Что такое претензия и как правильно ее написать

Любая претензия, которая оформлена и подана в соответствии с установленными правилами, является официальным документом, направленным на досудебное урегулирование спора. Такая жалоба может быть подана на некачественное оказание услуги или после приобретения товара ненадлежащего качества, и в первую очередь направляется виновнику нарушения. Во многих случаях претензионные письма позволяют решить возникшую ситуацию мирным путем, что существенно экономит время обеих сторон спора.

Поскольку претензия подается до того, как жалоба направляется в вышестоящую инстанцию или иск в суд, не стоит откладывать официальное обращение. Например, для возврата товара у вас есть только 14 дней. Кроме того, независимо от того, планируется ли подача иска, претензионное письмо должно быть составлено, так как суд не примет ваш иск к рассмотрению, если вы не предприняли попыток урегулировать вопрос мирным путем.

Если, например, продавец несет долгосрочные обязательства по договору, которым является гарантийный талон на товар, временные рамки для подачи жалобы равны указанным в гарантийном талоне. При этом ваша жалоба адресуется не конкретному продавцу или работнику, а руководству организации, магазина или учреждения. Ссылка на норму закона, в соответствии с которой вы подаете жалобу, обязательна.

Зачем нужно составлять претензию

Прежде чем составлять претензионное письмо, можно выразить свои претензии устно. Если после этого не последует реакции от контрагента, претензию следует составить в письменной форме. Для этого нужно подготовить два экземпляра договора. Один из них отправляется нарушителю, а другой заявитель оставляет себе. На врученном ему экземпляре договора ответчик должен поставить дату получения и свою подпись.

Вопрос может быть решен в досудебном порядке в зависимости от количества требований заявителя и сроков их выполнения.

Вот список документов, по которым истец может составить претензию:

— трудовой договор;
— договор строительного подряда;
— договор с провайдером на поставку услуг;
— контракт о взаимном сотрудничестве;
— договор купли-продажи;
— договор о долевом участии в строительстве;
— любой документ на оказание коммунальных услуг.

Основные правила

Помимо вышеупомянутых основных требований, любой пример претензии должен соответствовать следующим критериям:

— У документа должно быть две копии (экземпляра).
— В правом верхнем углу обязательно должны быть указаны следующие данные: на кого составлена претензия (полное наименование организации) и от кого (полное имя и место проживания).
— Указание на основании какого закона составлен документ (со ссылкой на конкретные статьи Гражданского кодекса).
— Претензии должны быть подробно описаны.
— Указание на то, какое возмещение потребитель ожидает от организации (также должно быть на основании статей Гражданского кодекса).
— Указание о сроке действия претензии (обычно 10 дней) и замечание о том, что если не будут предприняты никакие действия или хотя бы не придет письменный ответ, последует обращение в правоохранительные органы.
— Дата и подпись также должны быть проставлены.

Организации подается только один экземпляр претензии, второй остается у потребителя.

Правила составления письма

Письмо-претензия не имеет унифицированного образца, который был бы обязательным для использования. Оно может быть составлено в свободной форме или по шаблону, разработанному внутри компании. Тем не менее, есть ряд правил, которые следует соблюдать при его написании.

Письмо-претензия должно включать в себя следующие сведения:

— Данные об отправителе и адресате (если это юридические лица, то необходимо указать их полные наименования, а также должность и ФИО лица, которому адресовано письмо).
— Причины написания письма со ссылками на пункты договора, законы и другие нормы, которые были нарушены.
— Возможные пути решения проблемы и санкции (в соответствии с законодательством РФ), которые могут быть применены к адресату в случае бездействия.

Если в письме указываются суммы и сроки, их следует писать как цифрами, так и прописью.

При наличии дополнительных доказательств, их можно приложить к письму в виде приложений (например, чеки, квитанции, дополнительные соглашения, фото, ссылки на видеофайлы и т.д.). В самом письме необходимо указать факт наличия приложений и их количество (если они письменные – число страниц по каждому из них).

Письмо-претензию можно написать как от руки, так и в электронном виде. Независимо от выбранного способа, письмо должно быть заверено подписью руководителя. Ставить печать на письме не обязательно (с начала 2016 года компании и организации освобождены от обязанности ставить штампы на документах).

Количество экземпляров письма-претензии не ограничено, но все они должны быть оформлены надлежащим образом.

Заполнение основной части письма-претензии

В данном разделе мы рассмотрим описательную часть составления претензии.

— Сначала необходимо указать причину составления претензии. Если это нарушение пункта договора или соглашения, то следует указать его дату, номер и суть.
— Если речь идет о денежных средствах, то их нужно указывать как цифрами, так и прописью.
— Затем следует сформулировать текст претензии. Если проблем несколько, то каждую из них следует описать отдельным пунктом. Также необходимо предложить исполнить свои обязательства в конкретные сроки, указав их цифрами и прописью.
— В конце письма нужно обрисовать действия, которые отправитель готов предпринять для более кардинального решения проблемы. Например, обращение в суд.
— Письмо обязательно должно быть подписано. В подписи следует указать должность лица, подписавшего письмо.

Важно соблюдать все формальности при составлении претензии, чтобы она была эффективной и помогла решить проблему.

Важные нюансы при составлении

При составлении претензии, обратите внимание на несколько важных моментов.

Они помогут придать документу официальный характер, благодаря чему он будет иметь большую юридическую силу:

— Если к претензии вы прилагаете какие-либо документы, обязательно перечислите их отдельным списком в конце документа. Оформите их как приложения и пронумеруйте. Укажите в тексте документа, сколько листов занимают приложения.
— Не излагайте факты, которые не имеют прямого отношения к проблеме и не могут повлиять на решение вопроса. Не уходите в сторону от фактов и не рассказывайте предысторию. Лишняя информация может запутать лицо, которое будет рассматривать претензию. В дальнейшем будет сложно понять, какие именно права были нарушены.
— Всегда составляйте как минимум два экземпляра претензии. Один экземпляр отправляйте лицу, нарушившему ваши права, а второй оставляйте у себя. Помните, на вашем экземпляре должна быть отметка принимающей стороны об ознакомлении с документом.
— Никогда не высказывайте обвинений в адрес лица, нарушившего ваши права. Помните, никто не виновен, пока вина не будет доказана. Четко объясните, какие права были нарушены, и не предполагайте, кто именно это сделал.

Следуя этим несложным правилам, вы сможете составить претензию, которая поможет решить конфликт без необходимости обращаться в суд.

Письмо-претензия о погашении задолженности

Когда составляется такое письмо,

Поводов для написания письма с требованием погасить образовавшуюся задолженность может быть несколько:

— нарушение сроков оплаты, указанных в договоре;
— просрочка по кредиту.

Направление претензионного письма обязательно, если планируется подача искового заявления о взыскании задолженности в принудительном порядке. Без попытки досудебного урегулирования, о которой свидетельствует данный документ, иск не будет удовлетворен, а возможно, даже не будет рассматриваться.

Структура претензионного письма является обычной, а содержание оформляется в свободной форме с обязательными ссылками на нарушенные пункты о сроках и сумме уплаты по договору. Нюансы варьируются в зависимости от типа договора:

— купля-продажа;
— аренда;
— договор подряда;
— перевозка;
— хранение;
— оказание услуг;
— иное.

Письмо-претензия о некачественном товаре

Письмо-претензия о ненадлежащем качестве товара может быть направлено следующим адресатам:
— поставщику в случае доставки товара, качество которого не соответствует договору;
— организации, продавшей товар ненадлежащего качества конечному потребителю.
Большинство таких документов направляется в соответствии с защитой прав потребителей.

На какой результат рассчитано претензионное письмо?

В таких документах всегда принято указывать, на что рассчитывает податель письма по отношению к адресату. Если речь идет о ненадлежащем качестве купленного товара, то в зависимости от конкретной ситуации у подателя письма есть выбор, который необходимо озвучить в документе:
— заменить некачественный товар на другой аналогичный, но надлежащего качества;
— заменить испорченный товар на такой же, но другой марки или артикула (по договоренности, с доплатой или без);
— уменьшить цену, уплаченную за товар, соразмерно дефектам;
— бесплатно исправить недостатки, несовместимые с качеством товара;
— оплатить устранение дефектов в товаре, выполненное потребителем или сторонним лицом;
— вернуть все деньги, которые были уплачены за товар, вернув его продавцу (расходы по возврату ложатся на продавца).

Письмо-претензия о срывах сроков поставки

Особенности данного вида претензионного письма

Претензия о нарушении сроков поставки относится к одной из разновидностей претензий о нарушении условий договора. Срок поставки является одним из существенных обязательств, указанных в договоре. Поэтому его нарушение является поводом для обращения в письменном виде, предшествующем заявлению в суд. Такое письмо может быть направлено как от физического лица, так и от организации.

Что обязательно должно содержаться в письме

Данный документ является образцом деловой переписки, поэтому он должен содержать обязательные реквизиты:

— данные получателя;
— информацию об отправителе;
— название документа – претензия по договору поставки;
— суть претензии – нарушение сроков поставки – со ссылкой на положения договора;
— подпись генерального директора и/или начальника юридического отдела, печать организации;
— приложения – обязательный компонент такого письма, в котором содержатся копии всех официальных документов, на которые есть ссылки в тексте претензии (договор, платежное поручение, накладная и т.п.).

Как претензию отправить

В настоящее время существует несколько способов отправить претензию адресату. Каждый из этих способов является законным и может быть использован гражданами.

К ним относятся:

— Лично, путем предоставления документа уполномоченному лицу;
— Через интернет, отправив скан документа по электронной почте;
— Факсом;
— Почтой заказным письмом с уведомлением.

Если вы пришли в организацию с претензией, но работники предприятия отказываются ее принимать, то вы можете воспользоваться другим законным методом. Рекомендуется отправлять документ почтой России. Уведомление, которое отправляется отправителю после получения адресатом письма, служит доказательством того, что организация приняла бумагу.

Конечно, быстрее всего отправить претензию факсом или по электронной почте. Однако, рекомендуется использовать эти методы только в том случае, если вы уверены, что представители предприятия не будут отрицать получение документа.

Если вы хотите ускорить процесс, но сомневаетесь в добросовестности адресата, то вы можете воспользоваться двумя способами. Отправьте скан претензии по электронной почте, а также пошлите оригинал документа почтой заказным письмом с уведомлением. Такой комбинированный метод поможет ускорить процесс. Ведь организация получит бумагу мгновенно, а у вас останется доказательство ее получения.

Досудебная претензия ваша воля или обязанность

Желание пострадавшего урегулировать конфликт мирным путем вполне понятно, поскольку это позволяет:

— сократить сроки решения вопроса и быстрее удовлетворить материальные требования;
— избежать необходимости подготовки пакета документов для подачи в орган государственной власти;
— избежать дополнительных затрат на уплату госпошлины и проведение экспертизы.

Вы всегда можете попытаться разобраться с нарушителем, обозначив свои требования в претензии. Если в обращении вы предоставите доказательства своей правоты, второй стороне будет выгоднее урегулировать ситуацию мирным путем, без лишнего шума.

Если ранее претензионный порядок разрешения споров оставался на усмотрение пострадавшего, то с 2016 года в Гражданском кодексе РФ были внесены изменения, которые сделали эту процедуру обязательной при определенных обстоятельствах. Статья 4 Арбитражного процессуального кодекса РФ гласит, что гражданско-правовые дела могут быть приняты к рассмотрению судом только после направления нарушителю претензии в течение 30 календарных дней.

Претензионный порядок не требуется соблюдать, если суть вопроса:

— определение юридических обстоятельств разбирательства;
— признание организации, предпринимателя или гражданина банкротом;
— разрешение корпоративного конфликта;
— защита интересов и прав группы людей;
— осуществление производства на основании судебного приказа;
— контроль и содействие арбитража в отношении деятельности третейских судов;
— признание действующими и принятыми к исполнению решений и актов, вынесенных органами власти иностранных государств.

Что делать, если продавец отказался от рассмотрения претензии

Если компания, организация или индивидуальный предприниматель не реагирует на поданную претензию, можно обратиться в другие структуры:

— Роспотребнадзор – этот орган занимается защитой прав потребителей. Он может провести внеплановую проверку как юридических, так и физических лиц, выявить нарушения и привлечь виновных к административной ответственности;
— Прокуратура или полиция – сюда можно обратиться, если в результате оказания некачественных услуг был нанесен вред здоровью;
— Суд – если необходимо решить имущественные вопросы. Подача искового заявления в суд позволит добиться возмещения ущерба, выплаты неустойки и компенсации других расходов, возникших по вине исполнителя.

Иск в судебный орган

Если ваша претензия остается неудовлетворенной, вы можете смело подать исковое заявление в суд.

В документе необходимо указать следующую информацию:

— наименование судебного органа;
— ФИО истца, его место жительства и регистрации, а также контактный телефон для связи;
— ФИО ответчика или наименование организации, а также место ее нахождения, место постоянной регистрации и контактный телефон, если имеется (если иск подается в отношении организации, следует указать должность и ФИО руководителя);
— описание проблемы с хронологическим изложением нарушения права;
— при каких обстоятельствах произошло нарушение права;
— требования заявителя и их законодательное обоснование;
— стоимость искового заявления, если она имеет место быть;
— информация о проведении процедуры досудебного урегулирования спора;
— список прилагаемых к исковому заявлению документов;
— дата написания иска и подпись заявителя.

Если истец не располагает достаточными сведениями об ответчике, он не может подать на него иск в суд. Это связано с тем, что представителям судебного органа будет трудно установить личность ответчика, и вызывать его на рассмотрение вопроса будет некого.

Что делать, если претензию не удовлетворили

Направляя претензию, заявитель надеется разрешить конфликт в свою пользу. Он уверен, что его требования будут выполнены. Но иногда бывает так, что претензия не удовлетворяет получателя. Что же делать в такой ситуации?

Если ваша претензия не была одобрена, начинайте готовиться к следующему шагу. Соберите документы и составьте исковое заявление в суд. Но обратите внимание, что привлекать судебные органы можно только в том случае, если вы уверены в своей правоте и имеете достаточно доказательств нарушения права.

Если предприятие не отвечает на претензию, его действия могут быть расценены как нежелание разрешить конфликт мирным путем. В то же время, можно считать, что ваша претензия не удовлетворена, и стоит написать заявление в суд.

Исковое заявление составляется с учетом проведения досудебной процедуры урегулирования конфликта. В нем следует описать факты, изложенные в претензии, а также указать, что документ не был рассмотрен или удовлетворен.