Общий порядок расчета отпускных

Согласно статье 114 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель обязан предоставить сотрудникам отпуск с сохранением должности (места работы) и среднего заработка.

Порядок расчёта среднего заработка регулируется Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 и статьёй 139 Трудового кодекса РФ. Отпускные начисляются отдельно для каждого работника. Основанием для начисления служит приказ работодателя о предоставлении отпуска.

Для расчёта отпускных необходимо знать формулу, которая приведена ниже:

• Сумма отпускных = Количество дней отпуска × Показатель среднедневного заработка.

Таким образом, для расчёта отпускных нужно знать количество дней отпуска (в большинстве случаев это календарные дни), величину среднедневного заработка за расчётный период и количество дней, которые были отработаны в расчётном периоде.

Если на время отпуска приходятся праздничные дни (согласно статье 112 Трудового кодекса РФ), то они не оплачиваются, так как не входят в период отпуска.

Начисление отпуска: какие суммы учитываются

Обычно сюда включаются все выплаты, которые получает работник:

* заработная плата;
* премии;
* оплата сверхурочных часов;
* выплаты за работу в особых условиях.

Однако в этот список не входят социальные выплаты. К ним относятся компенсации на оплату проезда, питания и даже коммунальных услуг. Если в этом году вы получали командировочные или отпускные, эти средства также не будут учитываться.

Кроме того, из расчётного периода исключаются суммы, которые вы получили в качестве:

* больничных;
* декретных выплат;
* выплат за дни, когда вы брали выходные по уходу за ребёнком-инвалидом.

Как определить среднедневной заработок

Порядок расчёта среднего заработка для начисления отпускных описан в Постановлении № 922. При определении этого показателя необходимо учитывать все виды вознаграждения персоналу, которые установлены в организации согласно системе оплаты труда.

Согласно пункту 2 Постановления, к таким выплатам относятся:

— заработная плата за отработанное время, начисленная по окладам и тарифным ставкам;
— заработная плата по сдельным расценкам в неденежном эквиваленте, комиссионное вознаграждение и процент от выручки;
— доплаты и надбавки к окладам и тарифным ставкам за выслугу лет, совмещение должностей, классность, профессиональное мастерство, руководство бригадой, увеличение объёмов работ и т. д.;
— специальные выплаты, связанные с условиями труда, включая компенсации за тяжёлую работу, работу во вредных или опасных условиях, работу в ночное время, праздничные дни, сверхурочную работу и т. д.;
— премии, предусмотренные системой оплаты труда работодателя;
— другие виды выплат.

Отпускные с учетом премий при не полностью отработанном расчетном периоде

Иногда премию начисляют сотруднику, который не полностью отработал расчётный период (РП).

Если момент начисления премии полностью совпадает с расчётным периодом, а сумма премии рассчитана с учётом отработанного времени, то бухгалтерия учтёт эти средства при расчёте отпускных. В противном случае премию нужно будет пересчитать, учитывая отработанное время.

Для этого используется следующая формула:

Премия, которая будет учтена при начислении отпускных, = (полная сумма премии / количество рабочих дней в расчётном периоде) × количество дней, отработанных сотрудником в расчётном периоде.

Эти формулы и вычисления подходят для сотрудников, которые официально трудоустроены. Если же вы получаете зарплату «в конверте», то рассчитать отпускные таким образом не получится.

В этом случае выплаты будут рассчитываться на основе вашего официального годового дохода. Если в вашем договоре сумма оплаты указана ниже реальной, то и отпускные у вас будут соответствующие. Чтобы избежать таких проблем, лучше всего обратиться к своему бухгалтеру и заранее узнать схему начисления выплат.

Что не учитывается

При расчёте среднего заработка не учитываются социальные выплаты и те, что не связаны с оплатой труда, например, материальная помощь, оплата отдыха, проезда, питания, жилищно-коммунальных услуг, обучения и так далее.

Расчёт показателя производится за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. При этом некоторые периоды необходимо исключить из расчётного заработка:

* время, когда за сотрудником сохранялся средний заработок, за исключением перерывов для кормления ребёнка, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации;
* время простоя по причинам, не зависящим от сторон, или по вине работодателя;
* дни, когда сотрудник получал больничное пособие или пособие по беременности и родам (БиР);
* нерабочие дни из-за участия сотрудника в забастовке;
* дополнительные оплачиваемые выходные дни, предоставленные работнику для ухода за ребёнком-инвалидом или инвалидом с детства;
* другие периоды освобождения сотрудника от работы с сохранением (полным или частичным) зарплаты или без оплаты в соответствии с законодательством.

Формулы

Если календарный месяц полностью отработан, то для расчёта используется среднее значение в 29,3 дня. Однако на практике редко встречаются ситуации, когда у сотрудника совсем нет периодов, которые нужно исключать из расчёта.

Если же месяц отработан не полностью, то для расчёта берётся меньшее количество дней. В таком случае используются следующие формулы:

* Число дней в неполностью отработанном месяце = число отработанных дней в месяце / число календарных дней в этом месяце x 29,3.
* Число фактически отработанных сотрудником дней в расчётном периоде = число полностью отработанных месяцев x 29,3 + число дней в неполностью отработанных месяцах.

Зная общую сумму выплат сотруднику за расчётный период и количество отработанных дней, можно вычислить средний заработок. Затем можно определить среднедневной показатель по формуле:

* Среднедневной заработок = общая сумма учитываемых за расчётный период выплат / число фактически отработанных сотрудником дней в расчётном периоде.

Как рассчитать отпускные

После того как мы определили расчётный период, среднедневной заработок и количество фактически отработанных сотрудником дней, можно приступать к расчёту отпускных. Для этого используется универсальная формула: количество дней отпуска умножается на среднедневной заработок.

Перед расчётом важно сравнить минимальный заработок, который рассчитывается исходя из величины федерального МРОТ, и среднедневной заработок сотрудника. Если минимальный заработок окажется больше, то расчёт отпускных будет производиться с учётом федерального МРОТ:

• Минимальный среднедневной заработок = действующая величина федерального МРОТ / 29,3.

Затем нужно определить сумму отпускных, которую следует перечислить сотруднику. Для этого используется следующая формула:

• Сумма отпускных = количество дней отпуска × среднедневной заработок сотрудника.

Какие налоги платятся с отпускных

С отпускных работодатель должен удержать НДФЛ и начислить страховые взносы, поскольку это заработок сотрудника.

С 2023 года порядок начисления НДФЛ изменился. Теперь налог нужно отражать на ЕНС (Едином налоговом счёте) следующим образом:

* Если отпускные выплачены в период с 23-го числа прошлого месяца по 22-е число текущего месяца, то налог на доходы необходимо перечислить до 28-го числа текущего месяца.

* Уведомление о начислениях нужно подать в налоговые органы до 25-го числа текущего месяца.

Если срок для перечисления налога совпадает с выходным днём, то НДФЛ можно уплатить в ближайший рабочий день.

Что касается страховых взносов, то они начисляются на отпускные в месяце, когда было выплачено вознаграждение. Срок для уплаты страховых взносов в бюджет — не позднее 28-го числа следующего месяца.

Какая ответственность предусмотрена за несоблюдение сроков выплаты отпускных?

В соответствии с частью 9 статьи 136 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель обязан выплатить работнику отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска. Выплата должна быть произведена не позднее этой даты, а более ранняя выплата допускается.

Однако Трудовой кодекс не указывает, какие дни следует учитывать при определении срока выплаты отпускных: календарные или рабочие. Согласно разъяснениям Роструда, необходимо учитывать календарные дни. Это подтверждается письмами Роструда от 14.05.2020 N ПГ/20884-6-1 и от 30.07.2014 N 1693-6-1.

Если дата выплаты отпускных совпадает с праздничным или выходным днём, то необходимо произвести расчёт с сотрудником накануне этого дня.

Несвоевременная выплата отпускных, то есть нарушение требований части 9 статьи 136 Трудового кодекса, может повлечь за собой административную ответственность в соответствии с частью 6 статьи 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях. Это может быть предупреждение или штраф в размере от 10 000 до 20 000 рублей для должностных лиц, от 1000 до 5000 рублей для индивидуальных предпринимателей и от 30 000 до 50 000 рублей для организаций.

Повторное нарушение может повлечь за собой штраф в размере от 20 000 до 30 000 рублей для должностных лиц или дисквалификацию на срок от одного до трёх лет, от 10 000 до 30 000 рублей для предпринимателей и от 50 000 до 100 000 рублей для организаций.

Заключение

Существует несколько видов отпусков: ежегодный оплачиваемый, который включает в себя основной и дополнительный отпуска, неоплачиваемый отпуск и отпуск по уходу за ребёнком.

Стандартная продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. В этот период не входят нерабочие праздничные дни, которые не оплачиваются.

Отпускные выплаты для ежегодного оплачиваемого отпуска рассчитываются исходя из среднего дневного заработка, умноженного на количество дней отдыха.

Средний дневной заработок рассчитывается по календарным дням, поэтому обычно он меньше стоимости одного рабочего дня.

Отпускное пособие выплачивается за три календарных дня до начала отпуска.

С отпускных необходимо уплатить налог на доходы физических лиц (НДФЛ) в размере 13% для резидентов РФ (или 15% для резидентов с годовым доходом более 5 миллионов рублей) и страховые взносы.