В каких случаях может понадобиться данная услуга?

Нотариальное свидетельствование подписи на документе необходимо, если человек не может самостоятельно присутствовать при его оформлении. Эта процедура подразумевает, что заявитель лично приходит к нотариусу, где подписывает документ, и нотариус заверяет его подпись.

Заверение подписи поможет в любой ситуации, когда для регистрации семейных отношений необходимо подать заявление в соответствующие органы. Если по каким-либо причинам заявитель не может лично присутствовать на процедуре оформления, он может предоставить заверенное нотариусом заявление. С таким заявлением можно:

• вступить в брак;
• расторгнуть брак;
• определить степень родства и выполнить другие действия.

Использование процедуры свидетельствования подписи позволяет расширить правовые возможности в ситуациях, когда одна из сторон не может физически присутствовать при регистрации семейных отношений.

Нотариальное действие — это подтверждение нотариусом того, что документ подписан именно тем гражданином Российской Федерации, данные которого указаны в документе. Простыми словами, нотариус удостоверяет только подлинность подписи, но не несёт ответственности за содержание документа.

Нотариус не проверяет факты, изложенные в документе, а лишь удостоверяет подпись. Однако он всегда обращает внимание на наличие положений, которые могут противоречить законодательству Российской Федерации. Если таких несоответствий нет, документ будет заверен нотариально.

Общие положения

Согласно статье 80 «Основ законодательства РФ о нотариате», при удостоверении подписи нотариус подтверждает, что подпись была поставлена определённым лицом. Однако содержание документа он не заверяет.

Если нотариус удостоверяет подпись на заявлении, связанном с регистрацией кадастрового учёта и прав собственности, он самостоятельно направляет бумажную заявку в Росреестр. Это необходимо сделать в течение двух рабочих дней с момента удостоверения подписи.

Если же нотариус заверяет подпись на подобном документе юридического лица или индивидуального предпринимателя, то бумажное заявление не требуется. В этом случае нотариус отправляет заявление в Росреестр в электронном виде.

Удостоверение подписи происходит в обычном порядке. Нотариус проверяет личность гражданина, составляет текст документа, лицо его подписывает, после чего специалист делает удостоверительную надпись. Затем нотариус регистрирует это действие в единой информационной системе и просит подписавшегося расписаться в реестре.

Обязательные знаки на документах

Отметки, подтверждающие подлинность копии, различаются в зависимости от того, кто является её владельцем: индивидуальный предприниматель, физическое или юридическое лицо. Также существуют разные общие требования к дубликатам документов для каждого из этих случаев.

Физическое лицо может заверить документацию только у нотариуса или в бухгалтерии организации, сотрудником которой оно является. Если невозможно подтвердить подлинность дубликатов, следует запросить оригиналы документов.

Юридическое лицо имеет право выбирать, кем могут быть заверены бумаги. Первым, кто может проставить подписи и штампы, является руководитель компании. Важно, чтобы фамилия, имя и отчество директора, а также его должность были указаны в графе «Сведения о физических лицах, имеющих право без доверенности действовать от имени юридического лица» в выписке из ЕГРЮЛ.

Другие уполномоченные лица, которые могут заверить документы, — это главный бухгалтер, сотрудник отдела кадров или другой работник компании. Назначение этих лиц должно быть подтверждено приказами. Также документы может заверить стороннее физическое лицо по нотариальной доверенности.

Индивидуальный предприниматель заверяет документы лично или с помощью нанятого бухгалтера, а также у нотариуса. Важно, чтобы на дубликатах была печать с номером ОГРНИП. Если же печати нет или она без номера, бизнесмену необходимо предоставлять оригиналы документов или копии, заверенные нотариусом.

Кто должен заверять

Чтобы заверить копии документов согласно новым правилам, необходимо обратиться к действующему законодательству. В этом вопросе специалисты ориентируются на несколько нормативных актов, где чётко прописаны требования.

Существует мнение, что всю юридическую работу с документами выполняет нотариус. Однако это не совсем так. К нотариусу стоит обращаться только в определённых случаях, о которых мы расскажем ниже.

Вот краткий список документов, которые можно заверить у нотариуса:

• паспорт физического лица;
• свидетельство о собственности;
• доверенность на сделку за границей;
• свидетельство о праве на наследство;
• изменённые учредительные документы компаний.

Подлинность других документов могут подтвердить руководитель организации, менеджер, главный бухгалтер, начальник кадрового отдела или любой другой уполномоченный сотрудник или сторонний представитель директора, имеющий подтверждённое право на такие действия.

В каких случаях нужно идти в нотариальную контору

Нотариальное заверение подписи может потребоваться в различных ситуациях, когда человек не может лично посетить государственное учреждение или деловых партнёров. Однако закон также предусматривает и другие случаи, когда процедура заверения подписи является обязательной.

Вот наиболее распространённые случаи, когда требуется нотариальное заверение подписи:

1. Если человек неграмотен, болен или имеет физический недостаток, который не позволяет ему поставить подпись самостоятельно, он может попросить кого-то другого сделать это за него. В этом случае нотариус (или другое уполномоченное должностное лицо) заверяет документ и указывает причины, по которым человек не может поставить подпись самостоятельно (часть 3 статьи 160 Гражданского кодекса Российской Федерации).
2. Если документ переводится с одного языка на другой, например, при заключении международного договора с иностранными поставщиками товаров. В таких случаях стороны приглашают профессионального переводчика, который делает перевод и ставит подпись на документе. Нотариус удостоверяет подлинность надписей переводчика и подтверждает, что документ переведён правильно (статья 81 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате).
3. Если жених или невеста не могут по каким-то причинам самостоятельно подать заявление о заключении брака в ЗАГС, за исключением случаев, когда заявление было подано в электронной форме через Госуслуги.
4. Если муж или жена не могут по каким-то причинам присутствовать в ЗАГСе при подаче заявления о разводе.
5. Если отец или мать не могут присутствовать в ЗАГСе лично при подаче заявления об установлении отцовства, если на момент рождения ребёнка они официально не состояли в браке.
6. Если физическое лицо намерено открыть собственную фирму, нотариальное заверение подписи является обязательным на основании части 1 статьи 9 закона «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

Важно отметить, что нотариус, свидетельствуя подлинность подписи, не читает документ, который подписывается. Он только заверяет, что бумаги подписал конкретный человек (часть 1 статьи 80 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате). Закон запрещает нотариусам свидетельствовать подлинность подписей на документах, в которых описано содержание какой-либо сделки. Если стороны хотят заверить договор, то нотариусу обязательно нужно будет ознакомиться с его содержанием, и удостоверяться будут не только подписи, но и само соглашение в целом.

Что такое электронное нотариальное заверение

Когда человеку или компании нужно срочно отправить бумажный договор в другой город, они могут перевести его в электронный вид. Чтобы документ сохранил свою юридическую силу, необходимо обратиться к нотариусу. Нотариус подтвердит, что бумажный и электронный варианты идентичны, и поставит свою подпись. Этот процесс называется электронным нотариальным заверением или удостоверением равнозначности документов. Он был закреплён в 2013 году в статьях 103.8 и 103.9 «Основ законодательства Российской Федерации о нотариате».

Важно отметить, что удостоверение равнозначности документов отличается от заверения копии документа.

К услугам нотариуса по удостоверению равнозначности документов прибегают, например, в следующих случаях:

• когда необходимо быстро передать документы в другой город;
• чтобы защитить бумажные документы от повреждений или потери;
• чтобы уменьшить объём архива: вместо нескольких полок с папками можно использовать флешку или место в облачных хранилищах.

Какие документы можно заверять у нотариуса

У нотариуса можно заверить различные документы, такие как:

• лицензии;
• страховые документы;
• доверенность на право действовать от лица доверителя и др.

Заверенные нотариусом документы можно использовать во всех инстанциях наравне с оригиналом документа на бумаге.

Однако есть документы, которые не будут иметь юридическую силу, даже если их заверит нотариус. К ним относятся любые удостоверения личности, такие как паспорт, свидетельство о рождении, водительские права и т.д. А также сделки, заключённые в простой письменной форме (ст. 103.8 Основ законодательства РФ о нотариате). Их можно предъявлять только в оригинальном виде.

Планируется, что в будущем услуги нотариата будут доступны и в электронном виде, а также через многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ). Однако точные сроки запуска этого процесса пока неизвестны.

Как перевести бумажный документ в электронный и заверить его

Когда нотариусу необходимо перевести бумажный документ в электронный формат и подтвердить их равнозначность, он выполняет несколько действий в соответствии со статьёй 44.2 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате:

1. Удостоверяет личность заявителя, для чего требуется предъявить оригинал паспорта.
2. Сканирует бумажный документ. Важно отметить, что при выполнении этого действия нотариус не проверяет достоверность содержания бумажного документа, а лишь подтверждает равнозначность его бумажной и электронной версий.
3. Подписывает документ квалифицированной электронной подписью.
4. Записывает документ и подпись на любой доступный носитель, например, на флешку или отправляет по электронной почте.

Иногда, помимо сертификата нотариуса, может потребоваться простая электронная подпись заявителя. Например, при заверении и переводе в электронный формат доверенности на совершение действий от имени заявителя. Порядок формирования простой электронной подписи устанавливается Федеральной нотариальной палатой.

Как заверить распечатанный электронный документ

Например, это может быть любой платёжный документ — чек, загруженный пользователем из мобильного приложения банка. В качестве доказательства в суде его нужно предоставить в оригинале.

Процедура заверения электронного документа похожа на перевод бумажного документа в электронный:

• нотариус удостоверяет личность заявителя, используя оригинал паспорта;
• распечатывает электронный документ;
• подписывает документ вручную, ставит печать и делает надпись «Копия верна»;
• указывает дату заверения;
• ставит метку об электронном оригинале документа.

Как перевести электронный документ в другой формат и заверить его

Переводить электронный документ в другой формат может потребоваться из-за особенностей системы. Например, если нужно передать документ в другую систему.

Чтобы перевести электронный документ в другой формат, нотариус:

• удостоверяет личность заявителя с помощью оригинала паспорта;
• переводит один формат документа в другой, если заявитель не сделал этого самостоятельно;
• подписывает документ вручную, ставит печать и делает надпись «Копия верна»;
• указывает дату заверения;
• ставит метку об электронном оригинале документа.

Даже если заявитель не может прийти к нотариусу лично, он может доверить ему конвертацию электронного документа из одного формата в другой с сохранением юридической силы документа.