Как отразить невозвращенный подотчет в бухучете

Порядок, сроки выдачи средств в подотчет, сроки представления авансового отчета, а также возврата неиспользованных сумм работодатель устанавливает самостоятельно. Их можно прописать в ЛНА организации, к примеру, в Положении о расчетах с подотчетниками.

В соответствии с подпунктом 6.3 пункта 6 Указаний Банка России от 11.03.2014 N 3210-У о расходовании полученных средств подотчетный работник обязан отчитаться в установленный руководителем срок. Для этого нужно заполнить и сдать в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с приложением подтверждающих документов (чеков, квитанций, актов, накладных и т.д.). После чего отчет проверяется и утверждается директором. Если образовался неиспользованный остаток средств, их нужно внести в кассу. На это также отводится свой срок.

Таким образом на возврат подотчетных средств отводится время для сдачи отчета и на его проверку. Невозвращенным подотчет считается в следующих случаях:

• Если по нему не представлен в установленный срок авансовый отчет.
• Если отчет, по которому получены средства, не утвержден руководителем по обоснованным причинам.
• Если неиспользованный остаток по утвержденному отчету не сдан в установленные сроки.

При выявлении таких сумм бухгалтер предприятия должен отразить этот факт в учете. Запись операции будет выглядеть так:

• Д 94 К 71 – отражен невозвращенный остаток подотчетных сумм (основание – бухгалтерская справка от «__» _______________2023 года).

О чем нужно помнить бухгалтеру при выдаче денег под отчет

Выдача денег под отчет регламентируется указанием Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У, устанавливающим порядок ведения кассовых операций (далее — порядок № 3210-У). Исходя из его положений, есть 3 основных момента, о которых необходимо помнить каждому бухгалтеру при выдаче денег под отчет:

1. Деньги в подотчет выдаются на основании письменного заявления лица, получающего средства, или распоряжения руководителя. К обязательным реквизитам такого заявления относятся (кроме Ф. И. О., должности и подписи заявителя): сумма подотчетных средств, срок, на который деньги выдаются, дата и подпись руководителя, разрешившего выдать средства в подотчет (п. 6.3 порядка № 3210-У). Образец заявления можно посмотреть у нас на сайте.

2. Сроки выдачи денег в подотчет могут быть установлены учетной политикой или отдельным приказом. Так проще будет подотчетным лицам писать заявления, а бухгалтеру — проверять сроки возврата средств. Законодательно границы сроков, на которые выдаются деньги в подотчет, не установлены. Этот вопрос решает каждое предприятие самостоятельно.

Способы удержания из заработной платы средств и типовые проводки по погашению подотчета

Существует 3 возможных варианта развития событий:

1. Подотчетное лицо признает долг и пишет заявление на удержание полученных под отчет средств, по которым оно осталось должно, из его заработной платы.
2. Работодатель удерживает долг подотчетника по своей инициативе. Эта ситуация, в свою очередь, предполагает 2 возможных варианта развития событий:

• когда подотчетное лицо не оспаривает долга, предприятие в течение месяца с окончания срока, к которому сотрудник должен был отчитаться, может принять решение об удержании денег;
• когда подотчетное лицо не согласно с фактом задолженности, решение об удержании денег может принять только суд.

3. Руководитель решил простить долг подотчетному лицу.

В первом случае, когда подотчетник признает долг и пишет заявление с просьбой удержать у него подотчетные деньги из зарплаты, можно удержать единовременно всю сумму долга, если иное не указано в заявлении на удержание (письмо Роструда от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1).

Как удержать подотчет из зарплаты с согласия сотрудника

Для удержания невозвращенного подотчета из заработной платы работника необходимо издать приказ. Документ можно составить в произвольном виде. Срок – не позже одного месяца с даты окончания срока, который установлен в организации для возврата подотчетных средств (статья 137 ТК РФ, Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0). Если нарушить этот срок для удержания, взыскать долг с работника можно будет только через суд.

Кроме того, потребуется получить согласие специалиста на удержание (Письмо Роструда от 07.10.2019 N ПГ/25778-6-1, статья 137 ТК РФ). Сотрудник должен письменно подтвердить, что он не возражает против размера и основания для удержания работодателем сумм. Форма согласия – произвольная. К примеру, можно не составлять отдельный документ, а предусмотреть строку для подписи работника в приказе об удержании. Если такого согласия нет, взыскание допускается только через суд.

Также для возврата остатка сотрудник может самостоятельно написать заявление на имя своего руководителя об удержании средств из заработка. В этом случае, по разъяснениям Роструда в Письме от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1, положения статьи 138 ТК РФ не применяются и можно удержать разово всю сумму долга, с учетом того, что указано в заявлении.

Какой максимальный размер удержаний из зарплаты?

Согласно статье 138 ТК РФ, максимально можно удерживать из заработной платы – до 20% от начисленного заработка без учета НДФЛ. В связи с этим, когда размер невозвращенного подотчета превышает 20% от величины начисленного работнику заработка, придется делать удержания не за один раз, а частями, до полного погашения. В бухучете операция по удержания подотчета из зарплаты отражается такой записью:

• Д 70 К 94 – удержан невозвращенный подотчет из зарплаты (основание – Приказ руководителя, согласие работника, расчетная ведомость).

Как списать долги работника по подотчету

В некоторых случаях работодатель может принять решение о неудержании невозвращенного подотчета. К примеру, долг может быть прощен работнику или суд откажет во взыскании, или истечет срок исковой давности и т.д. Если руководитель принял решение не удерживать с сотрудника подотчетные суммы, учтенные ранее на счете 94, их нужно признать прочим расходом (пункт 11 ПБУ 10/99). Проводка в бухучете такая:

• Д 91.2 К 94 – невозвращенный подотчет отнесен на прочие расходы.

Если же руководитель решит обратиться за взысканием в суд, долг работника (бывшего сотрудника) нужно отразить на счете 73 (или 76 для тех, кто уволился). Задолженность нужно показать в том размере, который организация признает правильным (пункт 73 Приказа Минфина 34н от 29.07.1998).

Порядок удержания подотчетных сумм в случае их невозврата сотрудником

Возврат неизрасходованных авансовых подотчетных сумм может быть осуществлен одним из методов:

1. Работник подает заполненный авансовый отчет и на его основании вносит в кассу требуемую сумму.
2. У сотрудника нет возможности вернуть в установленные сроки деньги, он обращается к работодателю с письменной просьбой о произведении удержаний из заработной платы.
3. Руководитель компании издает распоряжение или приказ на удержание суммы задолженности из зарплаты (при условии, что сотрудник не имеет возражений).
4. При наличии разногласий между подотчетным лицом и руководством фирмы вопрос решается в судебном порядке.
5. Директор компании решил простить долг и признать его в качестве дохода работника.

Удержание невозвращенного вовремя аванса можно произвести из суммы ежемесячного заработка работника. Осуществляется эта процедура в соответствии с нормами ст. 137 ТК РФ. Для появления полномочий у бухгалтерии по удержанию из доходов подотчетного лица невозвращенных им средств:

• руководитель компании в течение месяца с момента окончания срока представления отчета и внесения денег в кассу издает приказ об удержаниях;
• в приказе или на отдельном бланке должник расписывается и дает согласие на произведение удержаний.

Бухгалтерский и налоговый учет

Задолженность сотрудника по подотчетным средствам является его обязательством перед работодателем. В категорию доходов сумма может перейти, если руководством компании будет принято решение простить долг. По истечении периода досудебного урегулирования проблемы (1 месяц) на размер задолженности начисляются страховые взносы. Сумму взносов можно зачесть или произвести ее возврат при выполнении одного из условий:

• сотрудником добровольно были возвращены средства;
• сумма долга была засчитана в расходы на основании авансового отчета и документов, подтверждающих целевой характер затрат.

Списание задолженности с уволенных сотрудников реализуется двумя путями:

• через расходование части резерва сомнительных долгов;
• через отнесение суммы долга на финансовые результаты.

В первом случае составляется проводка между дебетом 63 и кредитом 71 счета, во втором — дебетовый оборот записывается по 91 счету, а кредитовая запись — по 71 счету. Одновременно с этими корреспонденциями сумма отражается в забалансовом учете на счете 007. В данных забалансового учета информация о списанных безнадежных долгах такого типа должна отображаться на протяжении 5 лет с даты закрытия задолженности.

Счета, проводки

Учет подотчетных сумм ведется на 71 счете. При несвоевременном возврате остатка средств, выданных работнику авансом, величина долга в учете причисляется к недостачам. Удержания подотчетных сумм проводятся как уменьшение суммы недостачи, числящейся за конкретным ответственным лицом. Типовые корреспонденции в этом сегменте учета такие:

• Д71 – К50 или 51 – отражена выдача денег в подотчет;
• Д94 – К71 — неизрасходованная подотчетная сумма, не внесенная в срок в кассу, отнесена на недостачи;
• Д70 – К94 – произведено удержание остатка подотчетных средств из заработной платы (при наличии письменного согласия должника);
• Д73 – К94 – обозначен долг по подотчетным средствам, который невозможно погасить за счет ежемесячного заработка физического лица;
• Д50 или 51 – К73 – запись составляется в ситуациях добровольного закрытия задолженности сотрудником и при погашении требуемой суммы в принудительном порядке по решению суда;
• Д91 – К73 – фиксация факта прощения долга;
• Д70 – К68 – по прощенной сумме задолженности осуществлено начисление подоходного налога;
• Д91 – К69 – показано начисление страховых взносов на подотчетные суммы, которые перешли из группы долгов в категорию доходов сотрудника.