Когда положена компенсация за отпуск

Каждый официально трудоустроенный гражданин имеет право на отдых после того, как отработает полгода. Его стандартный отпуск составляет 28 дней и может быть предоставлен единовременно или разделен на части (но один из этих дней должен быть не менее 14 дней).

Однако, не всегда у сотрудников есть возможность использовать весь свой отпуск (из-за загруженности на работе, нехватки кадров или собственного нежелания). В таком случае, неиспользованный отпуск не аннулируется, а переносится на следующий год, увеличивая общее количество отпускных дней.

Согласно статье 126 Трудового кодекса РФ, вместо неиспользованного отпуска можно получить денежную компенсацию. Замена возможна, если оплачиваемый отпуск работника превышает 28 дней (это может быть при удлиненном или дополнительном отпуске).

Стоит отметить, что не все виды продления срока отпуска закреплены в Трудовом кодексе (например, для работающих инвалидов, педагогов и медицинских работников). Компания может самостоятельно увеличить срок ежегодного отпуска, если это указано в правилах внутреннего распорядка (например, при достижении определенного стажа).

Таким образом, каждый член коллектива имеет право потребовать выплату компенсации в размере, равном количеству дней сверх стандартного отпуска. Например, если оплачиваемый отпуск составляет 56 дней (как у педагогов), можно заменить финансовой выплатой 28 из них, которые предоставляются сверх стандартного отпуска.

Возможные исключения

Руководство не всегда может заменить отпуск денежной выплатой, и есть определенные категории сотрудников, для которых это невозможно.

К таким категориям относятся:

• женщины в период беременности;
• несовершеннолетние;
• пострадавшие от аварии на Чернобыльской АЭС;
• работники, работающие в опасных или вредных условиях.

Последние имеют право на денежную выплату, которая равна периоду, превышающему минимальный дополнительный отпуск (который составляет 7 дней). То есть, если ежегодный оплачиваемый отпуск составляет 12 дней, то денежное возмещение может быть получено только за 4 из них.

Женщинам в период беременности нельзя заменить положенные дни отпуска денежной компенсацией, даже если они сами этого хотят. Однако они имеют право взять отпуск в любой момент, даже перед освобождением от работы для ухода за ребенком или сразу после возвращения на работу после родов. Это их главное право, которое нельзя оспорить без нарушения закона.

Начисление компенсации за неиспользованный отпуск без увольнения для указанных категорий может стать основанием для денежного взыскания с руководителя, который решил пойти им навстречу.

Если отдых перенесен

Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть прерван или перенесен в случае необходимости. Это может произойти по следующим причинам:

• если открыт листок нетрудоспособности;
• если гражданин исполняет государственные обязанности, на период которых он законно освобожден от своих трудовых обязательств;
• если есть необходимость в присутствии данного сотрудника в компании.

Согласно статье 124 Трудового кодекса, изменения во времени ухода на отпуск могут быть сделаны по следующим причинам:

• невыплата отпускных;
• уведомление о предоставлении отпуска позже, чем за две недели до даты ухода.

В таких ситуациях возможна частичная оплата отпускных (равная количеству дней, в течение которых сотрудник отсутствовал), но замена неиспользованного периода финансовой выплатой не допускается.

Перенос отпуска на другой расчетный год не допускается для несовершеннолетних сотрудников и тех, кто работает в условиях, опасных для здоровья.

Порядок расчета компенсации

Чтобы вычислить сумму компенсации за неиспользованный отпуск, нужно:

1. Сложить все начисления за последний год работы (если стаж меньше указанного порога, то сложить выплаты за все отработанные месяцы).
2. Разделить полученную сумму на 12 (или на число месяцев, если стажа недостаточно) и получить среднемесячное начисление.
3. Разделить среднемесячное начисление на 29,3 – это среднее число выходов на работу в месяц, которое используется для бухгалтерских расчетов. В результате получим среднедневное начисление.
4. Умножить среднедневное начисление на количество дней неиспользованного отпуска, за которые положена компенсация.
5. Полученная сумма и будет размером компенсации.

Законодательство не устанавливает фиксированный размер компенсации, это лишь методика расчета, которая должна применяться в каждой организации.

Налоговые и страховые взносы

Компенсационные выплаты за неиспользованный отпуск производятся на основании трудовых отношений. Как следствие, они облагаются налогом в соответствии с обычным порядком и страховыми взносами.

Также в расходах учитывается налог на прибыль (п.8 ст. 255 НК РФ), но только в пределах той части ежегодного отпуска, которая превышает стандартный период.

Страховые взносы, удерживаемые с компенсации за отпуск:

— в Пенсионный фонд;
— в Фонд социального страхования;
— в территориальное отделение Фонда обязательного медицинского страхования.

Они учитываются в том периоде времени, за который производится замена, и удерживаются в день начисления.

Порядок оформления компенсации

Алгоритм действий для получения компенсации за неиспользованные отпускные дни:

1. Составление заявления на имя директора с просьбой о компенсации.
2. Регистрация заявления и передача его бухгалтеру для проведения расчетов.
3. Издание приказа о выплате компенсации.
4. Зачисление средств на расчетный счет сотрудника.
5. Перед тем как подписать приказ, необходимо убедиться, что указанная в нем сумма соответствует сумме компенсации, которую вы рассчитали самостоятельно.

Выплата компенсации должна быть произведена в течение 10 дней после издания приказа. Также возможно, что компенсация будет выплачена вместе с первой заработной платой.

Оформление заявления

Заявление о получении финансовой компенсации за дни сверх использованного отпуска должно быть подано в письменном виде. Оно должно быть составлено в свободной форме с обязательным указанием следующих данных:

• ФИО заявителя;
• должности, которую он занимает;
• названия предприятия, в которое направляется заявление (без сокращений);
• количества дней, за которые запрашивается финансовая компенсация;
• даты и личной подписи заявителя.

Документ должен быть составлен в соответствии с общими требованиями деловой переписки. Грамотность изложения и аккуратность заполнения заявления имеют важное значение.

Оформление приказа

Распоряжение о выплате компенсации за неиспользованный отпуск без увольнения работника составляется в соответствии с внутренними правилами организации. Законодательство не устанавливает конкретной формы для такого распоряжения, однако регламентирует информацию, которая должна быть в нем указана.

В распоряжении необходимо указать:

• информацию о заявителе (фамилия, имя, отчество и должность);
• согласие руководства на выплату компенсации;
• объем средств, которые будут выплачены заявителю (с указанием периода расчета);
• основание для начисления компенсации;
• информацию о лице, ответственном за исполнение данного распоряжения.

Чтобы распоряжение вступило в силу, оно должно быть подписано руководителем и сотрудником, которому положена выплата.

Наказание за незаконную компенсацию

Если нарушен порядок замены отпуска финансовым начислением (например, учет дней стандартного отпуска или выплата сотруднику, которому она не положена), ответственность несет руководитель.

Размер штрафа определяется в зависимости от статуса руководителя и в соответствии с частью 1 статьи 5.27 КоАП РФ, и составляет:

• от 1 до 5 тысяч рублей для должностных лиц (может быть заменен предупреждением);
• от 1 до 5 тысяч рублей для индивидуальных предпринимателей без статуса юридического лица;
• от 30 до 50 тысяч рублей для юридических лиц.

Повторное нарушение увеличивает размер штрафа, который составляет:

• от 10 до 20 тысяч рублей для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей (в первом случае денежный штраф может быть заменен дисквалификацией на срок от 1 до 3 лет);
• от 50 до 70 тысяч рублей для юридических лиц.

Если возникают проблемы с получением компенсации, рекомендуется обратиться к юристу.

Заключение

Компенсация за неиспользованные дни отпуска возможна, но с некоторыми особенностями.

Финансовая замена не предусмотрена для:

• тех, кто работает в опасных и/или вредных условиях;
• беременных женщин;
• несовершеннолетних сотрудников;
• лиц, подвергшихся воздействию чернобыльской радиации.

Также компенсация не выплачивается, если отпуск был предоставлен авансом или перенесен по любой причине.

В остальных случаях, если количество неиспользованных дней отпуска превышает 28, персонал может заменить их финансовой выплатой.

Чтобы самостоятельно рассчитать размер компенсации, нужно:

• сложить все начисления за календарный год;
• разделить их на число отработанных месяцев;
• разделить полученную цифру на 29,3;
• умножить выведенное число на количество дней, за которые запрашивается финансовая замена.

Порядок получения компенсации не сложный. Нужно просто написать заявление, зарегистрировать его и передать руководителю. Он издаст приказ, который будет подписан, и после этого будет начислена компенсация.

Как и со всех других видов выплат, с компенсации за неиспользованный отпуск без увольнения удерживается НДФЛ и все страховые взносы.