Командировка, это когда сотрудник вынужден выезжать за пределы своего рабочего места для того, чтобы выполнить свои трудовые обязанности. Во время командировки за сотрудником сохраняется его вакансия и оклад, кроме того, он имеет право на компенсацию средств, потраченных в командировке.
Оформление удостоверения о командировке и отчета по расходам производилось ранее. Сейчас существуют другие способы решения данной проблемы.
Согласно ТК РФ ст. 166, 167, 168 регулируется вопрос с отправкой сотрудника в командировочную поездку, а также оформление командировочных расходов.
В каждой организации основываясь на законодательстве издают внутренний документ, согласно которому происходит регулирование правил командировок.
Работодатель обязан возместить работнику:
— траты на поездку (оплата билетов, проживания, если требуется – заправки транспортного средства и т.д.);
— прочие расходы. Которые заранее оговариваются с работодателем.
Все средства, которые потребуются сотруднику во время командировочной поездки, выдаются ему заранее. Для того чтобы получить данные средства необходимо направить заявление в бухгалтерию. Нужно будет указать следующие данные:
— ФИО сотрудника, который направляется в командировку и его подразделение;
— пункт, в который направляется сотрудник;
— срок командировки – начало и конец;
— сумма, которая должна быть получена под отчетность.
Согласно законодательству сотруднику должна быть возмещена сумма, которую он потратит на проезд, но не более того:
— купе в поезде, салон эконом – класса в самолете, автобус, каюта 5 группы 2 категории морского транспорта.
Если работник не подтвердит расходы на проезд, то ему будет компенсировано:
— плацкарт в поезде, каюта 10 группы 3 категории морского транспорта, автобус.
Как работник может подтвердить расходы на проезд?
— наличие билета или проездного документа;
— чеки с автомобильных заправок;
— в случае использования служебного транспортного средства предъявляется путевой лист.
Найм жилья в командировке
Когда сотрудник отправляется в командировочную поездку, ему предстоит где-то проживать весь срок командировки. Если работодатель не предоставляет жилье от организации, то ему будет возмещена оплата за найм жилья.
Для того, чтобы подтвердить траты на найм жилья, необходимо будет предоставить некоторые документы, чеки и т.д. если это номер в гостинице, то необходимо будет в командировочной отчетности поставить печать в день заезда и в день отъезда из гостиницы.
Если организация не использует лист отчетности для командировки, то работник самостоятельно должен будет написать на имя руководства организации записку, где работник гостиницы должен записать дату приезда и дату отбытия из гостиницы и поставить печать.
Если не будут предоставлены документы на найм жилья в командировке, то исчисление будет происходить исходя из расчета в 12 – 550 рублей/сутки.
Командировочные суточные
Размер суточных в командировке организация обычно устанавливает самостоятельно. Это должно быть прописано в инструкции о командировках организации. Если сотруднику не нужно будет выезжать за пределы РФ, то суточные будут насчитывать меньше. За суточные в командировке сотрудник не обязан отчитываться и их минимальный размер составляет 100 р/сутки.
Расходы на заграничную командировку
Траты на заграничную командировку сотрудника рассчитываются следующим образом:
— расходы на получение заграничного паспорта, на оформление визы, на другие сборы, которые необходимы для того, что выехать в другую страну;
— средства на проживание выплачиваются в рублях. За период проживания сотрудника в пределах РФ и в валюте за период проживания сотрудника в другой стране;
— календарное число, когда сотрудник пересекает границу можно посмотреть либо в отметке в паспорте, либо в проездном документе.
Когда сотрудник возвращается из командировочной поездки, он обязан в течение трех суток предоставить руководству отчет о всех тратах. Для этого предоставляются все чеки и документы.