Внутренний документ о порядке расчетов с подотчетными лицами по выданным валютным средствам на хозяйственные нужды разрабатывается в организации, чтоб обеспечить полный контроль движения подотчетных сумм, их мотивированного использования и правильного отражения в бухгалтерском учете.
При разработке Положения необходимо пользоваться нормативными документами, регламентирующими отношения участников и их действия:
• указанием ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У;
• законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
• приказом Минфина РФ «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» от 31.10.2000 № 94н;
• Трудовым кодексом РФ.
Положение может являться приложением к учетной политике, а может быть и самостоятельным локальным документом.
Нормативное регулирование
Расчеты с подотчетными лицами регулируются следующими нормативными актами:
• ФЗ «О бухучете» №402 от 6 февраля 2011 года.
• Положение об учете (часть 10/99 «Расходы).
• План счетов и инструкция по его применению.
• Локальные акты самой организации.
Главный документ, на основании которого осуществляются расчеты, – это Порядок ведения кассовых операций №40, установленный Решением совета директоров ЦБ от 22 сентября 1993 года.
Что изменилось в алгоритме выдачи средств подотчет
Новые правила подотчета представляют собой последующий порядок поочередных действий:
• Сотрудник предоставляет в бухгалтерию приказ на выдачу денег подотчет за подписью руководителя учреждения в произвольной форме.
• Подотчетным лицам, изменения 2017 года утвердили это нововведение, теперь разрешается иметь задолженность по ранее выданным авансам. Но перед выдачей произведите полную сверку взаиморасчетов с ним.
• Сотрудник предоставляет авансовый отчет не позднее 3 рабочих дней после даты, установленной в приказе. К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные деньги возвращаются в кассу организации (бухгалтер создает приходный кассовый ордер).
• Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет правильности их заполнения. Срок проверки устанавливается самостоятельно каждым учреждением через локальные акты.
Изменения по подотчетным суммам в 2019 году не зафиксированы. Работник вправе получить авансом любой размер денежных средств без ограничений.
Если работник рассчитывается с продавцами, подрядными организациями либо исполнителями в качестве представителя экономной организации, которая была выдана ему наличная сумма ограничена 100 000 рублей по одному договору.
Обязательно ли теперь заявление на выдачу подотчета
С 19.08.2017 заявление на выдачу авансовых средств по обязательной форме писать не надо. Требуемые суммы на потребности компании выдаются на основании распоряжения, указания либо решения управляющего или по письменному заявлению подотчетного лица в произвольной форме.
В таком обращении должны содержаться информацию о суммарной величине выдаваемых наличных и сроке, на который авансируются средства. Документ подписывает управляющий учреждения и проставляет дату.
Отражение целей, сроков и лимита подотчетных сумм
Деньги в подотчет выдаются работникам предприятия на осуществление расходов, связанных с непосредственной деятельностью организации.
Согласно п. 5 указания № 3210-У, работник — это лицо, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера. Это значит, что получить деньги может как штатный сотрудник, так и подрядчик со стороны.
В данном пункте Положения можно дать общее описание того, на какие расходы будут выдаваться деньги работникам:
• административно-хозяйственные,
• представительские,
• командировочные. А можно на усмотрение управления издать некоторый распоряжение об утверждении перечня хозяйственных затрат и сумм, в границах которых будут выдаваться деньги. Подотчетные суммы, которые превышают обозначенные в распоряжении, должны утверждаться руководителем дополнительно.
Сроки, на которые подотчетник может получить деньги, также определяются руководством и могут быть одновременно прописаны в приказе с перечнем целей выдачи аванса и его лимита.
В самом же Положении следует указать, что определенные сроки на определенные подотчетные суммы указаны в некотором распоряжении. Для неоговоренных в распоряжении случаев следует зафиксировать пункт в Положении, определяющий общий наибольший срок подотчета,например не более месяца.
Список работников, имеющих право получать денежные средства на хозяйственные расходы облегчит работу бухгалтера. Его можно представить в данном Положении в виде перечня должностей. Определенные же фамилии лучше собрать в особый перечень подотчетных лиц и издать некоторым распоряжением, чтоб не переиздавать все Положение из-за внесения в перечень доп подотчетного лица
Обязательные условия для выдачи подотчетных сумм
Разрабатывая Положение, необходимо отразить, при соблюдении каких условий должна происходить выдача подотчетных сумм. Эти правила описаны в п. 6.3 порядка ведения кассовых операций:
• Работник согласно законодательству должен написать заявление, в котором необходимо указать размер аванса и срок, на который он нужен, а также назначение подотчетных сумм. Заявление подотчетного лица с просьбой о выдаче денежных средств может быть оформлено в свободной форме как от руки, так и на компьютере. Форму заявления для удобства рекомендуется разработать с учетом данных своего предприятия.
• Аналогом заявления может послужить приказ руководителя компании, содержащий Ф. И. О. подотчетника, цель выдачи средств, их размер на какой срок выдаются, подпись руководителя, дату и регномер приказа (письмо ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064). Предусмотрите также в приказе место для подписи подотчетного лица, чтобы подтвердить, что он ознакомлен с размером и назначением выдаваемого аванса.
• С 19.08.2017 чиновники закрепили за юрлицом или ИП право самостоятельно решать, выдаются подотчетные деньги по заявлению или приказу руководства. Однако один из указанных документов должен быть обязательно (п. 1.3 указания ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У).
• Организация вправе определить в Положении, выдает она аванс при условии полного отсутствия у работника задолженности по подотчетным суммам или у работника есть возможность получить деньги под отчет, будучи должником по предыдущему авансу. Для этого можно предусмотреть в бланке заявления работника строчку об отсутствии задолженности, подписанную бухгалтером.
• Желательно отметить и срок, в течение которого директор рассматривает и подписывает заявление, и на протяжении какого времени после этого работнику необходимо выдать деньги в подотчет. Если деньги выдаются по приказу директора, то аналогично укажите срок, в течение которого работник получает денежные средства под отчет в кассе.
• В Положении следует также зафиксировать следующий момент. При условии, когда работник не может по какой-либо причине (отсутствия наличных в кассе компании или его нахождения на рабочем месте) получить аванс, но вправе с устного согласия руководителя сделать расходы в интересах фирмы из собственных средств, производится их последующая компенсация на основании заявления сотрудника.
• Если сотрудник получает аванс для расчета по доверенности организации, то необходимо отметить в Положении, в каких случаях это должно происходить. Также следует написать о том, что расчеты наличными от имени компании с юрлицами и ИП по одному договору не должны превышать установленного законом лимита (на 2020 год он составляет 100 000 руб.).
Подотчет и сумма расчета с поставщиком — не одно и то же
Когда заходит разговор об ограничении сумм, участвующих в хозоперациях с подотчетом, нередко возникает путаница и упоминается сумма 100 000 руб. Откуда она взялась?
Следует понимать, что процесс получения и расходования средств сотрудником-подотчетником включает 2 основные хозоперации:
• Получение от работодателя денег в подотчет на покупки, необходимые для осуществления его деятельности.
• Приобретение товаров, услуг у поставщика и совершение расчетов с ним.
И если первая операция, как мы выяснили, не предполагает законодательных ограничений по суммам, то вторая в части расчетов наличными (т. е. деньгами, выданными под отчет) строго регламентирована указанием Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У, устанавливающего предельную сумму для них.
Согласно п. 6 данного документа, ограничение в сумме 100 000 руб. распространяется на расчеты наличностью по одному договору, совершаемые между юрлицами, предпринимателями, а также между юрлицом и ИП.
К обычным физлицам (гражданам, не являющимся предпринимателями), участвующим в расчетах с фирмами и ИП, вышеуказанное ограничение не относится. При этом физлицо-сотрудник, выступающее в сделке не самостоятельно, а от имени своего работодателя (например, по доверенности), также обязано соблюдать расчеты наличными (ст. 182 ГК РФ).