Что такое первичная документация в бухгалтерии

В бухгалтерском учёте первичными документами считаются любые бумаги, подтверждающие сделки, которые совершает организация. Эти сделки связаны с хозяйственной деятельностью компании и имеют экономическое обоснование.

Все первичные документы, которые используются в бухгалтерском учёте, описаны в Федеральном законе №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Согласно этому закону, все документы должны быть собраны и оформлены правильно, чтобы подтвердить расходы компании и доказать налоговой инспекции правильность расчёта налоговой базы.

Первичный документ нужно составлять в момент совершения хозяйственной операции, так как он подтверждает её проведение. Обычно это делает поставщик. Перечень первичных документов, сопровождающих сделку, зависит от её типа и может различаться. Особенно внимательно следует относиться к документам по сделкам, в которых вы выступаете покупателем, поскольку это ваши расходы, и вам, как покупателю, важно правильно оформить документы. Налоговая инспекция может не принять первичные документы с ошибками.

Хранение первичных документов

Первичные документы следует хранить как минимум 5 лет, поскольку в любой момент налоговая инспекция может запросить их для проверки. Кроме того, они могут понадобиться в случае судебных споров.

Раньше для хранения первичных документов требовались стеллажи, папки и много бумаги. Однако теперь, чтобы освободить место в офисе и сэкономить время и деньги, рекомендуется перенести архив в электронный вид.

Бухгалтерские сервисы помогают систематизировать документы и хранить их сканы в электронном архиве. В таком архиве документы проще искать. В списке сервиса можно отслеживать нехватку первичных документов, их закрытие, оплату и документы по сделкам.

Электронные документы заверяются электронной подписью. Если у компании не будет первичного документа, срок обязательного хранения которого ещё не истёк, она может получить штраф от 10 до 30 тысяч рублей.

Ещё одна проблема, связанная с потерей документов — невозможность учесть расходы для расчёта базы по налогу. В этом случае налоговая инспекция может доначислить налог, и компании придётся доплачивать.

Первичные документы делятся по стадиям бизнеса

Все сделки компании можно разделить на три этапа:

1. Договор об условиях сделки. Результатом этого этапа является договор и счёт на оплату.
2. Оплата по сделке. Для подтверждения оплаты используются следующие первичные документы:
* при наличных расчётах — кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру, бланк строгой отчётности;
* при электронных расчётах, включая эквайринг, платёжные системы или перечисления с расчётного счёта — выписка с банковского счёта.
3. Получение продукции. Этот этап требует подтверждения факта получения покупателем товара или услуги, а продавцом — оплаты. Без подтверждающих документов налоговая не учтёт потраченные средства в расходах. Подтверждение получения включает:
* товарную накладную;
* товарный чек;
* акт выполненных работ или оказанных услуг.

Первичная документация в бухгалтерии список документов

В разных компаниях подход к сделкам может значительно различаться. Однако есть определённый набор первичных документов, которые обязательно должны быть в бухгалтерии:

* договор;
* счёт на оплату;
* платёжные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчётности;
* товарная накладная;
* акт выполненных работ или оказанных услуг;
* счёт-фактура.

Этот список документов не является исчерпывающим и может быть дополнен в зависимости от вида операций и особенностей учёта в конкретной организации.

Формирование первичной бухгалтерской документации

Правила ведения первичной документации позволяют использовать как самостоятельно разработанные формы, так и унифицированные (статья 9 № 402-ФЗ). Однако следует помнить, что юридическую силу имеет только документ, содержащий все необходимые реквизиты:

* название документа;
* дату создания;
* наименование организации или имя предпринимателя, составившего документ;
* содержание документа или хозяйственной операции;
* натуральные и денежные показатели;
* данные ответственных лиц;
* подписи сторон.

Формы первичных документов, которые использует организация, закрепляются в учётной политике. В процессе работы может возникнуть необходимость в обновлении или дополнении этих форм — это также отражается в учётной политике.

Договор

При заключении сделки стороны подписывают договор, в котором подробно оговариваются все условия будущих хозяйственных операций: сроки поставки товаров, выполнения работ или оказания услуг, время оплаты, способ расчётов и так далее.

В договоре также указываются данные о предмете сделки и её цене. Чтобы в случае возникновения споров было легче их разрешить, необходимо чётко прописать права и обязанности каждой из сторон.

Желательно, чтобы каждая сделка оформлялась отдельным договором. Однако компании часто заключают с постоянными контрагентами общий договор на несколько однотипных сделок. В таком случае рекомендуется оформить два экземпляра договора с печатями и подписями представителей обеих сторон на каждом из них.

Не всегда требуется письменная форма договора. Например, для сделки купли-продажи подтверждающим документом может служить кассовый или товарный чек.

Счет на оплату

**Счёт на оплату** — это документ, который продавец составляет для того, чтобы покупатель мог узнать цену на товары или услуги.

Покупатель соглашается с условиями, которые предлагает поставщик, когда оплачивает счёт. Законодательство не устанавливает единую форму счёта, поэтому каждая компания может составлять его по своему усмотрению. В счёте указываются условия сделки, сроки, порядок оплаты и поставки товаров и другие важные детали.

Согласно статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ, подпись директора или главного бухгалтера на счёте не является обязательной. Однако, чтобы избежать вопросов со стороны налоговых органов или контрагентов, лучше не пренебрегать этими подписями.

Счёт на оплату не позволяет покупателю предъявить требования поставщику, он лишь фиксирует цену покупки. В случае нарушения условий договора или неправомерного обогащения поставщика, покупатель сохраняет за собой право требовать возврата денег.

Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

Первичные документы этой группы подтверждают оплату товаров или услуг, полученных покупателем. К ним относятся:

* кассовые и товарные чеки;
* платёжные поручения и требования;
* бланки строгой отчётности.

Платёжное поручение покупатель получает в банке при оформлении оплаты безналичным платежом. Платёжное требование может выставить поставщик. Товарный или кассовый чек поставщик выдаёт покупателю при оплате товара наличными.

Товарная накладная или товарный чек

Товарные чеки используют в двух случаях: при продаже товаров физическим лицам и при покупке товаров физическими лицами.

Товарные накладные чаще всего применяются организациями для оформления продажи товаров и их последующего учёта покупателем.

Как и договор, товарную накладную составляют в двух экземплярах: один остаётся у поставщика как подтверждение передачи товаров, а другой получает покупатель для подтверждения получения товаров.

Важно, чтобы данные в накладной и счёте-фактуре совпадали.

Лицо, отпускающее товар, проставляет в накладной свою личную подпись и печать компании, а покупатель также заверяет документ своей подписью и печатью.

Акт оказанных услуг (выполненных работ)

Акт — это первичный документ, который подтверждает факт заключения и исполнения сделки между двумя сторонами. Он содержит информацию о стоимости и сроках выполнения работ.

Акт может быть составлен как заказчиком, так и исполнителем. Каждая сторона получает свой экземпляр акта, который служит доказательством того, что стороны не имеют друг к другу претензий и признают оказанную услугу и её оплату соответствующими условиям договора.

Счет-фактура

Счет-фактура необходим для того, чтобы можно было принять НДС к вычету. Обычно он является дополнением к товарной накладной или акту. Также существуют счета-фактуры, оформляемые на авансы.

В счете-фактуре содержатся следующие данные:

— информация о продавце и покупателе;
— сведения о товаре, его стоимости и количестве;
— подписи ответственных лиц.

Этот документ обязаны составлять все организации и индивидуальные предприниматели, применяющие общую систему налогообложения, а также другие компании, которые работают с НДС.