Сотрудник, находящийся в командировке, просит возместить ему расходы на такси от аэропорта. Как поступить работодателю в этой ситуации?

Командировка — это поездка сотрудника, который обычно работает на одном месте, в другой город, регион или даже за границу для выполнения рабочих задач. Примерами таких задач могут быть проведение переговоров, участие в конференции, настройка и запуск оборудования, проверка работы дочерней компании.

Если сотрудник постоянно ездит по служебным делам и возвращается домой после смены, это не командировка, а разъездная работа. Примерами таких профессий могут быть торговые представители, водители-экспедиторы, инкассаторы и курьеры.

Длительность командировки зависит от поставленных задач, но она не может быть меньше одного дня. Максимальное время в командировке не ограничено и может составлять несколько месяцев или даже год. Однако командировка не может быть постоянной или бессрочной, она имеет конкретные даты начала и окончания.

Положение о командировках

Чтобы избежать недоразумений и конфликтов с сотрудниками во время оформления командировок, рекомендуется составить положение о командировках. Хотя этот документ не является обязательным, он поможет вам и вашим подчинённым чётко понимать правила и условия отправки в служебные поездки.

В положении следует указать, какие категории сотрудников могут быть отправлены в командировку, какие документы необходимо оформлять, какие служебные задачи могут быть выполнены в поездке, а также сроки командировки. Также важно определить размер командировочных расходов и указать, какие траты будут компенсироваться.

Вы можете установить разный размер суточных для различных должностей. Например, директору можно предусмотреть выплату в размере 2500 рублей в день, а менеджеру — 1000 рублей. Также можно установить разные суммы для командировок по России и за границей: например, для поездок по стране предусмотреть выплату в размере 700 рублей в сутки, а для зарубежных командировок — 2000 рублей.

Особенности командировок также можно прописать в коллективном или трудовом договоре. Однако это не является обязательным требованием.

Проверьте, можно ли отправить работника в командировку

В служебную поездку можно отправить как основного сотрудника, так и того, кто работает по совместительству. Однако есть категории работников, которых нельзя отправлять в командировку. К ним относятся:

* беременные женщины;
* сотрудники, находящиеся на больничном.

Также отказаться от командировки могут:

* сотрудники, которые сейчас находятся в отпуске;
* инвалиды;
* женщины с детьми до трёх лет;
* родители детей-инвалидов;
* работники, ухаживающие за больными родственниками;
* родители-одиночки с детьми до 14 лет;
* сотрудники с детьми до 14 лет, если супруг находится на вахте или служит в армии;
* родители, у которых более трёх несовершеннолетних детей, и младшему из них меньше 14 лет.

Перед тем как отправить такого сотрудника в командировку, выдайте ему уведомление о том, что он имеет право отказаться от поездки. После этого получите от него согласие на командировку. Если возвращение сотрудника откладывается, получите от него новое согласие с актуальными датами.

Кого нельзя отправлять в командировки

В служебные поездки нельзя отправлять беременных и сотрудников, которые находятся на больничном, даже если они сами этого хотят.

Командировать сотрудников можно только с их письменного согласия. Это касается:

* тех, кто находится в отпуске;
* женщин с детьми в возрасте до трёх лет или детьми-инвалидами;
* сотрудников, которые ухаживают за больными родственниками;
* родителей-одиночек и родителей, воспитывающих трёх и более детей в возрасте до 14 лет;
* родителей, чей супруг работает вахтовым методом, мобилизован или служит по контракту.

Во время командировки за сотрудником сохраняется его рабочее место. Его обычные обязанности на это время выполняют коллеги.

Издайте приказ

Пожалуйста, подготовьте приказ по форме Т-9 или создайте свою форму. В приказе необходимо указать следующую информацию:

* должность и ФИО сотрудника;
* место назначения командировки;
* даты отъезда и возвращения;
* цель командировки;
* источник финансирования поездки.

Подпишите приказ у вашего руководителя. Затем дайте сотруднику ознакомиться с документом и попросите его поставить подпись.

Если в командировку отправляется несколько сотрудников, вы можете указать их всех в одном приказе. Обязательно опишите цель поездки, например «наладка и пуск оборудования». Это поможет избежать вопросов со стороны налоговых органов о том, действительно ли специалисты ездили по служебным делам.

Если же командировка была перенесена или отменена, пожалуйста, подготовьте приказ об этом в свободной форме и покажите его сотруднику. В документе следует указать новые даты поездки или причину отмены, а также срок, в течение которого сотрудник должен вернуть аванс и суточные расходы.

Выдайте аванс и суточные

Перед поездкой командированный сотрудник составляет смету на аванс для оплаты проезда и проживания. Сумма зависит от срока и дальности командировки, стоимости билетов и условий проживания.

Смета передаётся на подпись главному бухгалтеру и директору. После этого выдаётся аванс.

Важно компенсировать командированному сотруднику все расходы на проезд и проживание, а также на оформление загранпаспорта, визы, консульские сборы и медицинскую страховку, если поездка за границу. Если есть необходимость возмещать и другие расходы, например, на трансфер, мобильную связь, интернет и питание, это нужно прописать в положении о служебных командировках.

Также следует оплатить суточные за каждый день командировки, включая выходные, праздники и время в пути. Деньги можно выдать наличными по расходному кассовому ордеру 0310002 или перечислить на карту. Для поездок по России — в рублях, за границу — в иностранной валюте.

Получите отчёт

В течение трёх дней по возвращении из командировки сотрудник обязан составить авансовый отчёт. В этом отчёте он указывает сумму полученного аванса, а также все расходы, которые он понёс, и суммы, которые он потратил. К отчёту необходимо приложить все чеки и квитанции, подтверждающие оплату следующих расходов:

— проживание в гостинице или квартире;
— билеты на поезд, самолёт или автобус;
— топливо, если сотрудник использовал автомобиль;
— другие расходы, которые вы готовы компенсировать, например, провоз багажа или услуги такси.

Авансовый отчёт

Если сотрудник потратил в командировке больше, чем получил аванса, вы должны возместить ему разницу. Если же у сотрудника остались неизрасходованные средства, он должен вернуть их в течение трёх рабочих дней после возвращения. В случае если сотрудник не возвращает деньги, вы можете вычесть эту сумму из его заработной платы.

Если же сотрудник заболел во время командировки, он должен предоставить листок нетрудоспособности. Это время будет оплачено как больничный, а также будут компенсированы суточные и расходы на проживание.

Как оплатить командировку

В период командировки, пожалуйста, рассчитайте оплату исходя из среднего заработка сотрудника. Для этого возьмите во внимание его зарплату, премии и другие выплаты, полученные на работе за последний календарный год. Подробная информация о том, как это сделать, содержится в Постановлении Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

Если сотрудник работал в праздничные и выходные дни, а также сверхурочно, то его труд должен быть оплачен не менее чем в двойном размере. Альтернативный вариант — предоставить ему дополнительный выходной после командировки, а за отработанную смену заплатить в одинарном размере.

Оплата за командировку должна быть произведена в те же дни, когда в вашей организации выплачивается зарплата. Если сотрудник ещё не вернулся из командировки, вы можете отправить деньги на его карту или осуществить денежный перевод.

Отличие разъездной работы от командировки

1. Если сотрудник проводит большую часть времени вне организации-работодателя, то ему подойдёт разъездной характер работы. Если же необходимо отправить его в служебную поездку только один раз, то лучше оформить командировку.
2. Разъездной характер работы фиксируется один раз в трудовом договоре. Командировки же оформляются отдельно для каждой поездки.
3. Любой сотрудник, у которого в трудовом договоре указан разъездной характер работы, может выполнять такую работу. Однако есть категории сотрудников, которых нельзя отправлять в командировки, только с их письменного согласия: это беременные женщины и другие.
4. Сотрудникам с разъездной работой выплачивается заработная плата. Оплата командировки производится по среднему заработку. И тем, и другим выдаются суточные на питание и сопутствующие расходы.
5. При разъездном характере работы сотруднику полагается компенсация за проезд и за жильё, если он вынужден задержаться. Командированным работникам возмещаются траты на проезд и проживание. Остальные расходы могут быть компенсированы по усмотрению работодателя.

Выводы

1. Направьте сотрудника в командировку для выполнения определённого задания.
2. Пропишите правила оформления командировок в соответствующем положении, чтобы избежать ошибок в документации и конфликтов с сотрудниками.
3. Убедитесь, что отправленного в командировку сотрудника можно туда направить. Согласуйте поездку с руководством и издайте приказ.
4. Выдайте сотруднику аванс на оплату проезда, проживания и суточные. После возвращения сотрудника получите от него авансовый отчёт.
5. Рассчитайте командировочные расходы сотрудника по среднему заработку и произведите оплату.