Представьте: вы наняли классного специалиста без договора — «он же свой человек!». А через месяц трудовая инспекция нагрянула с проверкой… 💥 Штраф до 100 000 ₽, доначисление налогов, суды и репутационные потери. Давайте разберемся, как правильно оформлять сотрудников по новым правилам 2025 года — без паники и рисков.

❓ Чем трудовой договор отличается от «договора подряда»?

Трудовой договор (ТД) — это не просто бумажка, а гарантия прав для обеих сторон:

• Работник выполняет регулярные обязанности по графику компании;

• Работодатель обеспечивает зарплату, отпуск, больничный и соцгарантии (ст. 56 ТК РФ).

Договор ГПХ (подряд) подходит только для разовых проектов — например, разработка сайта или фотосъемка мероприятия. Здесь нет графика, нет соцпакетов — только оплата результата.

Таблица: Главные отличия — не путайте!

💡 Пример из практики: Если курьер приезжает в офис каждый день к 9:00, получает фиксированную зарплату и отчитывается менеджеру — это трудовые отношения. Даже если вы назвали договор «подрядным». Суд переквалифицирует его и начислит штраф.

⏰ Сроки оформления: Жесткие правила 2025 года

• 3 рабочих дня — максимум для подписания ТД с момента допуска к работе (ст. 67 ТК РФ). Просрочка = штраф 50 000–100 000 ₽ для компании.

• Электронная регистрация обязательна — данные передаются в госсистему через портал «Работа в России» или сервисы ЭДО (например, Контур.Экстерн).

📋 Пошаговая инструкция: Как оформить сотрудника без ошибок

Шаг 1: Собираем документы

Обязательный набор (ст. 65 ТК РФ):

• Паспорт;

• СНИЛС (или запросите через СФР);

• Данные о трудовой деятельности (электронная книжка или выписка СТД-Р).
  Для иностранцев: разрешение на работу, патент.

Дополнительно для особых случаев:

• Справка об отсутствии судимости — для педагогов, охранников;

• Медкнижка — для поваров, водителей;

• Согласие родителей + разрешение опеки — для работников до 15 лет.

Шаг 2: Заключаем трудовой договор

Что обязательно включить (ст. 57 ТК РФ):

• Место работы (офис, удаленка, филиал);

• Должностные обязанности;

• Размер оклада (не ниже 22 440 ₽ с 2025 года!);

• Режим работы/отдыха.

📌 Образец формулировки про удаленку:
*«Работник выполняет обязанности дистанционно по адресу: г. Казань, ул. Ленина, д. 25. Работодатель компенсирует затраты на интернет в размере 500 ₽/месяц».

Шаг 3: Регистрируем в электронной системе

• Через «Работа в России» или ЭДО-сервисы;

• Срок — 3 дня после подписания договора.

Шаг 4: Оформляем приказ о приеме

Используйте форму № Т-1. Работник должен подписать его в течение 3 дней.

Шаг 5: Знакомим с локальными актами

Под подпись выдайте:

• Правила внутреннего распорядка;

• Инструкцию по охране труда;

• Положение о персональных данных.

⚡ 5 главных изменений 2025 года

1. Наставничество — только добровольно!
   Поручать обучение новичков можно только с письменного согласия сотрудника. Условия и доплата фиксируются в ТД. Отказаться можно за 3 дня (ст. 351.8 ТК РФ).

2. Компенсация за неиспользованные отгулы при увольнении
   Если работник не успел отгулять дни за работу в выходные, при увольнении ему доплатят разницу между обычной и повышенной оплатой (поправки в ст. 153 ТК РФ).

3. Гарантии для военнослужащих-контрактников
   За ними сохраняется рабочее место. Родителям детей до 14 лет запрещены ночные смены и сверхурочные, если второй родитель — контрактник (ст. 351.7 ТК РФ).

4. Новые правила для несовершеннолетних

   • С 1 сентября 2025: подростков 14–18 лет можно привлекать к работе в выходные в каникулы с согласия родителей и органов опеки (ст. 268 ТК РФ);

   • Запрещено: испытательный срок, сокращенный оклад, материальная ответственность (кроме умышленного ущерба).

5. Аптечки на рабочих местах
   Теперь регламентировано не только содержимое, но и размещение, сроки годности, количество (Приказ Минтруда № 398н).

🚫 Топ-5 ошибок работодателей (и как их избежать)

1. «Устная договоренность — тоже договор»
   Последствия: Штраф до 100 000 ₽ + оплата всех страховых взносов.
   Решение: Всегда подписывайте ТД до начала работы.

2. «Платим меньше МРОТ, но с премиями»
   Нарушение: Оклад не может быть ниже 22 440 ₽. Премии — доплата сверху!

3. «Удаленщик работает без допсоглашения»
   Новое правило 2025: Условия дистанционной работы должны быть в основном договоре.

4. «Не ведем электронные трудовые книжки»
   Риск: Штраф до 50 000 ₽. Для новичков с 2025 года ЭТК — обязательно.

5. «Несовершеннолетний работает ночью»
   Запрещено: Подросткам можно трудиться только с 6:00 до 22:00 (ст. 265 ТК РФ).

📝 Шаблоны документов

Заявление на переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

*Директору ООО «Старт»
Петрову И.С.
от менеджера Сидоровой А.К.
Заявление
Прошу прекратить ведение бумажной трудовой книжки и перейти на электронный формат учета через СФР.
10.06.2025 ________ /Сидорова А.К./

Уведомление об ошибке в трудовой книжке

*Генеральному директору ООО «Луч»
Иванову П.С.
от инженера Козлова В.М.
Заявление
В записи №3 от 15.05.2025 в моей трудовой книжке допущена ошибка: неверно указана должность («менеджер» вместо «ведущий инженер»). На основании ст. 66 ТК РФ прошу внести исправления.
Приложение: копия приказа о приеме №23-к от 12.05.2025.
20.06.2025 ________ /Козлов В.М./

Примеры шаблоны и заявления находятся в разделе документы тут…

💼 Особые случаи: Несовершеннолетние, иностранцы, удаленщики

Для работников до 18 лет:

• Документы: + согласие родителей + разрешение опеки (до 15 лет);

• График: не более 24 часов/неделю (до 16 лет), не более 35 часов (16–18 лет);

• Отпуск: 31 день в удобное время.

Для иностранцев:

• Патент или разрешение на работу (кроме граждан ЕАЭС);

• Полис ДМС;

• Уведомление МВД о приеме в 3-дневный срок.

Для удаленщиков:

• В ТД обязательно: адрес работы, компенсация за интернет;

• Работодатель не вправе требовать явку в офис без согласия.

💎 Заключение: Ваш чек-лист на 2025 год

1. Всегда оформляйте ТД письменно + электронная регистрация — это защита от штрафов до 100 000 ₽.

2. Проверяйте МРОТ — оклад не ниже 22 440 ₽ даже для частичной занятости.

3. Следите за новыми правилами:

   • Наставничество — только с согласия;

   • Несовершеннолетние в выходные — только в каникулы и с разрешения опеки;

   • Компенсация за неотгулянные выходные — при увольнении.

4. Не экономьте на безопасности: аптечки, медосмотры, инструктажи.

💡 Помните: Ошибка в оформлении может стоить бизнесу сотни тысяч рублей. Если сомневаетесь — консультируйтесь с юристом или используйте сервисы автоматизации (например, Контур.Экстерн).