Обходной лист при увольнении: законно ли это, образец, обязателен или нет.

Обходным листом, или, как его еще называют, «бегунком», называется документ, в котором руководители структурных подразделений организации подтверждают, что увольняющийся сотрудник не имеет перед ними долгов. В целом, это правильный документ: когда уходишь на новое место работы, важно рассчитаться по всем обязательствам на старом месте.

Однако, возникает вопрос: правомерно ли задерживать выдачу трудовой книжки, если обходной лист не сдан вовремя? Стоит ли этот документ возможных проблем с трудовым законодательством, если бывший сотрудник подаст в суд из-за задержки своего увольнения?

Возможно, в некоторых случаях стоит более внимательно относиться к соблюдению всех формальностей при увольнении, чтобы избежать недоразумений и возможных судебных разбирательств.

1. Есть ли понятие «обходной лист» в Трудовом кодексе РФ?

Обходной лист при увольнении: законно ли это?

Обходной лист при увольнении – это образец формального подхода, который иногда используют руководители производств и компаний. Хотя термин «обходной лист» не упоминается в Трудовом кодексе, он может быть использован как добровольный документ при увольнении. Однако, в некоторых случаях, он может стать обязательным требованием, особенно для федеральных госслужащих.

Обходной лист – это документ, который должен быть подписан всеми должностными лицами и работниками, чтобы подтвердить, что все обязательства перед компанией были выполнены. В некоторых случаях, отсутствие обходного листа может привести к задержке выдачи трудовой книжки и другим проблемам при увольнении.

Однако, следует помнить, что обходной лист не является обязательным документом согласно Трудовому кодексу. Работодатель обязан выдать трудовую книжку в день расторжения контракта, если только не возникли непреодолимые обстоятельства. Поэтому, если обходной лист не был подписан вовремя, это не должно стать препятствием для выдачи трудовой книжки.

Нарушение Трудового кодекса со стороны работодателя может привести к административным штрафам и приостановке работы организации. Поэтому, важно соблюдать требования закона и не использовать обходной лист как обязательное требование при увольнении.

2. Для чего нужен обходной?

Хотя в трудовом законодательстве не упоминается обходной лист при увольнении, он все же является распространенной практикой при прекращении трудового договора. Обходной лист выдается:

•  в качестве подтверждения того, что работник вернул организации все материальные ценности и инструменты, которые он использовал;
• в качестве свидетельства о передаче всех документов преемнику;
• для фиксации утраты права пользоваться корпоративными информационными ресурсами.

Процедура оформления обходного листа обычно закреплена в локальных нормативных актах работодателя. Она сводится к тому, что перед изданием приказа об увольнении сотрудник получает обходной лист, в котором указаны все руководители, которые должны подтвердить, что увольняющийся с ними полностью рассчитался.

После этого работник начинает заполнять обходной лист. Ему повезет, если все руководители или их заместители, чьи подписи он собирает в обходном листе, будут на месте, а не в командировках или на больничном.

Если все прошло успешно, то подписанный всеми обходной лист остается в кадровом отделе. Там его положат в личное дело сотрудника и будут хранить до истечения срока хранения таких документов. Обычно, обходной лист хранят не дольше трех лет, а затем все архивируется.

3. Кто и когда выдает обходной при увольнении?

Обходной лист, безусловно, выдается в отделе кадров. Однако время его выдачи может варьироваться. В некоторых случаях обходной лист вручается сотруднику заранее, сразу после того, как он подал заявление об увольнении, в других – именно в день увольнения.

Конечно, лучше всего получить обходной лист заблаговременно, чтобы иметь время найти вечно занятых руководителей структурных подразделений и собрать все подписи до последнего дня работы. Особенно если часть из них находится на других территориях, значительно удаленных от места работы увольняемого.

Выдавать обходной лист в день увольнения и требовать немедленного его заполнения – это, во-первых, незаконно, а во-вторых, неразумно.

4. Правомерность невыдачи трудовой книжки из-за опоздания с обходным.

Тем, кто считает себя выше закона и угрожает работнику, что не выдаст трудовую книжку, пока ему не будет предоставлен заполненный обходной лист, стоит ознакомиться со статьей 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Правомерность их действий вызывает сомнения.

Категорически нельзя задерживать работника, нарушая четко прописанную процедуру увольнения в Трудовом кодексе. Если настаивают на обходном листе, работнику следует игнорировать незаконное требование и обратиться, для начала, в местный департамент инспекции по труду.

Если работник кому-то должен в организации, работодатель имеет право вычесть долг из его заработной платы при увольнении (статьи 137, 138 Трудового кодекса). Точно так же кандидат на безработного компенсирует «хозяину» материальный ущерб, нанесенный по его вине (глава 39 Трудового кодекса).

В этом смысле самому работнику выгоднее предоставить обходной лист. Ведь если он предоставил обходной лист, то априори никому ничего не должен. А при окончательном расчете, если произойдет какое-либо удержание, он может сразу заявить о его незаконности.

5. Кто должен подписывать обходной?

Обходной лист состоит из таблицы, где в первом столбце представлен список всех подразделений компании, в которых работник мог бы считаться должником. Хотя он мог и не обращаться в большинство из этих отделов по работе, необходимо получить подпись от их руководителя. Стандартный список, который помещается в обходной лист, включает:

• бухгалтерию (нужна подпись главного бухгалтера);
• кадровый отдел (расписывается начальник отдела);
• хозяйственную часть (требуется факсимиле начальника хозяйственной части);
• отдел, который занимается обеспечением инструментами, оборудованием и другим «инструментом» для работы;
• структурное подразделение, где работал бывший сотрудник, и т.д.

Список в обходном листе зависит от структурной сложности организации, в которой работал сотрудник.
Подпись каждого начальника, проставленная в соответствующих графах обходного листа, будет доказательством того, что работник юридически чист перед ними.

Если увольняемый не хочет оформлять обходной.

Не хочет, это его право. Стоит прямо сказать об этом в отделе кадров, когда попросят подписать обходной лист. И пусть начальники любого уровня, хоть кипятком писают, но в данной ситуации с обходным листом, у них нет рычагов воздействия на этого работника.

Единственным исключением может быть угроза невыплаты дополнительных компенсаций при увольнении, которые предусмотрены трудовым или коллективным договором и полагаются только дисциплинированному сотруднику. Но сумма может оказаться настолько незначительной, что не стоит тратить время и нервы на конфликт с руководством из-за обходного листа.

Если начальники отделов не подписывают обходной.

Такие ситуации тоже могут произойти. Иногда это может быть личная неприязнь и желание как-то навредить увольняющемуся, но иногда есть объективные причины, например, реальная недостача или долги, о которых работник может не знать.

Работник не может упомнить все, что ему выдавалось, и вспоминает об этом только тогда, когда требуется подпись ответственного лица на обходном листе.

Если речь идет о личных взаимоотношениях, то можно закрыть на это глаза, помня, что обходной лист – это не обязательный документ. Если же работник оказался должен, то ему придется вернуть долг или заплатить.

Если в процессе подписания обходного обнаружилась недостача.

При обнаружении недостачи после оформления обходного листа у руководителя есть три варианта действий:

1. Истребовать стоимость утраченной по вине работника вещи из его зарплаты при окончательном расчете. В обходном листе должны быть указаны сведения о недостаче, а также необходимо уведомить вышестоящее руководство лично завотделом.
2. Потребовать письменных объяснений и вынести дисциплинарное взыскание. При этом можно указать информацию о недостаче в трудовой книжке работника.
3. Проявить великодушие и забыть о недостаче.

Если указанная в обходном листе недостача существенная, последний вариант станет невозможным, и дело может дойти до суда. В этом случае увольняемый может стать обвиняемым в воровстве.

6. Сроки и порядок хранения обходного.

Сколько хранить обходные листы, закон не определяет, поэтому сроки их хранения устанавливает руководство компании. Обычно они хранятся столько, сколько указано в правилах делопроизводства, то есть три года.

После оформления обходного листа он передается в кадровый отдел, а затем в архив. Если уволившийся сотрудник захочет получить копию обходного листа, ему должны ее предоставить в течение трех дней с момента письменного запроса. Таким образом, чтобы получить один документ, нужно написать другой.

7. Последствия за отказ от заполнения обходного.

Прежде чем предпринимать какие-либо действия, связанные с обходным листом, необходимо внимательно изучить его содержание. Иногда начальство может настаивать на оформлении обходного листа, так как только на его основании они могут потребовать от увольняемого возврата выданных ему вещей и ценностей. Однако, это не всегда является правдой.

Бегунок не имеет юридической силы. Если будет обнаружена недостача оборудования или инструментов, «хозяин» должен обратиться в суд, а не самостоятельно выносить вердикт. Подавая исковое заявление, он должен предоставить доказательства того, что ответчик действительно украл или уничтожил вещи по недосмотру или злому умыслу.

8. Обязательно ли оформление обходного листа?

Статья 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации гласит, что для увольнения работника требуется только приказ работодателя. Расчет с уволенным и выдача ему трудовой книжки и справок должны быть произведены строго в последний рабочий день. О необходимости оформления обходного листа в данном случае не упоминается, поэтому требовать от увольняющегося его оформления неправомерно, и руководитель, который предъявляет подобные требования, может быть наказан в соответствии со статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях.

Нужен или нет обходной при увольнении из госструктур?

Однако, в некоторых государственных структурах, необходимость заполнения обходного листа может быть обусловлена отраслевыми приказами. Например, полицейские, согласно приказу МВД РФ от 26.07.2012 №725, при подаче рапорта об увольнении, должны заполнить обходной лист. Аналогичные приказы существуют для службы судебных приставов и других ведомств.

Кроме того, такие нормативно-правовые акты могут оговаривать сдачу при увольнении служебных удостоверений, оружия, личного жетона и физических накопителей секретной информации. Однако, не всегда обходной лист требуется.

Отсюда можно сделать вывод, что трудовое право не знает об обходном листе, если он не предусмотрен отраслевыми приказами. Если он не указан в трудовом контракте или коллективном договоре, то оформлять его не обязательно. Необходимость оформления обходного листа может быть прописана в локальных актах организации. Однако, если Трудовой кодекс не требует этого, а требуют только локальные акты, то это может быть нарушением при их составлении. В таком случае, увольняющийся не должен исполнять эти незаконные требования.

Последствия увольнения без обходного листа.

При увольнении не обязательно заполнять обходной лист. Отказ от этой процедуры не будет иметь никаких последствий для увольняющегося. Обходной лист – это дело добровольное.

Единственное, что нужно сделать при увольнении, это передать все свои дела преемнику, включая рабочий инвентарь и оборудование. Это необходимо для того, чтобы избежать возможных претензий в будущем.

Обходной лист может понадобиться самому работнику, если увольнение происходит «по-плохому», со скандалом и есть вероятность, что на него после увольнения попытаются повесить недостачу. В этом случае он может сделать копию обходного листа и заверить ее в секретариате.

9. Как оформляют обходной?

Что такое обходной лист, который оформляется при увольнении? «Бегунок», как правило, представляет собой лист формата А4, на котором напечатаны данные:

• ФИО увольняющегося и его должность;
• официальное название компании;
• дата прекращения трудового контракта и таблица, в которой перечислены отделы и их руководители, с местом для подписи и специальных пометок (например, «пропуск сдан», «служебный мобильник принят» и т.д.). Здесь же в строке отдела кадров указываются сведения о выдаче трудовой книжки.

Важно отметить, что при наличии недостач должен быть издан соответствующий приказ, к которому прилагается инвентаризационная ведомость с указанием на недостачу. Если же инвентаризации не было, значит и недостач нет, обходной лист подписывается и увольнение проходит без последствий.

ВАЖНО!

Если у увольняющегося сотрудника есть задолженность, то он должен ее погасить до того, как будет окончательно рассчитан. В противном случае, эта задолженность будет удержана из его заработной платы или компенсационных выплат при расторжении договора.

10. Рекомендации для работодателей: лучше до, чем после.

Поскольку принудительное требование к увольняющемуся сотруднику оформить «бегунок» и угрозы наказания за невыполнение этого требования являются незаконными и могут привести к штрафам, лучше поступить иначе.

Современный предприниматель заполняет обходной лист непосредственно при приеме на работу нового сотрудника. Это помогает новичку быстрее адаптироваться в компании: он знакомится со структурой организации, ее руководством и коллективом.

Все ценности, с которыми ему предстоит работать, описываются в обходном листе. Вряд ли человек, желающий работать в этой компании, будет сопротивляться заполнению «бегунка». Если он начнет упорствовать, ему могут сразу указать на дверь, а это не в его интересах.

Если сотрудник решит уволиться, у него будет на руках обходной лист, где прописаны все его обязательства перед компанией, финансовые и материальные. Остаётся только вернуть все по списку и расстаться друзьями.

11. Жалоба в трудовую инспекцию.

Если работодатель настаивает на оформлении обходного листа или, что еще хуже, из-за этого не уволил вас вовремя, то вам придется обратиться в трудовую инспекцию и написать заявление. К сожалению, официально установленной формы для такой жалобы нет, поэтому вы можете написать ее в свободной форме.

Однако есть обязательные элементы, которые следует указать в заявлении:

• ваши ФИО, адрес электронной почты, номер телефона и адрес, куда вы хотите получить ответ;
• название компании и ее фактический адрес;
• изложение самой претензии (какие противоправные действия совершил работодатель в отношении вас);
• подпись и дата написания заявления.

В заявлении нельзя врать или приукрашивать факты. Оно должно содержать только факты, строго по делу. Если вы приводите информацию о правонарушении, то она должна ссылаться на доказательства. Не допускается голословные обвинения. Лучше просто изложить факты, а правовую оценку им дадут уже в трудовой инспекции.

12. Как подавать жалобу в трудинспекцию?

Теперь, когда бумага составлена, ее необходимо доставить в департамент Инспекции по труду.

Жалобу следует составить в двух экземплярах. На одном из них сотрудник инспекции должен расписаться в получении.

К жалобе необходимо приложить копию трудового договора и другие документы, относящиеся к делу.

Второй вариант – доставка жалобы почтой РФ в формате письма с уведомлением.

Третий вариант – написать жалобу прямо с сайта регионального департамента трудовой инспекции. Раздел претензий и жалоб трудящихся находится там без труда. Поскольку эта тема крайне востребована, кнопка составления электронной претензии будет видна. Здесь следует внимательно ознакомиться с полями электронной формы и заполнить их соответствующей информацией. Также здесь нужно будет выбрать один из способов доставки ответа от инспекции.

После отправки жалобы у специалистов ведомства будет один месяц на проведение проверки и ответ заявителю. Этот срок распространяется на любой способ доставки претензии.

Если жалоба не по адресу, инспекция перенаправит ее куда следует и уведомит об этом заявителя.

13. Вопрос анонимности претензии.

Трудовая инспекция, как и другие компетентные органы, не рассматривает анонимные обращения. Чтобы ваше обращение было рассмотрено, вам необходимо представиться полностью. Однако вы можете попросить сохранить вашу конфиденциальность, добавив в заявление следующее: «При проверке изложенных мной фактов, прошу не раскрывать меня как заявителя перед работодателем. При отправке заявления в электронном виде, вы можете проставить соответствующий флажок».

Судебная практика по задержке увольнения из-за «бегунка»:

Как нарушают статью 84.1 Трудового кодекса РФ незаконным требованием заполнить «бегунок»? В день увольнения работнику выдают обходной лист и требуют, чтобы он был немедленно заполнен. Часто для этого работнику нужно посетить все филиалы компании, которые находятся в разных местах населенного пункта. Он может не успеть физически. Отдел кадров не возвращает трудовую книжку, а бухгалтерия не производит полный расчет. В результате, когда «бегунок» будет заполнен и представлен кадровику, сроки расторжения договора уже истекут.

Этот факт суд однозначно оценит как незаконное удержание работника. За это статья 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ предусматривает штраф и компенсацию за вынужденные прогулы (статья 234 Трудового кодекса РФ). Кроме того, работник может потребовать компенсацию за моральный вред (статья 237 Трудового кодекса РФ).

14. Заключение.

Итак, стоит ли сотруднику подписывать обходной лист при увольнении? Несмотря на то, что обходной лист не имеет официального статуса документа, он может быть полезен. При его оформлении руководству становится ясно, что работник ничего больше не должен, а сам работник, получив копию обходного листа, может застраховать себя от возможных будущих претензий со стороны работодателя.

Другое дело, если отдел кадров выдает бланк обходного листа в последнюю рабочую смену, когда физически невозможно успеть обойти всех. Кроме того, если некоторые начальники отделов отсутствуют по причине болезни или отгулов. Поэтому в данном случае вопрос к организации работы кадрового отдела. Если бы здесь все было налажено, то никаких претензий не возникало бы.