Инструкция по удержанию за неотработанные дни отпуска при увольнении с сотрудника

Принципы расчета отпускных

Согласно статье 115 Трудового кодекса Российской Федерации, каждый работник имеет право на минимум 28 дней отпуска в год. Однако, некоторым категориям работников могут полагаться дополнительные дни отпуска, например, за ненормированный рабочий день, работу в тяжелых или опасных условиях и т.д. Эти дополнительные дни можно использовать в любое удобное время по усмотрению работника.

Ежегодный оплачиваемый отпуск рассчитывается на основе среднедневного заработка работника. Формула расчета проста:

Сумма отпуска = Среднедневной заработок * Количество дней отпуска.

Эта же формула используется бухгалтерами, если работник отгулял отпуск авансом и увольняется. По ней определяется сумма отпускных, которые причитаются работнику за реально отработанное время, и из ранее выплаченных отпускных вычитается эта сумма. Получившаяся разница – это долг работника перед компанией.

Основной сложностью для бухгалтера при расчете отпускных является правильное определение среднедневного заработка. Он зависит от:

— расчетного периода;
— сумм начислений;
— количества отработанных дней в выбранном периоде.

Правила расчета среднего заработка приведены в Постановлении за №922 от 24.12.2007 (в актуальной редакции). Перечислим основные моменты, которые следует знать бухгалтеру:

— Если работник трудится в компании более года, то в расчет берется его доход за 12 месяцев, предшествующих отпуску. Если же он работает меньше года, то необходимо использовать для вычислений заработок за отработанные месяцы, предшествующие месяцу отпуска. Произвольно менять расчетный период нельзя.
— В расчете участвуют только выплаты, относящиеся к фонду оплаты труда, то есть начисления за фактически отработанное время, различные премии, выплаты за высокие результаты, сверхурочную работу и т.д. Командировочные, социальные пособия, отпускные, разовые премии к праздникам и другие выплаты, не относящиеся к фонду оплаты труда, из общего дохода исключаются, так как они сами определяются расчетным путем.
— Если в расчетном периоде работникам повышали зарплату, то заработок за предыдущие месяцы индексируется на расчетный коэффициент.

Основания для появления неотработанных отпускных дней

Согласно Трудовому кодексу (статья 122), право на отдых возникает у сотрудника после шести месяцев работы в компании. Однако, по согласованию с руководителем, он может отправиться в отпуск раньше. Такой же преференцией пользуются некоторые категории сотрудников, например, беременные женщины (для которых даже не требуется согласие работодателя на досрочный уход в отпуск).

Остальные работники могут отдыхать в любое удобное для них время, согласно утвержденному на предприятии графику. Кроме того, допускается брать отпуск авансом. Также, нормами статьи ТК РФ установлено, что одна часть отпуска должна составлять не менее 14 дней.

Очевидно, что перечисленные выше положения Кодекса предусматривают возможность отдыха сотрудника дольше, чем ему причитается за уже отработанное время.

Перед составлением приказа на отпуск, специалист кадровой службы определяет количество дней отдыха, положенных сотруднику, исходя из его личного трудового года. При этом, кадровик руководствуется следующими правилами:

— За каждый полный месяц работы полагается 2,33 дня отпуска.
— При расчете обязательно учитывается количество уже использованных дней отпуска.
— Дополнительный отпуск всегда предоставляется после основного.

Теперь рассмотрим, как эти нормы законодательства применяются на практике.

Когда работник отдыхает авансом

Существует несколько ситуаций, когда сотруднику требуется отпуск, который он еще не заработал. Перечислим основные из них:

— график отпусков составлен таким образом, что часть работников берет их авансом;
— в связи с личными обстоятельствами специалист вынужден уходить отдыхать ранее запланированного срока;
— сотрудник принимает решение уволиться, не отработав полный год;
— в компании происходит сокращение штата, и часть персонала увольняют без предоставления возможности отгулять положенный отпуск.

Во всех этих случаях бухгалтеру нужно разобраться, сколько отпускных положено увольняемым работникам, и, при необходимости, осуществить удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении. Разберемся, как это сделать, не пренебрегая нормами трудового законодательства.

Запрет на удержание отпускных

Иногда бухгалтеры задаются вопросом, как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении. Однако, согласно статье 137 Трудового кодекса РФ, существует ряд ситуаций, при которых запрещено лишать работника ранее выплаченных денежных средств. Давайте рассмотрим эти причины увольнения:

1. Добровольная или вынужденная ликвидация компании.
2. Расторжение контрактов с высшим руководством в связи со сменой собственника.
3. Призыв работника на срочную военную службу или альтернативную службу.
4. Признание сотрудника нетрудоспособным в результате травмы, инвалидности или общего ухудшения здоровья.
5. Отказ перейти на другую работу (должность) по медицинским показаниям.
6. Отсутствие у работодателя возможности предоставить работнику работу, соответствующую его состоянию здоровья.
7. Восстановление ранее уволенного специалиста в должности на основании решения инспекции труда.
8. Наступление любых форс-мажорных обстоятельств, которые делают невозможной дальнейшую работу предприятия.

Методика расчета авансовых отпускных

Если принято решение удержать переплаченные отпускные с работника, бухгалтеру нужно действовать по следующему алгоритму:

1. Определить, сколько дней отпуска положено сотруднику.
2. Выяснить, какое количество дней не отработано.
3. Заново рассчитать средний заработок увольняемого.
4. Определить причитающуюся сумму отпускных.
5. Найти разницу между выплаченной и положенной к выплате суммой.
6. Разобраться, что делать с суммой переплаченных отпускных.

Удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск

Если сотрудник берет отпуск авансом и не использует его полностью, то сумма переплаченных отпускных должна быть удержана из его заработной платы при увольнении. Однако, если его дохода не хватает для погашения долга, то компания должна будет выплатить ему зарплату за оставшиеся дни отпуска.

Например, если сотрудник Курбатов Е.Д. должен был отработать 13 дней, но использовал только 10, то компания должна выплатить ему зарплату за оставшиеся 3 дня. Если задолженность по зарплате окажется меньше этой суммы, то сотрудник может добровольно погасить долг из собственных средств или остаток задолженности будет удерживаться с него частями.

Согласно статье 138 Трудового кодекса РФ, размер удержаний из заработной платы работника не может превышать 20% от его дохода. В некоторых случаях этот размер может быть увеличен до 50%, но только по решению суда.

Алгоритм расчета переплаты

Если вам нужно удержать деньги за неотработанный отпуск, следуйте этим шагам:

1. Найдите записку-расчет формы Т-60. В ней должны быть данные о среднедневном заработке сотрудника, который использовался для расчета суммы отпускных. Используйте именно эти данные, так как компания будет возвращать уже выплаченную сумму, а не пересчитывать отпуск заново.

2. Определите количество дней отпуска, которые были взяты авансом.

3. Рассчитайте сумму переплаты, умножив среднедневной заработок на количество излишне отгулянных дней.

4. Удержите переплату с сотрудника (если это возможно).

Оформление и удержание долга

Существует три варианта действий с переплаченными отпускными:

1. Работник может добровольно погасить долг, внеся деньги в кассу или перечислив их на счет компании.
2. Бухгалтер может взыскать 20% долга в качестве единовременного платежа, а оставшуюся часть – в судебном порядке (согласно статьям 382-383 Трудового кодекса РФ).
3. Компания может простить долг сотрудника.

Второй и третий варианты потребуют оформления соответствующих приказов, с которыми увольняемого необходимо ознакомить под роспись.

Если работник не возвращает использованные авансом деньги

Если работник не возвращает авансом полученные деньги, судебная практика взыскания переплаченных отпускных может быть неоднозначной. Случаи, когда работодатели обращаются с исками к бывшим сотрудникам, довольно редки. Это может быть связано с несколькими причинами:

— Обычно суммы переплат оказываются незначительными, и поэтому работодатели не видят смысла тратить время и силы на их взыскание.
— Не всегда у бывшего работника есть доход, на который можно обратить взыскание.
— Положительное решение суда возможно, если удастся доказать неправомерные действия работника, которые привели к ущербу для предпринимателя (ст. 248, 391 ТК РФ).

Тем не менее, аргумент о недостаточности средств для взыскания переплаты отпускных обычно устраивает налоговых инспекторов и не влечет негативных последствий для компании.

Корректировка начислений отпускных и налоги

Когда происходят изменения в начислениях отпускных, это может повлиять на налоговую базу и, как следствие, на необходимость перерасчета налогов. Так как это не является ошибкой в расчетах, все исправления должны быть сделаны в текущем периоде.

НДФЛ

Работодатель выполняет функции налогового агента по отношению к любым выплатам персонала. Поэтому даже с суммы отпускных, выплаченных авансом, необходимо удерживать и платить НДФЛ. Поскольку налог был удержан при расчете отпускных и перечислен до последнего дня месяца, когда сотрудник ушел в отпуск, к моменту его увольнения сумма НДФЛ обычно уже перечислена в бюджет.

Если работник решит вернуть долг, излишне удержанный налог сторнируется. В этом случае у компании возникает переплата по НДФЛ, которую можно вернуть из бюджета в обычном порядке.

Излишне удержанный НДФЛ возвращается работнику. Помимо этого, бухгалтеру необходимо подать уточняющую декларацию 6-НДФЛ за период начисления отпускных. Если производится корректировка НДФЛ за прошедший год, придется подать уточненную декларацию 3-НДФЛ.

В тех случаях, когда работник отказывается погасить задолженность и долг ему прощается, корректировка по НДФЛ не требуется.

Налог на прибыль

Уменьшение расходов на оплату труда (включая отпускные выплаты) приводит к увеличению налоговой базы по налогу на прибыль. Вот возможные варианты действий бухгалтера:

— работник погашает долг или компания взыскивает долг в судебном порядке – «лишние» отпускные сторнируются;
— компания прощает долг – сумма переплаты исключается из налогооблагаемой базы (пункт 49 статьи 270 НК РФ).