Все работодатели обязаны вести воинский учёт в своих организациях в 2024 году. В небольших компаниях эта обязанность часто возлагается на специалиста по кадрам.

Министерство обороны приняло новую Инструкцию по организации воинского учёта (Приказ от 22 ноября 2021 года №700) и утвердило новые карточки воинского учёта (ВУ), которые пришли на смену личным карточкам Т-2 и Т-2 ГС.

В этой статье мы подробно расскажем об отчётности, которую кадровики должны сдавать в военкомат. Мы пошагово объясним, какие отчёты и в какие сроки нужно сдавать, а также предоставим читателям необходимые бланки документов.

1. Отчет организации в военкомат.

Каждая компания, где работает хотя бы один военнообязанный сотрудник, обязана вести воинский учёт. Некоторые считают, что обязанности работодателя в этой области ограничиваются заполнением карточек по форме № 10. Однако это не так, и ответственность гораздо шире.

Ежегодно компания должна представлять в военкомат отчёты по воинскому учёту. Кроме того, работодатель обязан поддерживать постоянный контакт с военными комиссариатами.

Основные правовые акты, регулирующие взаимодействие с комиссариатами:

• Федеральный закон от 28 марта 1998 года № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»
• Постановление Правительства Российской Федерации от 27 ноября 2006 года № 719 «Об утверждении Положения о воинском учёте»
• Методические рекомендации по ведению воинского учёта в организациях, утверждённые Генштабом Вооружённых сил Российской Федерации 11 июля 2017 года
• Инструкция по организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учёта, утверждённая приказом Министерства обороны Российской Федерации от 22 ноября 2021 года № 700

Важно уделить особое внимание Инструкции, так как в ней подробно описан порядок действий работодателя, а также представлены виды и формы отчётности, которые следует использовать в работе.

2. Обязанности работодателя.

Положение о воинском учете в организации — это важный локальный документ, который регламентирует особенности ведения военно-учетной работы на предприятии. В этом документе четко определены права и обязанности лиц, ответственных за ведение документации по военнообязанным сотрудникам, а также указан порядок предоставления отчетности и другие аспекты, касающиеся взаимодействия с военкоматом.

Согласно правилам ведения воинского учета, работодатели обязаны выполнять ряд важных обязанностей:

1. Проверять наличие военного билета у каждого нового сотрудника. Это необходимо делать сразу после приема на работу. Важно, чтобы в военном билете не было помарок и исправлений, а записи были внесены только черной тушью или черной пастой. На первой странице должно быть фото, за исключением военных билетов советского образца, в которых фотография может отсутствовать.

2. Информировать сотрудников о наличии у них военной обязанности, а также сообщать о вызовах в военный комиссариат и проводить разъяснительную работу.

3. Вести воинский учет сотрудников, осуществляя ведение военно-учетной системы (ВУС). Эта работа включает в себя заполнение карточки по форме №10, передачу данных в военкоматы о приеме и увольнении военнообязанных сотрудников, подготовку отчетов, сверку информации с военкоматом, снятие работников с учета, своевременное уведомление военкоматов о смене этих работников и другие действия.

4. Информировать военкоматы о любых нарушениях, таких как невыполнение сотрудниками обязанностей по воинскому учету, наличие ошибок в документах или их подделка. Необходимо объяснять работникам, что они должны состоять на учете в военкомате, посещать его для постановки на учет и сообщать об изменениях своих персональных данных. В противном случае они могут быть привлечены к административной или даже уголовной ответственности (ст. 10 Закона от 28 марта 1998 г. №53-ФЗ, п. 50 Положения №719, ст. 21.5 и ст. 21.7 КоАП РФ, ст. 328 УК РФ).

5. Оформлять и выдавать сотрудникам направление, которое необходимо предъявить в военный комиссариат для постановки на учет.

Кадровики формируют папку «Делопроизводство по ведению ВУ», предназначенную для хранения переписки с военными комиссариатами и военными управами, включая журнал регистрации документов воинского учета — как входящих, так и исходящих.

3. Сроки сдачи отчетов.

В течение всего года необходимо вести воинский учёт и своевременно сдавать отчётность. Состав и сроки предоставления отчётности строго регламентированы. В текущем году сроки передачи некоторых форм могут различаться в зависимости от региона.

Отчет и срок сдачи:

• О работниках-мужчинах в возрасте 15 и 16 лет — Предоставляют каждый год в сентябре.
• О работниках-мужчинах, которых следует поставить в первый раз на учет — Ежегодно до 1 ноября.
• Анкета на работника с целью первичной постановки на воинский учет — Каждый год до 1.11 вместе с отчетом о сотрудниках, которых нужно поставить на первоначальный ВУ.
• План действий на год — Следует согласовать как можно быстрее в текущем году.
• Карточка учёта фирмы в военкомате (форма под номером 18) — В одно время с планом работы во ВУ.
• О количестве работающих и забронированных граждан, которые пребывают в запасе (форма №6) — Одновременно с планом работы по ВУ.
• Сведения о принятых на работу либо уволенных сотрудниках, являющихся военнообязанными — В течение 14 дней со дня приема человека на работу или увольнения из фирмы.
• Сведения о работниках, состоящих, согласно правилам, на воинском учете и не состоящих, но обязанных состоять — 2 недели со дня, когда был получен запрос из военкомата, или 14 дней с момента, когда были выявлены такие работники, если уклонисты выявлены компанией самостоятельно.
• Информация об обеспеченности фирмы трудовыми ресурсами из граждан, пребывающих, в соответствии с документами, в запасе, в военное время и на период мобилизации — Обычно сдают перед новым годом. Нужно уточнить в местном военном комиссариате.
• Листок сообщения о каких-либо изменениях сведений о тех гражданах, которые состоят на учете в военном комиссариате — В течение 2-ух недель с момента события.
• Перечень сотрудников для сверки учетных сведений о воинском учете — Не реже одного раза в год. Дату надо уточнить в местном военкомате.

В соответствии с законодательством, каждая организация обязана вести воинский учёт. Невыполнение этой обязанности может повлечь за собой наказание в виде штрафа для ответственных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей, как указано в части 3 статьи 21.4 КоАП.

Наши юристы готовы помочь вам дистанционно организовать ведение воинского учёта в вашей компании и подскажут, как действовать в случае обнаружения нарушений в этой области.

4. Какие отчеты надо сдавать.

Теперь давайте подробнее рассмотрим процесс подачи отчетов в военкомат в 2024 году. Отчеты отправляются в военкомат ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. В личное дело работника необходимо вложить корешок описи и почтовый чек, который будет служить подтверждением того, что обязанность по сдаче отчета была выполнена надлежащим образом.

Отчет в военкомат при приеме на работу и увольнении сотрудников.

Если в вашей организации был принят или уволен военнообязанный сотрудник, то в течение двух недель с момента его приема или увольнения вы обязаны уведомить об этом военкомат.

Уведомление должно быть направлено по форме, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации № 719 от 27 ноября 2006 года. Несвоевременное предоставление данных может повлечь за собой административную ответственность, предусмотренную частью 3 статьи 21.4 Кодекса об административных правонарушениях.

Отчет о работниках, не вставших на воинский учет.

В соответствии с частью 1 статьи 4 Закона № 53-ФЗ, специалист отдела кадров обязан уведомить военкомат о сотрудниках, которые не состоят на воинском учёте, в течение двух недель с момента их трудоустройства. Если работник не предоставил документы, необходимые для ведения воинского учёта в организации, или в них есть отметка о снятии с учёта, это означает, что он не состоит на учёте.

При приёме на работу рекомендуется проверить паспорт нового сотрудника, приписное свидетельство или военный билет. Если выяснится, что работник не встал на учёт по какой-либо причине, ему необходимо выдать направление в военкомат.

Наши опытные юристы с радостью помогут вам подготовить все необходимые документы для работы с сотрудниками, которые по тем или иным причинам не состоят на воинском учете.

Годовой отчет о мужчинах, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет.

Ежегодно до 1 ноября необходимо представлять отчет о кадрах. Этот отчет касается всех сотрудников мужского пола, которым в следующем году исполнится 17 лет. Форма отчета представлена в Приложении №6 к Положению, утвержденному постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 года № 719.

Сведения в отчете следует заполнять в алфавитном порядке, без сокращений. В конце списка отдельным разделом необходимо указать работников старшего возраста, которые по каким-либо причинам ранее не были поставлены на воинский учет. Затем отчет заверяется подписью руководителя и печатью организации, если таковая имеется.

Вместе с перечнем сотрудников следует также представить анкеты на всех будущих призывников. Эта обязанность и форма анкеты были утверждены постановлением от 27 октября 2021 года.

Перечень граждан мужского пола 15- и 16-летнего возраста.

Ежегодно в военкомат необходимо предоставлять список мужчин в возрасте от 15 до 16 лет, а также информацию о работниках, подлежащих первоначальной постановке на воинский учёт. Крайний срок подачи данных — сентябрь.

Для оформления списка следует использовать форму, указанную в приложении 11 к Методическим рекомендациям. Важно вносить информацию без сокращений, в алфавитном порядке, как это предусмотрено подпунктом «в» пункта 32 Положения № 719 и подпунктом «в» пункта 29 Методических рекомендаций.

План работы по воинскому учету.

Этот документ должен быть утвержден руководителем компании и согласован с военным комиссаром не позднее 31 декабря текущего года. В плане следует указать все мероприятия, которые работодатель планирует провести в рамках своей обязанности, а также перечень отчетов, которые сотрудник отдела кадров будет сдавать в военный комиссариат.

Также необходимо обозначить сотрудника, ответственного за ведение военно-учетной работы (ВУР). В дальнейшем, по завершении задачи, этот сотрудник должен будет поставить отметку о выполнении.

Вместе с планом работы на следующий год в военный комиссариат необходимо представить дополнительные документы:

• Отчет по форме № 6;
• Карточку организации по форме № 18.

Следует отметить, что не существует единого правового акта, устанавливающего обязательную форму для этих документов. Поэтому военный комиссариат может принимать отчеты кадровика в форме, разработанной самим комиссариатом. Поэтому точный список необходимых документов рекомендуется уточнить в военкомате по месту регистрации организации. Там же можно узнать о форме карточки и отчета по форме № 6.

Пример:

В городе Мурманске заполнение формы 18 требует создания трёх экземпляров, а формы № 6 и № 19 — двух. Все эти отчёты необходимо предоставить в военный комиссариат, расположенный по адресу: г. Мурманск, ул. Капитана Орликовой, д. 53, каб. 52.

В городе Новороссийске ситуация несколько иная. Все отчёты необходимо составить в трёх экземплярах. Сначала они подаются в военный комиссариат по адресу: ул. Энгельса, д. 17, каб. № 20. После этого один экземпляр с отметкой военного комиссариата следует отнести в администрацию муниципального образования г. Новороссийск, расположенную по адресу: ул. Советов, д. 18, каб. № 63.

Куда сдавать форму №18.

Отчетная документация отправляется в военкомат, где компания стоит на учете. Отчет подается один раз в два года, не позднее 31 декабря текущего года. Кадровик должен предоставить сведения о сотрудниках по состоянию на 1 января следующего года.

Как заполнить форму №19.

Сведения об обеспеченности организации трудовыми ресурсами на случай мобилизации и военного времени должны быть представлены в форме №19. Этот документ обязаны заполнять только те компании, которые занимаются бронированием.

В форме указываются следующие данные:

• количество сотрудников, фактически работающих в организации (как и в графе 2 формы №6);
• число работников, находящихся в запасе, из общего количества сотрудников;
• количество забронированных работников, находящихся в запасе;
• количество сотрудников, подлежащих призыву по мобилизации в соответствии с законом (речь идет о лицах, имеющих мобилизационные предписания в военных билетах);
• число сотрудников, остающихся в организации (это разница между общим количеством работающих и теми, кто подлежит призыву);
• потребность в работниках (здесь можно указать большее количество сотрудников, чем указано в графе «Всего работающих»);
• в графе «Недокомплект (-) Избыток (+)» указывается разница между значениями «Остается в организации» и «Потребность на расчетный год»;
• расчетный процент обеспеченности трудовыми ресурсами (формула будет меняться в зависимости от показателя в графе 7 отчета).

Данные об изменении в жизни сотрудников.

Если у вашего сотрудника, который является военнообязанным, произошли изменения в должности, подразделении, семейном положении, месте жительства, образовании или состоянии здоровья, вам необходимо вручить ему листок сообщения об этих изменениях.

Документ должен быть вручен под подпись, которая фиксируется в журналах учета листков сообщений и их корешков. Для передачи листка сообщений сотруднику следует лично посетить военкомат, а корешок с отметкой о принятии необходимо вернуть работодателю.

В случае, если сотрудник не может посетить военкомат по каким-либо причинам, вы обязаны сообщить об изменениях в военкомат по месту жительства или пребывания работника самостоятельно, без его участия, в течение 14 дней.

Непредоставление таких сведений в установленный срок может повлечь за собой наложение штрафа на вашу фирму в размере от 3 000 до 5 000 рублей в соответствии со статьей 19.7 КоАП Российской Федерации.

Сведения по запросу военкомата.

Военкомат может самостоятельно запросить информацию о работниках у работодателя. В таком случае компания должна предоставить отчет в течение двух недель (как это предусмотрено в абзаце 4 пункта 1 статьи 4 Закона о военной службе и подпункте «б» пункта 32 Положения). Мы рекомендуем использовать форму, указанную в приложении №10 к Рекомендациям.

Если компания не предоставит информацию, запрошенную военкоматом, то её могут оштрафовать в соответствии со статьей 19.7 КоАП РФ.

Военный комиссариат имеет право запрашивать у организаций информацию о военнообязанных. Непредоставление этих данных может повлечь за собой наказание, предусмотренное законодательством.

Наши юристы готовы помочь вам в решении этого вопроса. Мы предоставляем услуги в дистанционном режиме и готовы подготовить все необходимые документы. Также мы разъясним, как действовать, если вы не успели подать информацию вовремя.

Сверка документов.

Работодатели играют важную роль в поддержании актуального состояния воинского учета. Ежегодно они сверяют данные, содержащиеся в личных карточках сотрудников, со сведениями из военкомата, что регулируется пунктом 32 «д» Положения №719 и разделом V Инструкции №700. Дата и время проведения этой процедуры устанавливаются военными комиссариатами.

Компании составляют списки работников в двух экземплярах для сверки данных (см. приложение 23 к Инструкции):

• первый список направляется в военкомат;
• второй, с регистрационным номером и датой отправки, хранится в организации в течение года.

Обратите внимание! Отметка о сверке должна быть выполнена простым карандашом в графе под названием «Сверка с военным комиссариатом». В этой графе указывается номер списка, дата и подпись ответственного за воинский учёт (см. п. 36 Инструкции).

5. Кто подлежит воинскому учету в компании.

Воинскому учёту подлежат следующие категории граждан:

• Все сотрудники, работающие по трудовому договору, включая внешних совместителей.
• Призывники — мужчины в возрасте от 18 до 27 лет.
• Мужчины старше 27 лет.
• Лица, прошедшие службу и уволенные в запас.
• Выпускники военных кафедр и военных вузов.
• Граждане, освобождённые от призыва.
• Женщины с военно-учётными специальностями, такие как врачи, связисты, геодезисты и другие.

6. Судебная практика: сотрудник, осуществляющий воинский учет.

Работодатель был привлечён к ответственности за отсутствие в учреждении освобождённого работника, отвечающего за воинский учёт. В связи с этим военный комиссар выдал учреждению предписание об устранении нарушений в сфере воинского учёта. В предписании говорилось, что необходимо исправить выявленные недостатки и привести количество работников, занимающихся воинским учётом, в соответствие с требованиями российского законодательства. Это решение было подтверждено постановлением Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 12 мая 2020 года по делу №16-1107/2020.

7. Частые вопросы.

В чем заключается ведение воинского учета в компании?

Воинский учет в организации осуществляется с целью проверки документов сотрудников и регулярного предоставления необходимой информации в военные комиссариаты.

Кем ведется персональный воинский учет?

Персональный учет военнообязанных осуществляется военными комиссариатами.

Каковы сроки постановки на воинский учет?

Первоначальная постановка граждан на воинский учет осуществляется специальной комиссией в период с 1 января по 31 марта в год достижения ими 17-летнего возраста.

Сколько действует форма 9 воинского учета для военкомата?

Форма 9 действительна в течение 30 дней с момента ее выдачи.

Что такое военно-учетный стол при ВУЗе?

Военно-учетный стол при вузе представляет собой орган системы учета военнообязанных. Он позволяет сотрудникам военного комиссариата получать информацию о том, что у призывника-студента есть право на отсрочку от службы в армии.

8. Заключение эксперта.

Воинский учёт в компании подразумевает поддержание актуальной информации о всех сотрудниках, подлежащих призыву. Для этого в организации заводятся личные карточки на каждого работника, сведения из которых периодически передаются в военные комиссариаты.

Если фирма имеет стратегически важное значение, она может забронировать себе определённый штат сотрудников на случай возможного военного конфликта. В таком случае эти работники не будут призваны в армию и продолжат свою деятельность в компании.