Содержание статьи:
Увольнение сотрудника в связи со смертью: документальные основания
Простого уведомления о том, что работник скончался, недостаточно для работодателя. Нельзя издавать приказ об увольнении в связи со смертью на основании только устной информации: слов, звонков или писем от родственников умершего или представителей власти. Необходимы официальные документы, которые однозначно подтверждают факт смерти.
Существует три таких документа:
- Свидетельство о смерти, которое получают родственники умершего или другие заинтересованные лица в местном департаменте ЗАГСа.
- Решение суда, объявляющее соотечественника умершим.
- Решение суда, признающее гражданина безвестно отсутствующим.
Другие документы, например, медицинские справки, не могут быть достаточным документальным основанием для увольнения работника в связи со смертью.
С получением свидетельства о смерти все достаточно просто: когда человек умирает, врач составляет медицинское заключение, на основании которого сотрудники ЗАГСа оформляют специальный документ на гербовой бумаге и выдают его заявителям. Обычно близкие умершего работника приносят и кладут свидетельство о смерти на стол кадровика.
Оформление увольнения в зависимости от обстоятельств смерти
Обстоятельства смерти (гибели) сотрудника во многом определяют процесс прекращения с ним трудовых отношений.
- Во-первых, смерть может произойти непосредственно на рабочем месте или в командировке, то есть «при исполнении».
- Во-вторых, смерть может наступить вне рабочего времени: по дороге на работу, завод или домой, в выходные или во время отпуска.
Как правильно оформить увольнение умершего сотрудника, если его смерть наступила в нерабочее время? В этом случае работодатель не участвует в расследовании причин и обстоятельств смерти, это делают близкие родственники умершего (погибшего). Они получают свидетельство о смерти и предоставляют его в кадровый отдел компании, где работал умерший. Работодателю остается только запустить стандартную процедуру прекращения трудовых отношений с покойным, составив соответствующий приказ со ссылкой на статью 83 Трудового кодекса РФ.
Стандартная схема увольнения в связи со смертью
Когда наступает смерть сотрудника, процесс увольнения происходит по стандартной процедуре. Вот как это выглядит:
- Близкие умершего сообщают работодателю компании о факте смерти. Уведомление может быть как письменным, так и устным, но оно должно сопровождаться документальным подтверждением смерти.
- Сотрудники отдела кадров делают копию документов и приступают к оформлению приказа об увольнении. В приказе указывают данные об умершем сотруднике, иногда его номер по табелю, и причину увольнения. К приказу прикладывается копия свидетельства о смерти.
- Затем составляется уведомление об увольнении, датой которого является день смерти, указанный в свидетельстве о смерти или решении суда. В уведомлении указываются реквизиты этого документа.
- Составленный приказ отдается руководителю для подписи и заверения печатью. Запись о документе вносится в регистрационный журнал. Приказ хранится в архиве организации в течение пяти лет, после чего подлежит утилизации.
- Далее оформляется расчетная справка. Ее заполняют два сотрудника: кадровик и бухгалтер. Кадровик указывает реквизиты компании, данные об отгулянных отпусках и персональные сведения об умершем сотруднике. Бухгалтер рассчитывает выплаты, ориентируясь на информацию, указанную в справке кадровиком.
- Затем закрывается личная карточка работника внесением записи о расторжении трудового договора по причине смерти. Кроме этой записи, никаких других сведений не добавляется.
- Приказ об увольнении в связи со смертью регистрируется в Журнале учета изданных приказов и хранится в течение пяти лет.
- В трудовую книжку вносится запись о прекращении контракта с сотрудником по причине его смерти. Подпись ставит руководитель или сотрудник отдела кадров, уполномоченный на такие действия. Трудовая книжка передается близким умершего коллеги, которые должны расписаться в получении.
Выплаты при прекращении договора в связи со смертью
После прочтения распоряжения об увольнении, сотрудники бухгалтерии рассчитывают размер компенсационных выплат, которые полагаются «уволенному» в связи со смертью. Эти деньги могут быть переданы родственникам умершего в течение четырех месяцев со дня документально подтвержденной даты его смерти. Таков установленный порядок. Если по истечении этого срока никто не обратился за выплатами, то средства переходят в наследственную массу умершего.
Кто имеет право на выплаты после смерти работника? В соответствии с Семейным кодексом, это близкие родственники, а также иждивенцы, которых при жизни содержал умерший. Всю сумму получит тот из них, кто первым обратится за выплатами. Если несколько наследников обратились одновременно, то кадровые службы могут предложить им решить вопрос о том, на чье имя оформлять выплаты, полюбовно или обратиться к судье, если продуктивный диалог не удастся. Однако руководитель обязан рассчитаться с представителями умершего работника в течение семи дней с момента получения от них заявления.
Что полагается родственникам умершего? Те же выплаты, что и при расторжении трудового контракта по другим причинам. Речь идет о:
- Долгах по зарплате (о жаловании, которое умерший заработал, но не успел получить).
- Оплате по больничным листам (если они не были своевременно оплачены).
- Надбавках и премиальных.
- Компенсации за неотгулянный отпуск.
Кроме стандартных выплат, руководство может предложить материальную помощь или компенсацию на похороны умершего специалиста.
Распространенные ошибки при увольнении по причине смерти
- При увольнении по причине смерти работника, кадровики часто допускают ошибки, которые могут привести к проблемам в дальнейшем. Одна из таких ошибок – неправильное определение даты увольнения.
- Согласно законодательству, датой увольнения должно быть указано число, месяц и год, когда была официально установлена смерть работника. Если дата смерти не была установлена, то в приказе и трудовой книжке следует указать дату, когда было вынесено решение суда о признании работника умершим.
- Другая распространенная ошибка – увольнение без документа, подтверждающего смерть работника. Согласно закону, увольнение возможно только после предоставления свидетельства о смерти или решения суда о признании работника умершим.
- Также, некоторые кадровики могут ошибочно написать «уволить», вместо «прекратить действие трудового соглашения». Это может привести к нарушению гражданских прав работника и риску получить штраф.
- Поэтому, при увольнении по причине смерти работника, необходимо быть особенно внимательными и следовать всем требованиям законодательства.