Как известно, письмо-просьба является наиболее популярным и крайне распространённым в деловой среде видом корреспонденции. Такие письма в основном используются тогда, когда представители одной компании обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге.
Между тем, подобные письма могут применяться в совершенно любых ситуациях. Например, при необходимости получить те или иные данные о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и прочее. В данной статье поговорим о том, как правильно оформить и отправить письмо-просьбу.
Правила составления письма-просьбы
Данный вид корреспонденции, разумеется, не имеет какого-то единого стандарта составления или строгт определённой формы, действующее законодательство никак не регламентирует данный аспект. Однако при его составлении следует всё-таки соблюсти ряд важных нюансов.
Так, согласно нормам и правилам делопроизводства и деловой этики, прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, все акционеры компании), так и какому-то конкретному адресату (организации).
Как и любой другой официальный документ, данное письмо должно прежде всего содержать вводную часть, а именно: сведения об отправителе и компании, к которой она адресована, причину обращения и обоснование, аргументация доводов.
Далее, как правило, следует основная часть, касающаяся непосредственно самой просьбы. Поскольку в любом случае данное письмо – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере.
Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их следует указать отдельными пунктами или абзацами, чтобы структура бумаги была понятной и удобной для чтения.
Между тем, необходимо учитывать тот факт, что в крупных компаниях и организациях отправляют и получают письма, как правило, секретари. После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют разве что письма с пометкой: «конфиденциально».
Как отправить письмо-просьбу?
На сегодняшний день письмо-просьбу можно направить адресанту множеством разнообразных способов. Наверное, самый простой и удобный — подать обращение электронной почтой или через факс.
Однако имеются и другие варианты. Можно направить документы Почтой России, заказным или ценным письмом, обязательно с уведомлением о вручении и описью вложения, чтобы корреспонденция не затерялась. Кроме прочего, можно отдать бумагу лично секретарю.