Планирование использования ежегодного отпуска

В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (статья 123), работодатель обязан планировать отпуска своих сотрудников на каждый предстоящий год и отражать время их предоставления в графике отпусков. Этот график должен быть утверждён не позднее чем за две недели до начала очередного года.

Согласно графику, работники должны уходить в отпуск. При этом работодатель обязан предупредить их о запланированном отпуске под расписку не менее чем за две недели до его начала (статья 136 Трудового кодекса РФ, информация Министерства труда России от 16 июня 2014 года). Также работодатель должен выплатить отпускные не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска.

Однако это не означает, что отклонения от графика отпусков полностью исключены. В некоторых случаях перенос ежегодного отпуска возможен по инициативе работника или работодателя.

Причины переноса отпуска можно разделить на три группы:

1. Работодатель обязан продлить или перенести отпуск по согласованию с работником.
2. Работник может обратиться к работодателю с просьбой о переносе отпуска. В этом случае работодатель может как согласиться на перенос, так и отказать.
3. Инициатива переноса исходит от работодателя, и для его осуществления требуется согласие работника.

Одной из причин для переноса отпуска может быть производственная необходимость. В этом случае возможен даже перенос времени очередного отпуска на следующий год, если работник не относится к лицам, которым запрещено непредоставление отпуска ежегодно (статья 124 Трудового кодекса РФ). К таким лицам относятся несовершеннолетние работники и те, кто работает во вредных или опасных условиях.

Важно отметить, что дополнительные отпуска, которые предоставляются некоторым категориям работников, будут подчиняться тем же правилам переноса, что и обычные отпуска.

Причины смещения отпуска по инициативе работника

Причины, по которым работник может попросить перенести отпуск, могут быть самыми разными. В таких случаях работодатель обычно идёт навстречу сотруднику и согласовывает новую дату. Однако есть ситуации, когда работодатель не имеет права отказать в переносе отпуска:

* Если сотрудник усыновил ребёнка в возрасте до трёх месяцев (статья 122 ТК РФ).
* Если муж женщины находится в отпуске по беременности и родам, и его жена хочет взять отпуск в удобное для него время (статья 123 ТК РФ).
* Если женщина хочет присоединить свой очередной отпуск к отпуску по беременности и родам или отпуску по уходу за ребёнком (статья 260 ТК РФ).
* Если родитель (в том числе приёмный), опекун или попечитель ребёнка-инвалида младше 18 лет хочет взять отпуск в удобное время (статья 262.1 ТК РФ).
* Если сотрудник младше 18 лет (статья 267 ТК РФ).
* Если совместитель хочет взять отпуск по основному месту работы (статья 286 ТК РФ).
* Если человек пострадал при аварии на Чернобыльской АЭС или участвовал в ликвидации её последствий (пункт 5 статьи 14, статья 15 закона «О социальной защите…» от 15.05.1991 № 1244-1).
* Если человек получил дозу облучения при ядерных испытаниях на полигоне в Семипалатинске (пункт 15 статьи 2 закона «О социальных гарантиях…» от 10.01.2002 № 2-ФЗ).
* Если человек отмечен знаком «Почётный донор» (подпункт 1 пункта 1 статьи 23 закона «О донорстве…» от 20.07.2012 № 125-ФЗ).
* Если человек является инвалидом, участником войны, ветераном боевых действий или по долгу службы находился на территории их ведения, проходил военное обучение или работал на оборону страны в годы Великой Отечественной войны, жил в блокадном Ленинграде (подпункт 17 пункта 1 статьи 14, подпункт 15 пункта 1 статьи 15, подпункт 13 пункта 1, подпункт 4 пункта 2, подпункт 3 пункта 3 статьи 16, пункт 9 статьи 17, пункт 9 статьи 18, пункт 10 статьи 19 закона «О ветеранах» от 12.01.1995 № 5-ФЗ).
* Если супруга (супруг) военнослужащего хочет взять отпуск по месту службы своего супруга (пункт 11 статьи 11 закона «О статусе военнослужащих» от 27.05.1998 № 76-ФЗ).
* Если сотрудник ОВД не смог реализовать своё право на отпуск в соответствии с утверждённым графиком (пункт 3 статьи 57, пункт 2 статьи 64 закона «О службе в органах внутренних дел…» от 30.11.2011 № 342-ФЗ).
* Если Герой Труда, Соцтруда или полный кавалер ордена Трудовой Славы хочет взять отпуск в удобное время (пункт 2 статьи 6 закона «О предоставлении социальных гарантий…» от 09.01.1997 № 5-ФЗ).
* Если Герой СССР, РФ или полный кавалер ордена Славы хочет взять отпуск в удобное время (пункт 3 статьи 8 закона «О статусе Героев…» от 15.01.1993 № 4301-1).

Во всех остальных случаях работодатель может как согласиться на перенос отпуска, так и отказать в этом. Если у работодателя нет принципиальных возражений против переноса отпуска, но он не согласен с его сроками, то стороны должны договориться и установить сроки, которые устроят обе стороны — и работодателя, и работника.

Перенос в связи с больничным

Если во время ежегодного отпуска сотрудник заболел, отпуск автоматически продлевается на дни болезни. Однако по согласованию с работником эти дни можно перенести на другой срок.

Например, если отпуск составляет 14 дней и в последние шесть дней сотрудник заболел, то эти шесть дней можно добавить к отпуску или перенести на другое время.

Важно отметить, что:

— если сотрудник не сообщил о желании перенести отпуск, то он автоматически продлевается;
— продление или перенос отпуска возможны только в случае болезни самого сотрудника, подтверждённой больничным листом, выданным по заболеванию или травме.

Если во время отпуска заболел ребёнок сотрудника или он сам был на карантине, то отпуск не переносится. Однако работодатель может предусмотреть в своих локальных нормативных актах возможность переноса отпуска для ухода за заболевшим членом семьи работника.

Перенос по семейным обстоятельствам

В случае возникновения семейных обстоятельств, которые препятствуют работнику отправиться в ежегодный отпуск в запланированное время, работодатель обязан рассмотреть возможность переноса отпуска.

Такой перенос может быть осуществлён в следующих случаях:

— если это предусмотрено локальным нормативным актом организации;
— по просьбе работника, который имеет право на «удобный» отпуск.

В остальных случаях решение о переносе отпуска по семейным обстоятельствам остаётся за работодателем.

Для оформления переноса отпуска работник должен написать заявление в произвольной форме, желательно с приложением подтверждающих документов. На основании этого заявления издаётся приказ. Также необходимо внести изменения в график отпусков и личную карточку работника (при её наличии).

Если работник желает перенести свой отпуск на следующий год, следует убедиться, что такой перенос не запрещён для него (часть 4 статьи 124 Трудового кодекса Российской Федерации). Кроме того, новая дата начала отпуска должна позволять уведомить работника о начале отпуска не менее чем за две недели.

Оформление переноса

Прежде всего, сотрудник должен выразить желание о переносе отпуска, составив заявление на имя работодателя. Заявление не имеет установленной формы, но в нём должны быть указаны:

* личные данные сотрудника (ФИО, должность, название подразделения, табельный номер);
* суть вопроса (просьба о переносе отпуска с указанием причины и желаемых сроков начала отпуска);
* дата составления и подпись сотрудника.

Если работодатель решит удовлетворить просьбу сотрудника, он издаст приказ о переносе отпуска. В этом документе будет указано, что отпуск сотрудника переносится согласно его заявлению.

Приказ станет основанием для изменений в графике отпусков и личной карточке сотрудника.

Ответственность за нарушение правил переноса отпуска

Если работодатель не соблюдает нормы о переносе отпуска, его могут привлечь к административной ответственности по части 1 и 2 статьи 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

Например, если на будущий год сотруднику перенесли отпуск, а такой перенос запрещён.

За первичное нарушение предусмотрены следующие санкции:
* для должностных лиц — предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей;
* для индивидуальных предпринимателей — штраф от 1000 до 5000 рублей;
* для организаций — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

Повторное нарушение влечёт более строгие меры:
* должностных лиц оштрафуют на сумму от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалифицируют на срок от одного года до трёх лет;
* индивидуальных предпринимателей оштрафуют на сумму от 10 000 до 20 000 рублей;
* организации — на сумму от 50 000 до 70 000 рублей.

Кроме того, работник может потребовать компенсацию морального вреда.

Основания для появления обязанности продлить или перенести отпуск

Работодатель обязан продлить или перенести отпуск в следующих случаях:

* если время отдыха совпало с больничным самого работника (не членов его семьи);
* если работник исполнял государственные обязанности, которые требовали освобождения от работы;
* если возникла другая ситуация, предусмотренная законодательством (включая локальные нормативные акты).

По согласованию с работником отпуск может быть продлён на количество дней, которые он не использовал по вышеуказанной причине (причина должна быть подтверждена документально). Также отпуск может быть перенесён на другие дни. В этом случае от работника требуется заявление с указанием конкретного периода.

Ещё одним обязательным основанием для переноса отпуска по инициативе работника является нарушение работодателем сроков, которые имеют значение для отпуска. Например, если работодатель не предупредил работника о начале отпуска или не выплатил отпускные вовремя. В такой ситуации работник имеет право потребовать перенести время отдыха на другой срок (статья 124 Трудового кодекса РФ).

Инициатива работодателя и права работника

Возможность переноса отпуска зависит от необходимости эффективной работы компании и производства в целом. Решение о переносе принимает работодатель.

Статья 124 Трудового кодекса Российской Федерации указывает на три обязательных условия для переноса отпуска:

1. Возникновение чрезвычайной или исключительной ситуации.
2. Отсутствие определённого сотрудника может негативно повлиять на организацию или индивидуального предпринимателя.
3. Согласие сотрудника.

Законодательство не содержит перечня исключительных ситуаций, но на практике они могут возникнуть, например:

* Компания проходит проверку извне, и сотрудник ответственен за этот участок работы.
* Необходимо сдать отчётность в определённый срок.
* Предстоит срочная командировка.
* Сотрудник должен заменить отсутствующего руководителя.
* Поступает новое оборудование, и необходимо наладить его работу.
* В любых других случаях, когда требуется безотлагательное присутствие работника.

Статья 124 Трудового кодекса устанавливает запрет на перенос отпуска для следующих категорий работников:

* Несовершеннолетних.
* Работников, занятых на вредных или опасных производствах.

Также нельзя переносить оплачиваемый отпуск два года подряд. Перенесённый отпуск должен быть предоставлен работнику в течение 12 месяцев.

За нарушение прав работников статья 5.27.1 КоАП устанавливает штрафы:

* Для организаций — от 50 000 до 80 000 рублей.
* Для руководителей организаций и индивидуальных предпринимателей — от 2 000 до 5 000 рублей.

При первой проверке контролирующие органы могут ограничиться предупреждением в адрес администрации или индивидуального предпринимателя.

Как оформить

Если отпуск сотрудника нужно перенести из-за производственной необходимости, то:

— не требуется заявление от сотрудника;
— нужно получить письменное согласие сотрудника.

Перенос отпуска оформляется приказом. На основании приказа кадровая служба вносит изменения в график отпусков. Сотрудник может выразить своё согласие, поставив подпись под приказом и сделав соответствующую пометку, например: «ознакомлен и согласен».

Однако лучше уведомить сотрудника о переносе отпуска заранее, до издания приказа, и получить его согласие. Это удобно и для сотрудника, и для администрации.

Форма уведомления и приказа на перенос отпуска по «производственной» причине не утверждена законодательно. Обычно используются бланки, утверждённые локальными нормативными актами. Эти документы регистрируются и хранятся в соответствии с порядком документооборота. Их наличие может заинтересовать инспекцию по труду, например, в случае возникновения спорной ситуации с сотрудником или в ходе плановой проверки.

Уведомление о переносе отпуска из-за производственной необходимости должно содержать:

— наименование организации;
— ФИО и должность сотрудника;
— текст, уведомляющий о том, что предоставление отпуска в определённые сроки может негативно сказаться на производственных и управленческих процессах;
— перечисление причин негативных последствий;
— предложение перенести отпуск на другой период;
— указание этого периода;
— ссылку на статью 124 Трудового кодекса РФ;
— напоминание о том, что перенос отпуска возможен только с согласия сотрудника;
— подпись руководителя.

Сотрудник ставит на уведомлении пометку о том, что он ознакомлен с информацией и согласен на перенос (если согласен), и подписывает его.

Заключение

1. Администрация может принять решение о переносе отпуска сотрудника в связи с производственной необходимостью. В таком случае работнику не нужно писать заявление о переносе отпуска.
2. Однако, если сотрудник не согласен на перенос отпуска, администрация не имеет права его переносить без письменного согласия работника.
3. Также важно помнить, что нельзя переносить ежегодный отпуск два года подряд. Отпуск должен быть предоставлен в течение года после переноса.
4. Есть категории сотрудников, для которых запрещено переносить отпуск в связи с производственной необходимостью: это «вредники» и несовершеннолетние.
5. Перенос отпуска в связи с производственной необходимостью оформляется приказом. К этому приказу прилагается уведомление о переносе, которое было отправлено работнику ранее и подписано им.
6. Унифицированных форм для этих документов нет, они разрабатываются и утверждаются работодателем.
7. К приказу могут прилагаться другие документы, которые подтверждают необходимость переноса времени отдыха.