Telegram
Заказать звонок
+7 (495) 744-37-98 Горячая линия 24/7
Задать вопрос Образцы документов Последние консультации Наши юристы Новости Контакты Вход/Регистрация
Заказать звонок
+7 (495) 744-37-98 Горячая линия 24/7

Как хранить электронные документы

Хотите узнать, как решить вашу проблему?

Обращайтесь в форму онлайн-вопроса или звоните по телефону горячей линии.

+7 (495) 744-37-98 Мы работаем 24/7

**Электронные документы** — это способ хранения информации в цифровом формате, который позволяет обмениваться данными через компьютеры и интернет. Вместо бумажных документов вы можете создавать, отправлять и хранить электронные файлы на компьютере или в облачном хранилище.

Примеры электронных документов:

* **Текстовые документы** — это файлы, созданные в текстовых редакторах, таких как Microsoft Word или Google Docs. В них можно писать письма, отчёты, статьи и другие текстовые материалы.

* **Таблицы и диаграммы** — электронные таблицы, созданные в Excel или Google Sheets, позволяют организовывать данные в виде таблиц и создавать графики для визуализации информации.

* **Презентации** — презентационные файлы, созданные в PowerPoint или Keynote, используются для создания слайд-шоу с текстом, изображениями и анимацией для демонстрации информации.

* **PDF-файлы** — универсальный формат для представления электронных документов. Они могут содержать текст, изображения, ссылки и другие элементы.

* **Email** — почтовые сообщения и вложения также можно рассматривать как электронные документы. Они могут содержать текстовую информацию, файлы или цифровые подписи для подтверждения подлинности.

* **XML-формат** — применяется для формализованных документов, таких как счета-фактуры и универсальные передаточные документы (УПД). Он позволяет хранить данные в стандартизированном виде, благодаря чему их могут распознать разные учётные системы. При обмене документами в роуминге УПД и счета-фактуры обязательно создаются в формате XML.

Электронные документы облегчают обмен информацией, уменьшают использование бумаги в организации и упрощают доступ к информации. Они могут быть легко переданы и храниться в архиве на компьютере или в облаке.

Какой файл можно назвать электронным документом?

Не каждый файл можно назвать электронным документом. Чтобы файл был признан электронным документом, он должен соответствовать определённым критериям:

* Содержание. Электронный документ должен содержать информацию, которую можно использовать в деловой деятельности или других сферах жизни — текст, изображения, звуки, видео или их комбинацию.
* Формат. Файл должен быть в электронном формате, который можно прочитать или обработать на компьютере. Это могут быть файлы с расширениями.docx,.pdf,.xls,.jpg и другие.
* Структура. Электронный документ должен иметь определённую структуру, которая помогает организовать информацию и делает её понятной и доступной для пользователя.
* Целевое назначение. Документ должен быть создан с определённой целью — для хранения информации, обмена данными, представления отчётов и так далее.
* Легальная значимость. Электронные документы имеют юридическую силу, если они соответствуют требованиям законодательства, например, имеют цифровую подпись или штамп времени.

Требования к хранению электронных документов

Правила хранения электронных документов в архиве организации такие же строгие, как и для бумажных документов. Неправильное хранение может привести к случайному удалению данных, потере конфиденциальной информации и даже нарушению закона.

Основные требования к хранению электронных документов:

1. **Целостность данных.** Электронные документы должны храниться в безопасности и быть защищены от несанкционированного доступа, изменений и уничтожения. Для обеспечения целостности данных необходимо использовать средства шифрования, аутентификации пользователей и системы контроля доступа.

2. **Доступность.** Документы организации должны быть доступны для вас и ваших контрагентов в любое время и из любого места, где есть интернет-соединение. Это обеспечивает эффективное управление бизнесом и оперативное принятие решений.

3. **Соответствие законам.** Хранение электронных документов в архиве должно соответствовать требованиям законодательства, которое регулирует вашу деятельность. Это включает в себя соблюдение правил охраны персональных данных, налоговой отчетности и других законов.

Локальное хранение

Хранение данных на физических носителях, таких как USB-флешки или компакт-диски, является простым и удобным способом. Он позволяет полностью контролировать доступ к данным. Однако этот метод имеет свои недостатки.

**Преимущества:**

* Полный контроль. Пользователь сам решает, кому предоставлять доступ к своим данным.
* Простота использования. Для доступа к данным не требуется специальных навыков или подключения к сети.

**Недостатки:**

* Уязвимость к физическим повреждениям. Жёсткие диски и USB-флешки могут сломаться или быть повреждены, что приведёт к потере данных.
* Потенциальная утеря данных. Если носитель данных будет утерян или испорчен, все документы на нём будут недоступны.

Облачное хранение

**Хранение документов в электронном виде на серверах**

Этот метод обеспечивает высокую доступность документов, автоматическое резервное копирование и защиту от физических повреждений. Однако он требует подключения к сети и может быть уязвим к кибератакам.

**Преимущества:**

* **Высокая доступность.** Документы организации могут быть доступны из любого места с выходом в интернет. Их проще поделиться с контрагентами и коллегами, так как обычно функция шеринга встроена в облачные хранилища.
* **Автоматическое резервное копирование.** Сервисы облачного хранения обычно автоматически создают резервные копии данных, что обеспечивает их безопасность от удаления.

**Недостатки:**

* **Требуется подключение к сети.** Для доступа к документам в цифровом виде необходимо постоянное подключение к интернету. Это может быть неудобно в некоторых ситуациях.
* **Уязвимость к кибератакам.** Хранение данных на серверах означает, что они могут стать объектом кибератак и кражи конфиденциальной информации.

Архив системы электронного документооборота

Все документы хранятся в цифровом архиве, доступ к которому можно получить через внешнюю сеть. Администратор системы может ограничить доступ к определённым файлам. Так работает и «Документооборот» от «Точки».

Преимущества:

* **Централизованное хранение.** Все документы находятся в одном месте, что упрощает доступ и управление данными.
* **Гибкие настройки доступа.** Администратор может ограничить доступ к конкретным документам для определённых сотрудников, обеспечивая безопасность информации.

Недостатки:

* **Зависимость от внешнего провайдера.** Если возникнут проблемы с инфраструктурой ЭДО, это может привести к временной недоступности данных.

Сроки хранения электронных документов

Электронные версии бумажных документов в организации должны храниться так же долго, как и их бумажные оригиналы. Важно соблюдать требования законодательства:

* учётная политика компании — 5 лет;
* счета-фактуры, первичная документация — 5 лет;
* передаточные акты, пояснительные записки — бессрочно;
* квартальные финансовые отчёты — 5 лет;
* регистры налогового учёта и налоговая отчётность — 5 лет;
* годовые финансовые отчёты — 10 лет;
* все документы, связанные с электронной цифровой подписью (сертификаты проверки, сведения о ключе подписи, договор с удостоверяющим центром) — 5 лет и так далее.

Если срок действия подписи истёк

Если срок действия сертификата электронной подписи истекает раньше, чем срок хранения документов в архиве организации, возникает вопрос о юридической силе таких документов.

Согласно закону «Об электронной подписи» № 63-ФЗ, при проверке электронных документов необходимо иметь:

* действующий сертификат электронной подписи;
* доказательства его действия в день подписания документа.

Такие доказательства могут быть предоставлены оператором системы электронного документооборота, например, через штампы времени, OCSP-ответы, CRL-списки. Некоторые операторы также предлагают функцию автоматического переподписания документов, которая гарантирует их непрерывную легитимность.

Это означает, что система ежегодно обновляет электронные документы компании новым действующим сертификатом, обеспечивая их надёжность на протяжении всего срока хранения.

Сроки хранения электронных документов

Согласно приказу Росархива от 20 декабря 2019 года № 236, электронные документы должны храниться столько же, сколько и бумажные. В этом приказе также указано, какие документы хранятся в организации постоянно, а какие — временно. Срок хранения может составлять год, три, пять, десять лет и более, в зависимости от типа документа.

Перечень документов, подлежащих архивному хранению, определяется государственными нормативными актами:

* Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236;
* Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
* Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Срок хранения документов в архиве организации отсчитывается с 1 января года, следующего за годом прекращения делопроизводства по документу, а не с даты его создания (пункт 2 статьи 21.1 ФЗ № 125-ФЗ).

Окончание делопроизводства определяется годом, в течение которого компания использовала счёт-фактуру при расчёте налога и для составления отчётности. Начало срока хранения — 1 января года, следующего за годом окончания документооборота. Например, если счёт-фактура была выставлена, записана в книгу продаж и по ней был уплачен налог в 1 квартале 2023 года, то срок хранения будет с 1 января 2024 года по 31 декабря 2028 года.

Штрафы за нарушение правил хранения документов

За нарушение правил хранения документов предусмотрены следующие штрафы:

— за отсутствие бухгалтерских документов — 3–5 тысяч рублей для индивидуальных предпринимателей (ИП) и 5–10 тысяч рублей для организаций (ст. 15.11 КоАП);
— за непредоставление налоговой отчётности по требованию ФНС — 200 рублей за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 Налогового кодекса РФ);
— за непредоставление информации в рамках проверки контрагентов — 10 тысяч рублей для ИП и организаций (п. 2 ст. 126 Налогового кодекса РФ);
— за несвоевременное предоставление сведений о контрагенте в рамках его проверки — 5 тысяч рублей за первое нарушение и 20 тысяч рублей за повторное нарушение в течение года (п.1 ст. 129.1 Налогового кодекса РФ);
— за нарушение правил хранения документов по сотрудникам — от 1 до 5 тысяч рублей для ИП и от 30 до 50 тысяч рублей для организаций (п.1 ст. 15.27 КоАП РФ).

Что учитывать при выборе места хранения документов

К безопасности любой информации, включая документы, нужно подходить с умом, находя баланс между конфиденциальностью и доступностью. В противном случае могут возникнуть проблемы.

Например, удобно хранить электронные документы в галерее телефона, но это может привести к утечке данных. С другой стороны, из-за чрезмерных мер безопасности документами будет сложно пользоваться.

Если говорить о личных электронных документах, то стоит ориентироваться на три критерия:

1. Данные должны быть надёжно защищены от посторонних.
2. Необходимо обеспечить неизменяемость информации в документах.
3. К документам должен быть быстрый доступ при необходимости.

Организовать хранение документов лучше всего в зависимости от назначения информации, её актуальности и необходимости использования.

Регламент электронного документооборота

**Регламент электронного документооборота (ЭДО)** необходим для того, чтобы упорядочить процесс обмена документами в компании.

Он помогает:

1. Установить порядок работы с ЭДО. В регламенте чётко прописаны правила и процедуры, которые следует соблюдать при использовании электронного документооборота. Это включает в себя:
* стандартизацию процессов — определение стандартов для создания, подписания, отправки и получения электронных документов;
* определение типов документов — указание, какие виды документов можно обмениваться через ЭДО, например, контракты, счета-фактуры, акты, накладные;
* требования к оформлению — установление формата файлов, структуры данных и требований к цифровым подписям;
* сроки и последовательность действий — определение сроков подготовки и отправки документов, а также порядка действий при их получении и обработке.

2. Распределить роли между сотрудниками. Регламент помогает определить обязанности и ответственность сотрудников, участвующих в процессе ЭДО. Кроме того, он предусматривает проведение обучения и выдачу электронных подписей.

3. Ограничить доступ к определённым документам. Это помогает защитить конфиденциальную информацию и предотвратить несанкционированный доступ к электронным документам.

4. Упростить переход на ЭДО и снизить количество ошибок. Регламент способствует более гладкому и эффективному переходу на использование электронного документооборота, уменьшая вероятность ошибок и улучшая качество работы с документами:

* предоставляются пошаговые инструкции для перехода от бумажных документов к электронным;
* внедряются автоматизированные системы и инструменты для создания, отправки и обработки документов, что снижает риск ошибок, связанных с человеческим фактором;
* вводятся механизмы мониторинга и контроля качества документооборота, позволяющие выявлять и исправлять ошибки, а также улучшать процессы на основе полученных данных.

Таким образом, регламент электронного документооборота не только упорядочивает процесс обмена документами в компании, но и обеспечивает его безопасность, эффективность и прозрачность. Он помогает сделать работу с электронными документами надёжной и удобной.

Что включить в регламент ЭДО?

**Основные элементы регламента электронного документооборота (ЭДО)**

* **Цели и задачи ЭДО:**

* Необходимо четко определить, какие цели преследует внедрение системы электронного документооборота и какие результаты ожидаются. Это могут быть, например, ускорение обработки документов, снижение количества ошибок, улучшение взаимодействия между подразделениями компании.

* **Область применения:**

* В этом разделе следует указать, какие подразделения и сотрудники будут использовать систему электронного документооборота.

* **Требования к документам:**

* Здесь нужно описать форматы, виды и стандарты документов, которые будут использоваться в системе.

* **Типы подписей:**

* В рамках одной организации разные документы могут быть подписаны разными подписями в различных комбинациях: НЭП, КЭП, ПЭП. Также могут быть согласующие подписи. В этом разделе следует описать их и указать круг лиц, которые могут использовать эти подписи.

* **Процедуры и правила обмена:**

* Необходимо предоставить чёткие инструкции по созданию, отправке, получению и хранению документов. Здесь следует подробно описать весь жизненный цикл документа, включая этап подписания и согласования.

* **Ответственные лица:**

* В этом разделе нужно назначить ответственных за различные этапы документооборота.

* **Меры безопасности:**

* Описание мер по обеспечению конфиденциальности и сохранности данных. Это включает политику использования паролей, шифрование данных, управление доступом, а также процедуры резервного копирования и восстановления данных.

* **Сроки хранения:**

* Определение сроков хранения различных типов документов. Установление сроков хранения для разных видов документов с учетом юридических и деловых требований, а также политики организации по архивированию и утилизации документов.

Согласование регламента в компании

Процесс согласования регламента электронного документооборота (ЭДО) в организации состоит из следующих этапов:

1. Разработка проекта. Рабочая группа создаёт первоначальный вариант регламента, учитывая особенности и потребности различных подразделений организации.
2. Обсуждение. Проект регламента представляется ключевым заинтересованным сторонам, которые могут внести свои предложения и комментарии.
3. Внесение изменений. На основе полученных отзывов и предложений проект регламента корректируется.
4. Утверждение. Окончательный вариант регламента утверждается руководством организации.
5. Информирование сотрудников. Все сотрудники знакомятся с новым регламентом через внутренние коммуникационные каналы, такие как рассылка по электронной почте, публикация на внутреннем портале организации или проведение специальных инструктажей и тренингов.

Как внедрить регламент системы электронного документооборота?

Для успешного внедрения электронного документооборота (ЭДО) необходимо:

1. Обучить сотрудников. Провести тренинги и обучающие программы по использованию системы ЭДО, а также выдать квалифицированные электронные подписи (КЭП).
2. Обеспечить техническую поддержку. Сделать так, чтобы техническая поддержка была доступна для решения любых возникающих вопросов.
3. Осуществить пилотный запуск. Протестировать систему на ограниченном количестве подразделений, чтобы выявить и устранить возможные проблемы. Это поможет обнаружить потенциальные сложности и решить их до массового внедрения.
4. Постепенно расширять систему. Поэтапно подключать все подразделения организации к системе ЭДО.
5. Осуществлять мониторинг и улучшения. Постоянно следить за работой системы и вносить улучшения по мере необходимости.

Образец регламента электронного документооборота

**Регламент электронного документооборота (ЭДО)** можно составить самостоятельно или использовать готовый шаблон. В регламенте следует указать:

1. **Общие положения:**
— цели и задачи системы ЭДО;
— область применения;
— основные термины и определения.

2. **Требования к документам:**
— форматы и виды документов;
— стандарты оформления.

3. **Процедуры документооборота:**
— порядок создания и подписания документов;
— правила отправки и получения;
— сроки и порядок хранения.

4. **Ответственные лица:**
— распределение обязанностей и полномочий.

5. **Меры безопасности:**
— обеспечение конфиденциальности;
— технические меры защиты.

6. **Заключительные положения:**
— порядок внесения изменений в регламент;
— ответственность за нарушение регламента.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Онлайн
Задать вопрос юристу
Напишите ваш вопрос мы обязательно вам ответим
20 Юристов

сейчас онлайн

11 минут

средняя скорость ответа



Все рубрики:




Подождите...

Мы готовы вам помочь бесплатно

    Консультант онлайн (Дмитрий Романович)
    Здравствуйте! Напишите, пожалуйста, кратко суть вопроса и подробно его содержание. Я постараюсь вам помочь. Это бесплатно.

    Получите совет юриста за 15 минут!

    Не все поля заполнены

    Отправляя заявку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

    Не хотите ждать? Звоните:
    +7 495 744-37-98
    Получить ответ
    207 юристов готовы ответить сейчас
    Ответ за 15 минут!
    +