В практике нередко встречаются случаи, когда работнику неправильно начисляют заработную плату. В такой ситуации руководитель и главный бухгалтер стараются договориться с сотрудником о добровольном возврате излишне перечисленной суммы. Однако не всегда эти переговоры заканчиваются успешно.

Если работник не желает возвращать ошибочно начисленную заработную плату, то вернуть деньги становится сложнее, поскольку закон в этом случае оказывается на стороне сотрудника. Давайте рассмотрим, как действовать в такой ситуации работодателю и бухгалтеру, который допустил ошибку при начислении.

1. Что делать работнику.

В каких случаях сотруднику всё же придётся вернуть незаконно полученные деньги?

Закон предъявляет строгие требования к работодателям, которые неправильно рассчитывают зарплату. Согласно статье 137 Трудового кодекса РФ, переплата может быть взыскана только в исключительных случаях. К таким случаям относятся:

• счётная ошибка;
• доказанная вина работника в невыполнении норм труда или простое;
• если суд установит, что сотрудник неправомерно получал незаработанные деньги.

Возврат ошибочно перечисленной зарплаты на расчетный счет.

Если зарплата была ошибочно перечислена в большей сумме, это не было следствием счётной ошибки, то взыскать излишне выплаченные средства с работника можно только с его согласия.

Если сотрудник обнаружил, что в его заработной плате есть излишки, он может:

• самостоятельно внести эти деньги в кассу;
• перевести их на расчётный счёт компании;
• написать заявление о том, чтобы работодатель удержал излишне выплаченную сумму из будущих заработков сотрудника. В этом случае ограничения по удержанию из заработной платы, установленные Трудовым кодексом РФ, не применяются, так как работодатель исполняет волю работника (статья 138 ТК РФ, письмо Роструда от 26 сентября 2012 г. № ПГ/7156-6-1).

Удерживать сумму из заработной платы сотрудника следует после того, как из неё уже был удержан налог на доходы физических лиц (НДФЛ), а также суммы по исполнительным листам.

Что считается счетной ошибкой.

В законодательстве не дано чёткого определения счётной ошибки. Однако, согласно определению Верховного суда РФ от 20 января 2012 года №59-В11-17, счётной считается ошибка, допущенная в арифметических действиях, то есть в действиях, связанных с подсчётом. Проще говоря, вы должны вернуть излишне выплаченную зарплату, если бухгалтер сложил два и два, а получил пять.

Если же речь идёт о технических ошибках, допущенных по вине работодателя, то они не считаются счётными. Например, если бухгалтер ошибся при начислении из-за механической ошибки при вводе данных в бухгалтерскую программу или из-за сбоев в работе самой программы, а также если были допущены описки и опечатки в финансовых документах или если законодательство или нормативно-правовые акты предприятия были применены неправильно, сотрудник не обязан возвращать деньги.

В некоторых случаях работник не будет обязан возвращать излишне выплаченные ему средства.

Когда не нужно возвращать деньги:

1. Если бухгалтер начислил вам зарплату дважды;
2. Если при расчёте среднего заработка была учтена премия, начисленная после расчётного периода;
3. Если отпуск был оплачен большей продолжительности, чем полагалось работнику, и сумма отпускных оказалась завышенной;
4. Если вам выплатили и отпускные, и заработную плату за время отпуска;
5. Если бухгалтерия начислила надбавку, которая вам не была установлена;
6. Если вам случайно выплатили премию, которая не была предусмотрена, без соответствующего распоряжения руководства.

2. Что делать работодателю.

Ранее мы обсудили, как поступить работнику, если на его счёт поступили лишние деньги от компании, в которой он работает. Теперь давайте рассмотрим, как работодатель может вернуть ошибочно перечисленные средства, если сотрудник не хочет их возвращать добровольно, и в каких случаях это возможно.

Хотя работодатель имеет право взыскать с работника излишне выплаченную зарплату, существуют определённые ограничения.

Удержание возможно только с согласия работника. Если же он отказывается возвращать средства, вопрос может быть решён только в суде.

Общий размер всех удержаний при очередной выплате зарплаты не может превышать 20% (статья 138 Трудового кодекса РФ). Поэтому период удержания может затянуться на несколько месяцев. Однако возможно возмещение ущерба с рассрочкой платежа по соглашению сторон: например, сотрудник может отдавать каждый месяц по 10%, а не все 20%.

Важно! В этой ситуации работник должен подписать обязательство о возмещении ущерба, в котором должны быть указаны конкретные сроки платежей. Если этот сотрудник уволится до окончания выплат, работодатель имеет право взыскать остаток задолженности через суд.

Порядок оформления при удержании.

Вот шаги, которые необходимо предпринять для возврата излишне выплаченной заработной платы:

1. Получите согласие сотрудника.
2. Издайте приказ о взыскании переплаченной суммы. Это нужно сделать не позднее месяца с момента обнаружения переплаты. Ознакомьте работника с приказом под роспись.
3. Удержите оговоренную сумму из заработной платы сотрудника.

Удержание суммы ущерба.

Если переплата зарплаты произошла по ошибке бухгалтера и не может быть возвращена, работодатель имеет право взыскать ущерб с виновного. Однако порядок действий в такой ситуации зависит от того, был ли между работодателем и бухгалтером заключен договор о материальной ответственности.

Согласно статье 248 Трудового кодекса, порядок возмещения ущерба, причиненного работниками, устанавливается в зависимости от его размера. Если сумма ущерба не превышает среднего месячного заработка сотрудника, взыскание осуществляется на основании письменного распоряжения руководителя. Этот приказ должен быть издан не позднее чем через месяц после окончательного установления размера ущерба.

Конкретный срок, в течение которого работодатель должен окончательно установить размер ущерба, законодательно не установлен. Если срок, установленный для издания приказа, истек, то взыскать ущерб можно только с согласия виновного работника или в судебном порядке.

В случае, когда сумма ущерба превышает средний месячный заработок сотрудника, взыскание может осуществляться исключительно с его согласия или в судебном порядке. В ходе судебных разбирательств работодателю необходимо будет доказать факт совершения счетной ошибки или наличие вины работника.

Документы, прилагаемые к иску.

В соответствии со статьей 132 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, работодатель должен приложить к исковому заявлению следующие документы:

— Трудовой договор с бывшим работником;
— Документы, подтверждающие расчет и выплату заработной платы;
— Акт о выявленной ошибке;
— Уведомление, направленное работнику с предложением вернуть излишне выплаченную сумму;
— Копии искового заявления по количеству участников;
— Документ, подтверждающий уплату государственной пошлины;
— Доверенность, удостоверяющая полномочия представителя истца (при наличии);
— Расчет взыскиваемой или оспариваемой суммы.

3. Частые вопросы.

Что делать, если сотруднику переплатили зарплату?

Если сотрудник осознал, что ему была излишне начислена заработная плата, он может пойти навстречу работодателю и добровольно вернуть деньги. В случае, когда заработная плата выплачивается наличными, он может внести сумму переплаты в кассовый аппарат компании. Если же оплата производится на банковскую карту, сотрудник может написать заявление с просьбой удержать требуемую сумму из его заработка.

Как быть, если уволенному сотруднику переплатили зарплату?

Если после увольнения сотрудника выяснилось, что ему была переплачена зарплата, то, как и в случае с действующим сотрудником, необходимо составить акт о излишне выплаченной сумме. Удержание из заработной платы после увольнения в данной ситуации невозможно, поскольку трудовой договор расторгнут. Поэтому, если переплата не была учтена при увольнении и получении расчета, а обнаружена позже, следует оформить уведомление с предложением бывшему сотруднику добровольно возместить денежные средства. В случае отказа можно решить вопрос через суд. Согласно статье 1102 Гражданского кодекса Российской Федерации и пункту 3 статьи 1109, суммы неосновательного обогащения должны быть обязательно возвращены, если присутствует счетная ошибка или имеет место недобросовестность со стороны бывшего сотрудника.

Должен ли работник возвращать излишне начисленную зарплату?

Заработная плата, излишне выплаченная сотруднику из-за неправильного применения трудового законодательства или других нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, не может быть с него взыскана. Исключения составляют случаи, когда была допущена счетная ошибка, когда судом установлено, что работник не выполнял нормы труда или был замечен в простое, а также если излишняя зарплата была выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями.

Можно ли удержать излишне выплаченную сумму из зарплаты?

Работодатель имеет право удерживать денежные средства только в том случае, если работник не оспаривает это. Это возможно, если со дня, установленного для возврата переплаты, не прошло более одного месяца. Сразу же всю сумму излишков вычесть из заработной платы нельзя. Допускается взыскание не более 20% ежемесячного заработка.

4. Заключение эксперта.

Согласно статье 137 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель имеет право взыскать с работника излишне выплаченную заработную плату в следующих случаях:

1. Если причиной переплаты стала арифметическая ошибка.
2. Если сотрудник был признан виновным в простое и невыполнении норм труда.
3. Если суд установит, что работник действовал неправомерно и получил лишние деньги.

Во всех остальных случаях работодатель не может взыскать с работника излишне выплаченную заработную плату без его добровольного согласия.