отмечать по 4 часа.
- Начисляйте оклад пропорционально ставке. Если оклад по штатному расписанию 40 тысяч для полной ставки, то для 0,5 ставки — 20 тысяч.
Как оформить сотрудника на временную работу
- Пропишите в трудовом договоре основание для временной работы (например, если относитесь в МСП или набираете работников для временных или сезонных работ), а также срок, на который заключается договор.
- Больничные и отпуска считайте с учетом срока трудового договора. Подробнее об оформлении и расчетах с временными работниками читайте здесь.
- Не менее чем за 3 дня до окончания срока договора отправьте письменное уведомление работнику.
Даже если дети, жена и другие родственники готовы работать совершенно бесплатно, ИП придется оформить их так же, как и «посторонних» работников. Без заключения трудового договора или договора ГПХ есть риск доначисления НДФЛ и взносов, а также штрафов за неоформление трудовых отношений.