В этой статье мы простым языком объясним, что такое должностная инструкция специалиста в 2024 году и нужно ли её составлять в организации. Мы расскажем, какие основные разделы следует включить в этот документ, как правильно его составить и утвердить. Также вы найдёте типовой бланк такой инструкции для работника.

1. Понятие должностная инструкция.

Речь идёт о локальном документе, который определяет права и обязанности работника, а также требования к его квалификации. Его задача — описать положение должностей на предприятии.

Должностная инструкция составляется под задачи компании или под конкретного сотрудника. Она помогает определить, чем должен заниматься специалист и как он будет взаимодействовать с руководством.

В должностной инструкции и в трудовом договоре прописываются обязанности работника. Однако в трудовом договоре они обычно формулируются более общими словами.

Важно отметить, что именно в должностной инструкции указываются конкретные задачи, обязанности и права сотрудника, а также определяется зона его ответственности и требования к нему.

2. Обязательна ли должностная инструкция в организации.

Законодательство устанавливает должностной регламент для государственных служащих (статья 47 Закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ, «Консультант Плюс»).

Однако коммерческие предприятия не обязаны иметь должностные инструкции для своих сотрудников. Трудовой кодекс РФ не устанавливает это как обязанность работодателя, и Роструд подтверждает это в своём письме (Письмо Роструда от 27.05.2022 N ПГ/13204-6-1).

Тем не менее, мы рекомендуем разработать должностную инструкцию для каждого специалиста. Это поможет защитить права как сотрудников, так и компании.

Должностная инструкция специалиста позволяет:

1. обосновать, почему новый сотрудник не прошёл испытательный срок;
2. аргументированно отказать соискателям, которые не подходят для должности;
3. обосновать увольнение работника, если он не соответствует занимаемой должности;
4. равномерно распределить существующие обязанности между схожими должностями;
5. обосновать необходимость обучения персонала компании;
6. правильно аттестовать персонал;
7. доказать в суде правомерность дисциплинарного взыскания в отношении сотрудника.

3. Кто в компании должен составлять должностные инструкции.

Компания может самостоятельно определить, кто будет разрабатывать и согласовывать должностную инструкцию (ДИ). Обычно эту задачу поручают HR-менеджеру, кадровику или бухгалтеру.

Однако есть и другой подход: можно поручить составление должностной инструкции руководителю отдела, в котором будет работать новый сотрудник. Ведь начальник лучше других знает особенности работы своих подчинённых, сферы их ответственности, а также необходимые для работы навыки.

Таким образом, решение о том, кто будет составлять должностную инструкцию, следует принимать исходя из специфики вашей компании. Это может быть руководитель отдела, бухгалтер, кадровик или HR. Наши юристы могут помочь вам оформить этот документ удалённо, учтя все важные нюансы.

4. Виды должностных инструкций.

Существует два вида должностных инструкций:

1. Индивидуальная именная инструкция — разрабатывается под конкретного человека.
2. Типовая должностная инструкция — составляется для определённой должности и обязательна для всех сотрудников, занимающих эту должность.

В каждом конкретном случае работодатель решает, какую инструкцию оформлять. Например, для 15 операторов call-центра, выполняющих одинаковые задачи, лучше составить типовую инструкцию. А если необходимо максимально точно описать обязанности определённого специалиста, то лучше создать индивидуальную инструкцию.

Пример:

В компании трудятся два секретаря — Ольга и Наталья, каждая из которых выполняет свои уникальные задачи.

В обязанности Ольги входит подготовка ответов на запросы, направляемые в различные ведомства. Поэтому в её должностной инструкции (ДИ) подробно описано, в какой срок она должна создать ответ, каким способом отправить его — через электронную почту или заказным письмом, а также когда она может уйти с работы, чтобы отправить письма.

Наталья же занимается работой с системой электронного документооборота, что также отражено в её ДИ.

Хотя должности Ольги и Натальи называются одинаково — секретарь, они выполняют разные задачи. Чтобы избежать путаницы и обеспечить ясность в распределении обязанностей, в данном случае необходимо разработать индивидуальные ДИ для каждой из них. В этих инструкциях будут указаны фамилия сотрудника и перечислены его конкретные обязанности.

5. Из каких разделов состоит должностная инструкция.

В Трудовом кодексе РФ нет понятия «должностная инструкция». Поэтому каждая компания может самостоятельно разработать этот документ. Однако в нём обязательно должны быть определённые разделы.

Давайте рассмотрим, как выглядит заполненная форма должностной инструкции.

Структура инструкции.

• Общие положения.

В этом разделе нужно указать точное название должности, которое используется в штатном расписании компании. Также следует определить, кто может заключать и расторгать трудовой договор с работником. Перечислите требования к кандидату на эту должность и опишите структуру его подчинения. Это типовая структура, которая показывает, кто у сотрудника в непосредственном подчинении и кто ему подчиняется. Также нужно указать порядок замещения работника в случае его отсутствия. И наконец, перечислите документы, которыми сотрудник должен руководствоваться в своей работе.

• Должностные обязанности.

Здесь нужно чётко прописать все ключевые и дополнительные обязанности, которые сотрудник выполняет на своей должности. Используйте профессиональные стандарты, общероссийский классификатор занятий и квалификационный справочник. В этих документах содержится исчерпывающий перечень должностных обязанностей.

• Что должен знать сотрудник.

Перечислите требования к знаниям специалиста. Можно указать, что он обязан знать определённый СанПиН, СНИП или ГОСТ, правила противопожарной безопасности или, например, ведомственный приказ. Важно, чтобы указанные знания имели непосредственное отношение к выполняемой работе.

• Права.

Пропишите права специалиста в пределах его компетенций. Можно использовать квалификационный справочник и конкретные формулировки из существующих образцов должностных инструкций.

• Ответственность.

Перечислите случаи, в которых работник может нести дисциплинарную, административную или уголовную ответственность. Следует опираться на Трудовой кодекс РФ и Кодекс об административных правонарушениях.

Фото для оформления должностной инструкции не требуется.

6. Правильное оформление должностной инструкции: порядок процедуры.

Должностная инструкция — это документ, который определяет обязанности, права и ответственность сотрудника на конкретной должности. Обычно она составляется в виде приложения к трудовому договору или как самостоятельный документ.

Существует три основных способа составления должностных инструкций:

1. По квалификационному справочнику. HR-специалист может использовать образец и квалификационные справочники, в которых содержатся точные квалификационные характеристики для различных должностей. Если должность, для которой нужна должностная инструкция, отсутствует в справочнике, можно взять за основу характеристики похожих или смежных должностей.

2. На основе прав и обязанностей будущего сотрудника. Можно составить инструкцию, используя права и обязанности нового сотрудника. Закон не ограничивает составителя в том, что писать в таком документе.

3. По профессиональным стандартам. Некоторые организации обязаны использовать профстандарты в работе, другие делают это по собственной инициативе для повышения эффективности персонала. В любом случае, периодически возникает необходимость обновления таких документов.

Наши юристы готовы помочь вам подготовить все необходимые документы с учётом целей и задач вашей организации, а также российского законодательства. Мы можем дистанционно вникнуть в нюансы рабочего процесса вашей компании и предоставить вам квалифицированную помощь.

7. Как утвердить должностную инструкцию и ввести ее в действие.

Есть два основных способа введения инструкции в действие:

1. Утвердить как локальный нормативный акт компании. Для этого нужно подготовить приказ об утверждении инструкции. Форма инструкции может быть произвольной. Всех новых сотрудников необходимо ознакомить с документом и получить их подпись. При приёме на работу сотруднику следует выдать копию инструкции. Преимущество этого способа в том, что можно изменить инструкцию в одностороннем порядке.

2. Сделать инструкцию приложением к трудовому договору. В этом случае работник подписывает трудовой договор вместе с инструкцией. Один экземпляр остаётся у сотрудника. Если руководство захочет изменить инструкцию, потребуется согласие работника.

8. Как ознакомить сотрудников с инструкцией.

Выберите наиболее удобный для вас способ:
Сотрудник может поставить подпись:
— непосредственно на самом документе;
— на листе ознакомления с должностной инструкцией, который прилагается к документу;
— в журнале ознакомления с должностной инструкцией.

9. Судебная практика: должностная инструкция и установление оклада.

Должностные инструкции (ДИ) позволяют объяснить, почему у должностей с похожим набором обязанностей разный уровень оплаты труда. Например, в Апелляционном определении Верховного Суда Удмуртской Республики от 22 июля 2019 года по делу №33-3229/2019 указано, что если у работников одинаковые должности, но разные обязанности, то это не может быть единственной причиной для установления одинаковой заработной платы.

10. Частые вопросы.

Что включает в себя реквизиты инструкции?

Инструкция содержит следующие реквизиты: название организации, дату создания, номер документа, место составления, заголовок текста, визы согласования, подпись и гриф утверждения.

Как указать в должностной инструкции индивидуального предпринимателя, кому подчиняются сотрудники, если у него нет управляющего?

Индивидуальный предприниматель является полноправным работодателем и имеет право нанимать других сотрудников (ст. 303 ТК РФ). Если ИП не нанимает управляющего, то все сотрудники работают под его руководством. В должностной инструкции можно указать, например: «бухгалтер подчиняется непосредственно индивидуальному предпринимателю».

Кто должен составлять должностную инструкцию на работника?

Законодательство не определяет, кто именно должен составлять должностную инструкцию. На практике это обычно делают руководители профильных подразделений, юристы или кадровики. Работодатель сам решает, кому поручить эту работу и как оформить должностную инструкцию.

Обязан ли работодатель выдавать должностную инструкцию работнику?

Работодатель должен выдать сотруднику копию должностной инструкции, если она есть на предприятии. Для этого работник должен подать соответствующее заявление (см. ч. 2 ст. 22 ТК РФ, ч. 1 ст. 62 ТК РФ).

11. Заключение юриста.

Должностная инструкция специалиста в 2024 году — это локальный документ, который определяет обязанности сотрудников. Он разрабатывается с учётом особенностей производственного процесса, требований к конкретной должности и уровня ответственности специалистов.

Хотя должностная инструкция не является обязательным документом, она может быть полезна как для сотрудника, так и для работодателя. Правильно составленная инструкция помогает избежать недопониманий и конфликтов между сторонами.

При её создании не нужно полностью переписывать все нормы из кодексов и законов. Важно избегать общих фраз и выражений без смысловой нагрузки.