Канцелярские кнопки закончились через неделю после закупки. Старый принтер «зажевал» последнюю пачку бумаги и встал. На складе обнаружились три ящика просроченной «химии». Что общего у этих ситуаций? Все они заканчиваются одним документом — актом на списание материальных ценностей.

Без этой бумажки списанное имущество продолжит висеть в бухгалтерском учете, а налоговая инспекция не признает ваши расходы. В 2026 году, несмотря на активное внедрение электронного документооборота, правила составления актов остаются строгими. Ошибка в оформлении может стоить компании тысяч рублей штрафа или доначисленных налогов.

Сегодня разберем, как правильно составить акт списания, какие формы использовать в разных ситуациях и на что обратить внимание, чтобы у проверяющих не возникло вопросов.

Что такое акт списания и зачем он нужен

Акт на списание материальных ценностей — это первичный учетный документ, который подтверждает факт выбытия имущества из организации . Он является основанием для бухгалтера, чтобы сделать проводку и снять ценности с учета.

Главная цель акта — обеспечить прозрачность и законность процесса списания . Документ фиксирует:

• что именно списывается;

• в каком количестве;

• по какой причине;

• кто принял решение и несет ответственность.

Без правильно оформленного акта списание считается незаконным, а материально ответственное лицо (МОЛ) продолжает числиться должником за имущество, которого уже физически не существует .

Какие законы регулируют списание в 2026 году

Процедура списания регулируется несколькими нормативными актами. Основные из них:

1. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» — устанавливает обязательные реквизиты первичных документов .

2. Приказ Минфина от 28.12.2001 № 119н — методические указания по учету материально-производственных запасов .

3. Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н — план счетов бухгалтерского учета.

4. Для бюджетников — приказ Минфина № 61н и письмо Минфина от 01.04.2024 № 02-06-06/29423 с методическими рекомендациями по электронным формам .

В 2026 году Минфин продолжает активный переход на электронный документооборот. Для бюджетных учреждений разработаны унифицированные электронные формы, такие как акт об утилизации (ф. 0510435) и акт о списании материальных запасов (ф. 0510460) .

Кто участвует в списании: комиссия — ключевой орган

Списание не может быть единоличным решением. Для этой процедуры обязательно создается комиссия .

Состав комиссии:

• Председатель (обычно заместитель руководителя или главный инженер).

• Члены комиссии (бухгалтер, материально ответственное лицо, специалисты по профилю списываемого имущества) .

• При необходимости — представители санитарного или технического надзора .

Комиссия назначается приказом руководителя . В приказе указываются:

• цель создания комиссии;

• персональный состав;

• полномочия;

• срок действия.

Задача комиссии — не просто подписать бумажку, а реально осмотреть имущество, установить причины списания, определить, можно ли его использовать дальше или продать . Если списываются основные средства, комиссия проверяет техническое состояние и определяет, есть ли возможность восстановления.

Что можно списывать: виды материальных ценностей

Акт списания составляется на разные категории имущества :

• Офисная техника (принтеры, сканеры, компьютеры, ноутбуки);

• Мебель (столы, стулья, шкафы);

• Производственное оборудование (станки, прессы, сварочные аппараты);

• Инструменты (ручные, электрические, измерительные приборы);

• Транспортные средства;

• Материалы и сырье;

• Запасные части;

• Товары на складе;

• Канцелярские товары (при полном расходовании).

Для каждой категории могут использоваться свои формы документов.

Причины списания: от износа до форс-мажора

Закон выделяет несколько оснований для списания :

1. Физический износ — имущество отработало свой ресурс и не подлежит ремонту.

2. Моральное устаревание — техника устарела и не соответствует современным требованиям.

3. Порча, поломка — в результате аварии, неправильной эксплуатации.

4. Истечение срока годности — для продуктов, медикаментов, химии.

5. Недостача, хищение — по результатам инвентаризации.

6. Стихийные бедствия, пожары, аварии — форс-мажорные обстоятельства.

7. Нецелесообразность ремонта — когда восстановление дороже покупки нового.

Для каждой причины нужны подтверждающие документы: акты о пожаре, заключения экспертов, служебные записки, протоколы испытаний .

Какие формы актов бывают: выбираем правильную

В российском учете нет одной единственной формы акта списания. Выбор зависит от типа имущества и организационно-правовой формы компании .

Таблица: основные формы актов списания в 2026 году

Для коммерческих компаний закон не обязывает использовать унифицированные формы, но документ должен содержать все обязательные реквизиты . Многие предпочитают разрабатывать собственные бланки или использовать стандартные, чтобы избежать ошибок.

Обязательные реквизиты акта списания

Согласно статье 9 Закона № 402-ФЗ, любой первичный документ должен включать :

1. Наименование документа — «Акт о списании…» с указанием конкретных ценностей.

2. Дата составления.

3. Наименование организации.

4. Содержание факта хозяйственной жизни — что именно списывается.

5. Натуральное и денежное измерение — количество, единицы измерения, цена, общая стоимость.

6. Должности и ФИО лиц, ответственных за операцию.

7. Подписи этих лиц с расшифровкой.

Если в акте нет хотя бы одного из этих элементов, налоговая может не признать расходы и исключить их из расчета налога на прибыль.

Пошаговая инструкция: как списать материальные ценности

Процедура списания состоит из нескольких этапов. Рассмотрим их подробно.

Шаг 1. Создание комиссии и осмотр имущества

Руководитель издает приказ о создании постоянно действующей или разовой комиссии . Комиссия собирается, осматривает имущество, проверяет документацию.

На этом этапе важно:

• зафиксировать техническое состояние;

• определить причины выхода из строя;

• выявить виновных лиц (если порча произошла по их вине).

Шаг 2. Подготовка акта

Члены комиссии заполняют акт. В документе указываются :

• Перечень ценностей с указанием наименований, инвентарных номеров, количества.

• Балансовая стоимость каждой единицы.

• Причина списания (износ, порча, недостача).

• Заключение комиссии — списать, утилизировать, передать на запчасти.

Примеры шаблоны и заявления находятся в разделе документы: Перейти

Образец заполнения (коммерческая организация, списание оргтехники):

Акт № 15 о списании основных средств
г. Москва                                          10 марта 2026 г.

Комиссия в составе: председателя – главного инженера Петрова П.П., членов – бухгалтера Сидоровой С.С., начальника АХО Иванова И.И., назначенная приказом № 24 от 05.02.2026, произвела осмотр оборудования, подлежащего списанию.

Осмотр установил:
+---+-----------------+-----------+-----------+---------+-------------+
| № | Наименование    | Инвентар- | Год       | Балан-  | Заключение  |
|   |                 | ный номер | выпуска   | совая   | комиссии    |
|   |                 |           |           | стоим-  |             |
|   |                 |           |           | ость    |             |
+---+-----------------+-----------+-----------+---------+-------------+
| 1 | Принтер HP      | 101-456   | 2020      | 25 000  | Подлежит    |
|   | LaserJet        |           |           | руб.    | списанию в  |
|   |                 |           |           |         | связи с     |
|   |                 |           |           |         | полным      |
|   |                 |           |           |         | износом     |
+---+-----------------+-----------+-----------+---------+-------------+

Заключение комиссии: принтер HP LaserJet подлежит списанию. Детали, пригодные к использованию (картридж), снять и оприходовать.

Председатель комиссии: _____________ /Петров П.П./
Члены комиссии:      _____________ /Сидорова С.С./
                      _____________ /Иванов И.И./

Шаг 3. Утверждение акта руководителем

Акт подписывается всеми членами комиссии и передается на утверждение руководителю организации. Без подписи директора документ не имеет юридической силы .

Руководитель ставит резолюцию: «Утверждаю», подпись, дату и печать (при наличии).

Шаг 4. Передача в бухгалтерию

Утвержденный акт передается в бухгалтерию. На его основании бухгалтер:

• списывает стоимость имущества с баланса;

• отражает операцию в налоговом учете;

• приходует годные остатки (запчасти, металлолом).

Шаг 5. Утилизация или оприходование остатков

Если списанное имущество содержит ценные материалы (металл, драгметаллы), они должны быть оприходованы . Если имущество полностью непригодно, проводится утилизация, о чем составляется отдельный акт (например, форма 0510435 для бюджетников) .

Ответственность за нарушения при списании

Неправильное оформление списания может привести к серьезным последствиям .

Для организации:

1. Налоговая ответственность — расходы не признаются, доначисляется налог на прибыль, пени, штрафы (ст. 122 НК РФ).

2. Административная ответственность — за грубое нарушение правил учета штраф на должностных лиц до 10 000 руб., на организацию до 30 000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Для материально ответственного лица:

1. Дисциплинарная ответственность — замечание, выговор, увольнение.

2. Материальная ответственность — взыскание ущерба, если списание произошло по вине работника .

Для членов комиссии:

Члены комиссии несут ответственность за достоверность сведений, указанных в акте. Если будет доказано, что они подписали акт с ложными данными, к ним могут быть применены дисциплинарные взыскания .

Особые случаи списания

Списание в производство

Когда материалы отпускаются в производство, используется не акт списания, а требование-накладная (М-11) или лимитно-заборная карта (М-8) . Эти документы фиксируют передачу ценностей со склада в цех. Само списание происходит уже после фактического использования материалов на основании отчетов о выпуске продукции.

Списание ГСМ

Для списания топлива используется путевой лист и акт списания ГСМ (часто разрабатываемый самостоятельно). Нормы расхода должны быть утверждены руководителем.

Списание товаров с истекшим сроком годности

Обязательно используется форма ТОРГ-16 . К акту прилагаются документы, подтверждающие утилизацию (акт об уничтожении, договор со специализированной организацией).

Списание в бюджетных учреждениях

Бюджетники обязаны применять унифицированные формы. С 2024 года Минфин активно продвигает электронные формы (ф. 0510435, 0510460) . Процедура строго регламентирована, требуется обязательное согласование с учредителем для списания недвижимости и особо ценного движимого имущества.

Частые ошибки при оформлении акта

На основе судебной практики и опыта аудиторов можно выделить типичные нарушения :

Заключение

Акт на списание материальных ценностей — это не просто формальность, а важный юридический и бухгалтерский документ. От того, насколько правильно он составлен, зависит, признает ли налоговая ваши расходы, и не возникнет ли вопросов у проверяющих.

Главное, что нужно запомнить:

1. Списание проводится только комиссией, назначенной приказом руководителя .

2. Форма акта может быть любой, но обязательные реквизиты должны присутствовать .

3. Для торговли и товаров лучше использовать ТОРГ-16 .

4. Бюджетники работают по строгим унифицированным формам .

5. Причина списания должна быть четко указана и подтверждена .

6. Акт утверждается руководителем — только после этого он вступает в силу .

7. Годные остатки оприходуются — их стоимость уменьшает расходы на списание.

В 2026 году тренд на цифровизацию усиливается. Минфин рекомендует бюджетным учреждениям переходить на электронные акты, а коммерческие компании могут самостоятельно выбирать удобный формат. Главное — чтобы документ был достоверным, полным и подписанным уполномоченными лицами.

Помните: правильно оформленный акт списания защищает компанию от налоговых рисков и сохраняет деньги в бизнесе.