В каких случаях предоставляется учебный отпуск, оформление и оплата

Прежде чем обсуждать сложности, связанные с предоставлением учебного отпуска, давайте рассмотрим общие правила.

Во-первых, работодателю важно помнить, что право работника на учебный отпуск не зависит от того, кто оплачивает его обучение. Это означает, что учебный отпуск может быть предоставлен не только тем сотрудникам, которые обучаются за счет бюджета. Такой отпуск также предоставляется тем, кто обучается на платной основе, независимо от того, сами ли они оплачивают учебу или эти расходы берет на себя работодатель.

Право на учебные отпуска возникает в случае получения образования разного уровня: высшего, среднего профессионального, основного общего, а также при обучении в аспирантуре. Для каждого из этих уровней образования в Трудовом кодексе есть отдельные статьи, которые детально определяют, когда и на какой срок должны предоставляться учебные отпуска (статьи 173 – 176 ТК РФ).

Следующее правило: учебные отпуска по каждому уровню образования предоставляются только в том случае, если сотрудник получает такое образование впервые.

Условия предоставления отпуска для сдачи сессии

Чтобы студент мог получить отпуск для сдачи сессии с места работы, необходимо выполнение следующих условий:

1. Работник получает диплом впервые. Если гражданин уже окончил учебное заведение и хочет получить новую профессию в том же месте, гарантии от государства ему не предоставляются. Это правило не распространяется на случаи, когда работодатель отправляет на курсы повышения квалификации в соответствии с трудовым договором.

2. Если подчиненный работает в двух местах одновременно, отпуск предоставляется только в одной организации.

3. Высшее учебное заведение должно иметь соответствующее разрешение.

4. Длительность отпуска на получение обучения прописана в договоре.

5. Этот вид выходных дней может быть предоставлен только при наличии вызова.

Такой отпуск не может совпадать с другими видами отпуска. В случае случайного совмещения основной вид выходного дня должен быть прерван и перенесен.

Исключения и ограничения в праве на оплату учебного отпуска

Учебный отпуск является обязанностью работодателя, но есть некоторые нюансы, которые стоит учитывать:

— Во-первых, на обязательный оплачиваемый учебный отпуск не могут претендовать студенты частных высших учебных заведений, а также те, кто получает уже не первое профессиональное образование (например, если работник хочет получить звание бакалавра или магистра – это уже считается вторым высшим образованием).
— Во-вторых, играет роль успеваемость обучающегося – для получения оплачиваемого отпуска у студента не должно быть «хвостов».
— В-третьих, ограничения предусмотрены и для людей, работающих на условиях совмещения – им такой оплачиваемый учебный отпуск может быть предоставлен только там, где они являются основными сотрудниками.
— Также ограничения могут быть установлены для студентов двух или более учебных заведений – в этом случае студент может выбрать, в каком из них он хочет взять учебный отпуск.

Оформление учебного отпуска

Если вы хотите получить свободное время на сдачу экзаменов, вам необходимо выполнить следующие действия:

1. Написать заявление на имя руководителя о предоставлении учебного отпуска.
2. Предоставить подтверждающий документ (например, справку-вызов из учебного заведения).
3. Руководитель должен составить приказ о предоставлении отпуска.
4. Бухгалтер должен выдать записку-расчет со средним заработком за время отпуска.
5. Сведения об учебном отпуске должны быть внесены в личную карточку, лицевой счет и табель рабочего времени.

Отпуск предоставляется в календарных днях.

Основные моменты при составлении заявления

На сегодняшний день не существует унифицированного образца заявления на учебный отпуск. Поэтому работники предприятий и организаций могут составлять его в произвольной форме или по внутреннему шаблону компании. При этом необходимо соблюдать нормы делопроизводства в отношении структуры документа и правила русского языка.

Несмотря на то, что заявление можно написать в свободной форме, есть ряд обязательных сведений, которые должны быть указаны:

— наименование предприятия, в котором работает сотрудник;
— ФИО руководителя предприятия (или иного лица, уполномоченного действовать от имени директора);
— дата составления документа;
— вид отпуска (в данном случае учебный), с сохранением заработной платы или без нее;
— период отпуска (даты начала и окончания) – на основании справки-вызова;
— наименование учебного заведения, в котором сотрудник обучается.

В дальнейшем на основе этого заявления и прилагаемой справки-вызова руководитель предприятия должен издать приказ о предоставлении отпуска, а кадровый работник – внести все необходимые сведения в личную карточку сотрудника.

На что обратить внимание при оформлении заявления

Никаких особых требований к оформлению заявления не предъявляется. Его можно написать от руки (шариковой ручкой любого темного цвета) или напечатать на компьютере. Для заявления можно использовать обыкновенный чистый лист бумаги или фирменный бланк компании (если так требует работодатель).

Единственное правило, которое необходимо соблюдать: наличие «живой» подписи заявителя (использование факсимильных подписей, то есть отпечатанных каким-либо способом, недопустимо).

Документ нужно составить в двух экземплярах:

— один следует отдать секретарю компании или специалисту по кадрам для того, чтобы они поставили на нем резолюцию директора,
— второй оставить у себя, предварительно завизировав о получении копии у представителя компании.

Заявление

Если вы являетесь работником и хотите взять ученический отпуск, вам необходимо написать заявление. Заявление составляется в произвольной форме, но с соблюдением следующих пунктов:

— В правом верхнем углу укажите должность руководителя, его фамилию, имя и отчество, а также название организации, в которой вы работаете, и вашу должность.
— Посередине листа напишите название документа.
— С новой строки изложите просьбу о предоставлении учебного отпуска на определенные сроки для сдачи сессии. Укажите название образовательного учреждения, которое вас вызывает.
— С новой строки напишите, что вы прилагаете справку-вызов.
— Слева поставьте дату.
— Справа поставьте свою подпись.

Первый день учебного отпуска должен совпадать с датой, указанной в справке-вызове.

Оплата учебного отпуска

Для расчета среднего заработка учитываются все виды выплат, предусмотренные системой оплаты труда, независимо от источников их получения (пункт 2 Положения № 922). При этом стоит помнить, что из расчетного периода исключаются время и начисленные за это время суммы, если (пункт 5 Положения № 922):
— за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных Трудовым кодексом РФ;
— работник получал пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам;
— работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
— работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
— работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами или инвалидами с детства;
— работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.

Согласно справке-вызову № 59, Петрова И.Н. (воспитатель) ушла в учебный отпуск с 7 сентября 2015 года на 14 календарных дней. Расчетный период для оплаты отпуска – с 1 сентября 2014 года по 31 августа 2015 года. Начисленная заработная плата за этот период составила 150 000 рублей. Необходимо определить сумму отпускных за период обучения.

Сумма отпускных за 14 календарных дней равна 5 972,70 рубля (150 000 рублей / 12 месяцев / 29,3 дня x 14 дней).

Отпуска для студентов дневных отделений

Отдельные правила распространяются на сотрудников, которые решили сочетать работу с обучением на дневных отделениях высших учебных заведений или профессиональных учебных заведений. Им также положены дополнительные отпуска для сдачи сессий.

Однако, в таких случаях отпуска предоставляются без сохранения заработной платы и на более короткий срок. Например, учебный отпуск для студентов дневных отделений, получающих высшее образование, составляет 15 календарных дней, а для студентов, получающих среднее специальное образование – 10 календарных дней. Законодатель четко определил, что этот лимит устанавливается применительно к учебному году, что является еще одним подтверждением того, что продолжительность отпусков для заочников и вечерников устанавливается для каждой сессии.

Кроме того, студенты дневных отделений могут получить освобождение от работы на тот же срок, который предоставляется вечерникам и заочникам, для сдачи итоговых экзаменов и защиты дипломной работы. Максимальный срок такого отпуска составляет четыре месяца для студентов, получающих высшее образование, и два месяца для студентов, получающих среднее профессиональное образование. Однако, работодатель не обязан оплачивать этот отпуск.

Неоплачиваемые учебные отпуска для студентов дневных отделений предоставляются в том же порядке, который был описан выше. Сотрудник должен предоставить заявление и справку-вызов из учебного заведения. На основании этих документов оформляется приказ об отпуске по форме Т-6 или по форме, разработанной работодателем.

Как оформляется справка-вызов

Справка-вызов – это более сложный документ, который требует особого внимания при оформлении. Ее форма утверждена Приказом Министерства образования и науки РФ № 1368 от 19.12.2013 года. В справке должны быть указаны следующие данные:

— дата выдачи и регистрационный номер;
— полное наименование работодателя, которому она адресована;
— полное название образовательной организации;
— статья Трудового кодекса, подтверждающая право работника на гарантии во время обучения;
— уровень образовательной программы;
— код и наименование специальности, направления обучения;
— форма обучения и курс;
— этап обучения, на который делается вызов;
— продолжительность периода обучения с указанием даты начала и окончания;
— полные реквизиты свидетельства об аккредитации образовательной организации.

Справка-вызов должна быть заверена подписью руководителя и печатью образовательной организации. Особенностью этого документа является наличие отрывного корешка, который подтверждает нахождение работника на учебе в оговоренный период.

Отказ в отпуске

Когда могут отказать в оплачиваемом отпуске:

— Если сотрудник учится в двух институтах одновременно, то оплатят только сдачу экзаменов в одном из них.
— Когда студент совмещает несколько работ, оплачиваемый отпуск положен только на основном месте работы.

Если обучающийся не успевает получить образование, то для пересдачи ему придется потратить свое личное время, которое работодатель не будет оплачивать. В таком случае можно попробовать договориться об административном отпуске или отгуле в счет ежегодного.

Отпускные рассчитывают исходя из среднего заработка учащегося работника. Выплаты производятся за 3 дня до начала сессии одной суммой. Если во время сдачи экзаменов выпадают праздники, то такой отпуск не продлевается.

Руководитель не может отказать в ученическом отпуске, если это не предусмотрено Трудовым кодексом, или заставить работника сдавать экзамены за счет ежегодного. Это противоречит действующему законодательству. При нарушении этих прав стоит обратиться к юристу.

Сколько раз в год предоставляется учебный отпуск?

Студентам предоставляется оплачиваемый отпуск на период сдачи всех установленных сессий. Как правило, это зимний и летний периоды. Законодательство (Трудовой Кодекс РФ, статья 173) четко определяет количество дней для каждого сессионного периода.

Для тех, кто учится на магистратуре или специалитете:

— на первом и втором курсах – до полутора месяцев;
— все остальные – до 50 дней.

Если вы учитесь в колледже или училище, то вам положено:

— 1 и 2 курс – до 30 дней;
— с 3 по 6 – до 40 суток.

Для сдачи вступительных экзаменов работнику предоставляется 15 календарных дней. Для защиты дипломного проекта – 4 месяца. Однако этот период может быть не оплачен студенту.

Как обозначается отпуск в табеле учета рабочего времени

Сотрудники отдела кадров или другие уполномоченные лица должны вести табели учета рабочего времени, где отражаются фактически отработанные дни и выходные дни. Этот документ предоставляется в бухгалтерию для расчета заработной платы. Унифицированная форма табеля установлена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004, но ее применение не является обязательным, поэтому предприятия могут использовать свои образцы.

В табеле обозначаются следующие сведения:

— оплачиваемые и неоплачиваемые учебные отпуска;
— отработанные, праздничные и выходные дни;
— обычные периоды отдыха;
— обучение работников по инициативе руководителей (оплачиваемое).

Все периоды указываются с помощью буквенных и цифровых условных обозначений:

— Ученический отпуск с сохранением среднего заработка – У 11.
— Неоплачиваемый отпуск – УД 13.

Форма табеля может быть любой, главное – чтобы в нем была информация, указанная в Постановлении Госкомстата.

Предоставление учебного отпуска при получении первого высшего образования

При получении первого высшего образования работодатель обязан предоставить сотруднику учебный отпуск, если:

— он обучается по заочной или очно-заочной форме обучения;
— учебное заведение имеет государственную аккредитацию.

Работодатель может предоставить учебный отпуск даже в том случае, если учебное учреждение не имеет государственной аккредитации, но такое положение должно быть прописано в коллективном договоре или другом нормативном локальном акте работодателя.

Работодатель обязан оплатить сотруднику:

— 40 календарных дней оплачиваемого отпуска для сдачи сессии на первых двух курсах;
— 50 календарных дней оплачиваемого отпуска для сдачи сессии на последующих курсах;
— до 4 месяцев оплачиваемого отпуска для прохождения государственной аккредитации и защиты дипломной работы.

Сотрудник уходит в отпуск на основании заявления, приложением к которому является первая часть справки-вызова. Форма справки утверждена приказом Минобразования России от 19 декабря 2013 г. № 1368. Заявление составляется в произвольной форме.

Работодатель не имеет права отказать сотруднику в предоставлении учебного отпуска, так как это является нарушением трудового законодательства.

Оплачивается ли ученический отпуск в магистратуре?

Часто студенты, окончившие учебное заведение со степенью бакалавра, решают повысить свой профессиональный уровень и поступают в магистратуру заочно. В связи с этим возникают два вопроса: будет ли это считаться получением второго высшего образования и оплачивается ли учебный отпуск в магистратуре?

Ответим сначала на первый вопрос. Если магистратура по той же специальности, что и ваша степень бакалавра, то это просто повышение квалификации и отпуск будет оплачиваться. Если же вы поступаете в другой вуз и на другую специальность, и по итогам обучения получите степень магистра, то это считается получением второго высшего образования и освобождение от работы на время экзаменов вам не положено.

Как вы могли понять из нашей статьи, в учебный отпуск можно уйти, если вы получаете высшее или специальное образование впервые, учебное заведение имеет аккредитацию и предоставит вам справку для работы, и работаете вы официально. Разница в том, что на очном обучении ваш отпуск будет неоплачиваемым.

Учебный отпуск как оплачивается для студентов других форм обучения тоже понятно – сохраняется средний заработок, то есть фактически оплата такая же, как и при обычном отпуске. Поэтому если вы хотите устроиться на работу, будучи студентом, но переживаете, что придется отпрашиваться каждый день на экзамены, не стоит волноваться. Вам и отгулы предоставят, и деньги не потеряете.