Вы держали в руках трудовую книжку? Наверняка да. Этот небольшой документ с гербовой печатью до сих пор остается главным свидетелем вашей профессиональной жизни. Одна ошибка в нем — и могут потеряться годы стажа, а с ними — пенсия и льготы.

С 2021 года действует новый порядок ведения трудовых книжек, утвержденный Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н . Казалось бы, привыкли уже. Но каждый год появляются нюансы: новые разъяснения Минтруда, обновленные формы отчетности, изменения в классификаторах профессий.

В 2026 году правила остаются прежними, но контроль за их соблюдением ужесточился. Особенно это касается работодателей, которые до сих пор путают графы или забывают про электронный формат.

В этой статье разберем все по косточкам: как заполнять титульный лист, вносить записи о приеме, увольнении и переводах, что делать с совместителями и как исправлять ошибки. И главное — как не попасть на штрафы до 50 тысяч рублей.

Правовая база 2026: на что опираться

Прежде чем браться за ручку, вспомним, какие документы регулируют заполнение трудовых книжек в 2026 году.

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 66 и 66.1) — устанавливает обязанность работодателя вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего свыше 5 дней .

2. Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н — основной документ, который утверждает Порядок ведения и хранения трудовых книжек . В нем прописаны все правила внесения записей, исправлений и оформления титульного листа.

3. Приказ СФР от 17.11.2025 № 1462 — утверждает форму ЕФС-1, которую работодатели сдают в Социальный фонд при кадровых мероприятиях .

4. Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 — старая инструкция, но ее положения до сих пор применяются в части, не противоречащей новому порядку .

Важно: с 2020 года в России действуют электронные трудовые книжки (ЭТК). Работник может выбрать, оставить бумажную или перейти на электронный формат. Отказ от бумажной книжки оформляется письменным заявлением .

Основные правила внесения записей

Прежде чем перейти к конкретным образцам, запомните золотые правила, которые действуют в 2026 году.

Правило 1. Записи вносятся на основании приказа (распоряжения)
Все записи о приеме, переводах и увольнениях делаются строго на основании кадровых приказов. В графе 4 обязательно указывается номер и дата приказа .

Правило 2. Никаких сокращений
Нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «ст.» вместо «статья». Наименования организации и должности указываются полностью, без сокращений .

Правило 3. Соблюдаем хронологию и нумерацию
Все записи нумеруются по порядку (арабскими цифрами). Каждая новая запись имеет свой порядковый номер. Записи вносятся строго в хронологическом порядке .

Правило 4. Запрещено зачеркивать
Если допущена ошибка, зачеркивать неверную запись нельзя. Нужно признать ее недействительной и внести правильную запись .

Правило 5. Сроки внесения

• Запись о приеме — в течение 5 рабочих дней .

• Запись об увольнении — в день увольнения (последний рабочий день).

• Запись о переводе — не позднее 5 рабочих дней.

Таблица: Структура записи в трудовой книжке

Чтобы не запутаться, какую информацию куда вносить, используйте эту таблицу.

Шаг 1. Заполняем титульный лист

Титульный лист — это лицо вашей трудовой книжки. Ошибки здесь могут привести к тому, что книжку признают недействительной.

Что заполняем:

• Фамилия, имя, отчество — полностью, без сокращений, на основании паспорта .

• Дата рождения — число, месяц, год (например, 15.03.1985).

• Сведения об образовании — указываются на основании диплома (среднее, среднее профессиональное, высшее).

• Профессия, специальность — вносится строго в соответствии с дипломом или иным документом об образовании .

• Дата заполнения — дата, когда вы впервые заполняете титульный лист.

• Подпись владельца — работник обязан расписаться, подтверждая правильность внесенных сведений.

• Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек и печать организации (при наличии).

Важно: Если работник меняет фамилию (например, выходит замуж), старую фамилию аккуратно зачеркивают одной чертой и сверху вписывают новую. На внутренней стороне обложки делается ссылка на документ-основание (свидетельство о браке) .

Шаг 2. Вносим запись о приеме на работу

Самая частая операция. Рассмотрим на примере.

Образец записи о приеме на основную работу:

Пояснения:

• Сначала в графе 3 пишется полное и сокращенное (если есть) наименование организации в виде заголовка .

• Затем под заголовком вносится запись о приеме.

• В графе 2 ставится дата приема на работу (дата начала работы, а не дата внесения записи!) .

• В графе 4 — реквизиты приказа.

Шаг 3. Вносим запись о переводе на другую работу

Если работник переводится на другую должность или в другое подразделение, это обязательно фиксируется.

Образец записи о переводе:

Важно: Запись о переводе должна точно соответствовать формулировке приказа. Если переводите временно, это тоже нужно указать .

Шаг 4. Вносим запись об увольнении

Самая ответственная запись, от которой зависят будущие пенсии и трудовые споры.

Образец записи об увольнении по собственному желанию:

Пояснения:

• Дата увольнения — последний рабочий день.

• В графе 3 обязательно указывается пункт, часть и статья ТК РФ.

• Наименование статьи пишется полностью, без сокращений .

• Работник должен ознакомиться с записью под роспись (в трудовой книжке или в личной карточке).

Особые случаи: совместительство

По желанию работника в трудовую книжку можно внести запись о работе по совместительству .

Правила для совместительства:

• Запись вносится по основному месту работы.

• Основанием является документ с места работы по совместительству (справка или копия приказа).

Образец записи о приеме на работу по совместительству:

Особые случаи: переименование организации

Если организация сменила название, это обязательно отражается в трудовой книжке.

Образец записи при переименовании:

Электронные трудовые книжки: как работать в 2026 году

С 2020 года Россия живет в эпоху электронных трудовых книжек (ЭТК). В 2026 году этот формат окончательно закрепился.

Что важно знать работодателю:

1. ЕФС-1 вместо СЗВ-ТД. С 2023 года сведения о трудовой деятельности подаются в Социальный фонд по форме ЕФС-1 (утверждена приказом СФР № 1462) .

2. Сроки подачи ЕФС-1:

   • При приеме или увольнении — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа .

   • При подаче работником заявления о выборе формата трудовой — до 25 числа месяца, следующего за отчетным .

3. СТД-Р. Если работник запросил сведения о трудовой деятельности (выписку из ЭТК), работодатель обязан выдать их в течение 3 рабочих дней. Штраф за невыдачу — до 50 тысяч рублей .

4. Ответственность за несвоевременную сдачу. Верховный суд подтвердил: даже если отчетность готовит бухгалтер, ответственность за сроки и достоверность несет руководитель .

Как исправить ошибки в трудовой книжке

Ошибки бывают у всех. Главное — правильно их исправить.

Общее правило: неверные записи не зачеркиваются. Нужно признать их недействительными .

Алгоритм исправления:

1. Внести запись о признании предыдущей записи недействительной.

2. Указать правильные сведения.

Образец исправления ошибочной записи об увольнении:

Если ошибку допустил предыдущий работодатель, исправления вносит новый работодатель на основании официальных документов от предыдущего .

Ответственность за нарушения

В 2026 году штрафы за неправильное ведение трудовых книжек остаются серьезными.

Примеры шаблоны и заявления находятся в разделе документы: Перейти

Практические советы на 2026 год

Для работодателей:

1. Назначьте приказом ответственного за ведение трудовых книжек. Это должно быть отдельное лицо, которое знает все правила .

2. Заведите книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Все факты приема и выдачи должны фиксироваться.

3. При увольнении обязательно получайте подпись работника в личной карточке или в книге учета.

4. Следите за сроками сдачи ЕФС-1. Штрафы приходят не только за ошибки в заполнении, но и за просрочку .

5. Переходите на электронный документооборот. Заявления о выдаче СТД-Р можно принимать в электронном виде, это ускоряет процесс .

Для работников:

1. При трудоустройстве проверяйте правильность заполнения титульного листа.

2. При увольнении внимательно читайте запись и убедитесь, что она соответствует приказу.

3. Если нашли ошибку спустя годы, обращайтесь к работодателю, который ее допустил. Если организация ликвидирована, можно обратиться в суд .

4. Закажите выписку из электронной трудовой книжки на Госуслугах — так вы будете видеть, какие сведения передал ваш работодатель в СФР.

Заключение

Трудовая книжка (бумажная или электронная) — это не просто архивный документ. Это ваша профессиональная биография, от которой зависят пенсия, льготы и даже возможность трудоустройства.

В 2026 году правила заполнения остаются стабильными, но контроль со стороны государства усилился. За ошибки платят рублем — и работодатели, и, в конечном счете, работники, чьи пенсионные права могут пострадать.

Главные выводы:

1. Руководствуйтесь Приказом № 320н. Это основной документ, который регламентирует все действия с трудовыми книжками .

2. Соблюдайте хронологию и нумерацию. Каждая запись должна иметь порядковый номер и точную дату.

3. Не зачеркивайте ошибки. Только признание недействительности .

4. Следите за сроками. Особенно это касается сдачи ЕФС-1 и выдачи СТД-Р .

5. Для совместительства — только по желанию работника. Запись вносится по основному месту работы.

6. Электронный формат — уже не новинка, а реальность. В 2026 году это полноценная альтернатива бумажной книжке.

Если вы работодатель — перепроверьте, как у вас организовано кадровое делопроизводство. Если вы работник — загляните в свою трудовую книжку и убедитесь, что все записи верны. В конце концов, это ваша трудовая жизнь, и она должна быть без ошибок.