Личные дела сотрудников и сроки хранения личных дел уволенных сотрудников

Все личные дела сотрудников заполняются в соответствии с определенными правилами и имеют установленные сроки хранения. На каждого работника заводится отдельное дело, которое четко регламентируется законодательством, поэтому ошибки или неправильное заполнение недопустимы, так как это может повлечь за собой наказание.

Согласно законам о хранении документов сотрудников, которые были уволены, они должны храниться в государственных учреждениях. Коммерческие организации самостоятельно обеспечивают сохранность архивной информации, поэтому, если возникает необходимость подтвердить трудовой стаж для пенсии, все документы можно получить в архиве.

Бывший сотрудник имеет полное право запросить предоставление информации, содержащейся в архивных документах. Никто не может отказать ему в этом праве.

Что собой представляет личное дело

Личное дело каждого сотрудника представлено в виде отдельной папки, в которой собрана вся информация о работнике. Там указаны все должности, которые он занимал на предприятии. Этот набор документов готовится индивидуально для каждого работника.

Согласно Федеральному закону № 79-ФЗ и указу президента № 609, личные дела для государственных служащих и других категорий работников могут быть оформлены по желанию работодателя. Как показывает практика, большинство предприятий ведут учет личных дел, чтобы систематизировать работу отдела кадров и организаций.

Сроки хранения и ведения личных дел регулируются такими законами, как:

• Федеральный закон № 79
• Указ президента России № 609
• пункт 6 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ
• статья 192 Трудового кодекса РФ
• статья 243 Трудового кодекса РФ
• статья 13.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ
• статья 13.14 Кодекса об административных правонарушениях РФ
• статья 137 Уголовного кодекса РФ
• статья 140 Уголовного кодекса РФ
• Приказ Министерства культуры № 558.

Как оформляется личное дело сотрудника

Рассмотрим, как правильно оформить личное дело сотрудника. Личный архив сотрудника, который уволился, должен включать досье и храниться в отделе кадров до конца года. После этого, на протяжении трех лет, все документы должны пройти техническую обработку и быть переданы в архив для дальнейшего хранения.

После передачи папки в архив, есть еще несколько аспектов, которые стоит учесть:

• Дело должно быть прошито или находиться в переплете.
• Не допускается хранение с кнопками и скрепками, поэтому их необходимо предварительно убрать. Дело прошивается и упаковывается в твердую обложку для лучшей сохранности документов и предотвращения их обтрепывания.
• Все личные документы должны быть вложены в конверт, который затем подшивается в дело и нумеруется. Каждое приложение и документ, которые добавляются, нумеруются по порядку. Это могут быть военный билет, трудовая книжка, диплом, удостоверение личности и другие важные документы.
• В конце дела подшивается чистый лист и составляется лист-заверитель, который не входит в общее количество листов в папке. Такие листы должны быть заполнены согласно нормативным актам, и содержащаяся на них информация очень важна, так как там указывается весь перечень документов и дата хранения.

Документы

Согласно приказу № 609, изданному президентом 30 мая 2005 года, каждое предприятие должно собирать определенные данные о своих сотрудниках. К обязательным документам относятся:

• Анкета, резюме и характеристика;
• Листок по отделу кадров;
• Копии паспорта, документов об образовании, ИНН и страхового свидетельства;
• Документы, подтверждающие семейное положение (предъявляются по желанию сотрудника).

Иногда информация о семейном положении может касаться политических или религиозных взглядов, что является нарушением прав человека. Поэтому эти документы могут быть приняты только с согласия самого сотрудника.

Также необходимы сведения об аттестации и контракт или трудовой договор. Приказы работодателя, связанные с переводом на другую должность или место работы, а также приказы об отпусках также должны быть предоставлены.

Какие документы должны входить в личные дела

Состав каждого личного дела и порядок его формирования для предпринимателей не закреплены в законах, однако в локальном акте компании обязательно должна быть соответствующая оговорка. Все документы, которые могут быть отнесены к личным делам, можно условно разделить на несколько групп:

1. Первичная документация, которая оформляется при приеме на работу. К ней относятся документы, которые предоставляет сотрудник при устройстве на работу, такие как резюме, документы об образовании и квалификации, копии паспорта, СНИЛСа и ИИН, рекомендации от предыдущих работодателей, если они имеются, документы о воинском учете, справка об отсутствии судимости, результаты медосмотра, заявление о приеме на работу, копия приказа и трудовой договор.
2. Вторая группа включает в себя все документы, которые появляются в процессе работы и указывают на профессиональные достижения работника и его карьерный рост. К таким документам, как правило, относятся:
   — удостоверения, подтверждающие повышение квалификации;
   — водительские права;
   — свидетельства о браке или разводе, рождении детей;
   — должностные инструкции (если заключались дополнительные соглашения, то они также прилагаются);
   — договор о материальной ответственности;
   — акты по аттестации;
   — копии приказов, указывающих на внутреннее изменение должности работника, например, при переводе на другую работу;
   — документы о дисциплинарных взысканиях и поощрениях;
   — заявление на отпуск.

Личные дела и должности сотрудников

Как правило, кадровая документация ведется на руководителей и их заместителей разных уровней. Также эта категория включает в себя ключевых специалистов и сотрудников, которые отвечают за материально-техническую базу и кадровый резерв.

Важно отметить, что на таких сотрудников необходимо вести личные дела, независимо от того, работают они по совместительству или на постоянной основе, по срочному договору или на основной работе. Чаще всего документация не ведется, если человек занимает должность, которая не требует повышения квалификации, например, уборщика или дворника.

Какой порядок ведения документов

Личное дело – это совокупность всех документов, имеющих отношение к одному работнику. Оно содержит информацию о его трудовой деятельности и стаже. Все бюджетные организации ведут такую документацию, но иногда это может быть выборочное ведение, например, кадровый учет может распространяться только на руководящий состав или лиц, несущих материальную ответственность.

Оформление личных дел уволенных включает в себя несколько важных моментов:

• Внесение записей о всех изменениях, происходящих с работником.
• Приобщение всех материалов, связанных с его службой, и их изъятие.
• Выдача материалов и заверение копий.
• Ведение внутренней описи.
• Периодическая проверка состояния документации.
• Закрытие и передача в архив для дальнейшего хранения.

Важно помнить, что ведение документов, включенных в личное дело, должно быть обязательно утверждено локальным актом.

Как формируется личное дело после того, как сотрудник был уволен

Личное дело сотрудника должно быть закрыто в день его увольнения. После этого, уполномоченный специалист проводит следующие процедуры:

• Проверяет наличие всех документов в деле.
• Проверяет хронологию документов в папке.
• Сверяет нумерацию листов.

На внутренней описи должна быть сделана итоговая запись, в которой указывается количество листов дела, количество листов описи. Составитель обязательно подписывает и делает итоговую запись, после чего составляется лист-заверитель, в котором описывается содержание личного дела. Все документы сшиваются, в начале находится лист описи, а в конце – лист-заверитель. Титульный лист должен содержать дату закрытия, которая соответствует приказу об увольнении, и срок хранения папки.

Важно отметить, что если уволенный работник не забрал оригиналы документов, то их следует хранить до тех пор, пока он не обратится за ними. Все документы размещаются в конверты, каждый конверт подписывается, нумеруется и запечатывается.

Доступ к документам

Каждое личное дело содержит персональные данные человека, поэтому важно обеспечить их защиту. Работодатель должен ограничить круг лиц, которые имеют доступ к таким документам, и издать соответствующий приказ по организации. Лица, получившие такой доступ, не имеют права раскрывать данные без согласия субъекта, как это четко прописано в федеральном законе.

Руководитель приказом назначает человека, который будет отвечать за документацию этого рода и ее хранение. В список лиц, имеющих доступ к информации, могут входить:

• Руководитель организации и его заместители.
• Руководитель и работники отдела кадров.
• Руководители и работники юридической службы.
• Сотрудники бухгалтерии, которые начисляют зарплату и делают отчисления в налоговую инспекцию.
• Руководители структурных подразделений.

Сторонние организации могут получить доступ к личным делам только в том случае, если будет дан письменный запрос, и руководитель организации даст свое согласие.

Как используется архивная информация

Есть определенные правила, которые применяются к архивной информации. Они основаны на действующем законодательстве и практике делопроизводства:

• Организации и физические лица должны сохранять данные о сотрудниках, которые были работниками в определенные периоды, и эти правила прописаны в законе.
• Граждане могут подавать запросы, чтобы получить информацию из архива.
• Копии и справки, которые относятся к социальным и пенсионным вопросам и касаются получения льгот, выдаются бесплатно.

На сегодняшний день архивные данные можно передавать в электронном виде.

Как хранить документы

Нормативные акты и состав документов в личном деле могут различаться в зависимости от организации и направления деятельности. Однако, существует общий список документов, которые могут быть включены в личное дело сотрудника.

В основном, личное дело должно содержать следующие копии документов:

• Паспорт, где указаны все заполненные страницы.
• Диплом и дополнительные документы, подтверждающие повышение квалификации или аттестацию работника.
• СНИЛС и ИНН.
• Военный билет для мужчин.
• Трудовая книжка.

Дополнительно, в личное дело могут быть включены следующие документы:

• Справки с медосмотра и об отсутствии судимости.
• Заявление специалиста о приеме на работу.
• Автобиография и трудовой договор.
• Документация об аттестации.
• Фотографии.

Этот список может быть откорректирован в зависимости от потребностей организации. Важно помнить, что включать сведения о личной жизни сотрудника можно только с его согласия.

Учет и регистрация данных

Порядок учета обязательно должен осуществляться в соответствии с нормативными актами в области трудовых отношений. Все изменения, конечно же, должны регистрироваться в отделе кадров и в определенном порядке. Для удобства ведения такого учета ведется специальный журнал. При регистрации могут быть внесены следующие данные: учетный номер, ФИО работника, дата постановки на учет и отметка о снятии с учета.

Момент постановки на учет – это дата фиксации в книге регистрации. В делопроизводстве предусмотрена возможность внесения изменений в папки с личными делами. Эти изменения обязательно должны быть зафиксированы в случае заключения брака, смены места жительства или перевода на другую работу.

Чтобы внести изменения, сотрудник должен обратиться в отдел кадров. После этого начальник архива дает команду внести данные. Внесение данных должно осуществляться по следующему алгоритму:

• Сотрудник должен написать заявление с просьбой о внесении изменений в документацию. Данные могут быть внесены при определенных обстоятельствах и их фактическом подтверждении.
• Затем выдается приказ о том, что изменения должны быть внесены в учетную документацию.
• Приказ регистрируется в журнале.
• Непосредственно фиксируется вся информация.

Архив

Срок хранения личных дел уволенных работников составляет 50 лет. Все изменения обязательно учитываются и вносятся в соответствующие папки. В конце каждой папки находится специальный лист-заверитель и лист описи в начале. На титульном листе указывается дата закрытия дела и срок его хранения.

Если работник оставляет документы – подлинники, то каждый такой документ вкладывается в отдельный конверт и крепится к делу. Каждый конверт имеет свою нумерацию, что очень важно для правильного делопроизводства.

Как правильно осуществляется архивация личных дел уволенных сотрудников? Если человек увольняется, его дело извлекается и прошивается. Оформляется лист-заверитель, который содержит информацию о количестве листов и нумерацию. В этот лист могут быть внесены данные о поврежденных документах, если вместо них были вложены новые. Лист-заверитель клеится на обложку изнутри, и работник кадрового отдела должен поставить подпись. В последний день своей работы сотрудник имеет право попросить выдать ему копии необходимых документов.

Как хранятся дела в отделе кадров

Отдел кадров должен хранить документы только тех сотрудников, которые работают. Эти документы размещаются в специальном месте, к которому не может иметь доступ никто, кроме сотрудников отдела кадров. Это исключает возможность их потери или кражи. Как правило, для хранения используются специальные сейфы, которые запираются на ключ. В хранилище должен также присутствовать список всех личных дел.

Отдельно ведется журнал учета. Что касается общей формы учета, то она не утверждена, поэтому каждая организация может разработать ее самостоятельно. По всем правилам, в конце рабочего дня обязательно проверяется наличие бумаг в сейфе. Если какая-либо бумага отсутствует, то должны немедленно приниматься меры по ее возвращению на место.

Выводы

При увольнении сотрудника необходимо соблюдать определенные правила:

• Дело должно быть закрыто в день прекращения трудовых отношений.
• Папка сотрудника должна быть передана в архив через три года после завершения ее использования.
• Ответственность за хранение несет кадровый специалист.
• Документы уволенных сотрудников (все папки и бумаги) должны храниться в отдельном помещении, недоступном для третьих лиц. Все бумаги должны быть помещены в сейф для предотвращения их потери или кражи.
• Бывший сотрудник имеет право запросить у организации все свои документы. Если организация уже избавилась от них, руководитель может быть наказан по статье 13.20 КоАП РФ.